行政公文写作与处理
一、 行政公文写作总论
（一） 行政公文的定义及其特点
1. 行政公文的定义
行政公文，简单地说，就是行政机关的公文（包括电报）。 这一定义，包含以下5层意思：
一是，行政公文是各级政府以及行政管理部门处理公务的文书。不包括中共中央办公厅于1996年5月3日发布施行的《中国共产党机关公文处理条例》中所指的公文，不包括中国人民解放军机关系统的公文，也不包括司法、外交、军事、商务等部门根据特殊需要所使用的专用公文（或称特种公文）。当然，司法、外交、军事、商务等部门用于行政管理方面的通用公文，就算是行政公文的范畴。
标准的行政公文，主要是国务院于2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种公文文种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
第二层意思，是行政公文形成和使用的条件必须和“行政管理”联系在一起，离开行政管理这种“公务活动”就不存在行政公文，因而有别于出于个人主观感受和纯属私人交往的文书。
第三层意思，行政公文是代行政机关立言，体现行政机关的意志、意图和主张，以实现依法行政和有效管理的目的。行政公文有法定的作者，按法定程序撰制、运转和处理。因此，它在行政机关职权范围内具有“法定效力”，有关部门和人员必须遵守执行。凡本身不具备行政效力的书面材料，不能称为行政公文。
第四，行政公文的内在结构和外在形式都有特定的要求和规定，有特定的编排形式和规格，因而具有“规范体式”。这种“规范体式”是在长期的行政管理过程中形成和使用的。
五是，行政公文必须是文字材料。
以上五种意思，即各级政府和行政部门处理公务的、在行政管理中形成、具有法定效力、规范体式的文字材料——综合起来就是行政公文的概念。
《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日起施行）第二条规定：行政机关的公文（包括电报）（当然，电报不是一种标准的公文文种，它只是公文的一种载体，它所使用的文种有可能是“命令”、“指示”，也有可能是“通知”）是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规．．．．．范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 ．．．
2. 行政公文的特点
行政公文是一种传递政令政策、处理公务的特殊文字形式，与文学作品、新闻体裁和一般文章有所不同，具有自
身的鲜明特点。
（1）政策性：对政治、经济、社会生活各个领域有指导作用，用以执行贯彻党和国家的有关政策，执行国家的法律法令。
（2）实用性：处理公务，根据现实需要、针对实际问题而制发，有明确的写作目的。
（3）可靠性：所涉及的材料、数据、事实必须真实可靠，不得有任何虚假错漏。
（4）定向性：由特定机关制发，写给特定读者，针对特定事务 。
（5）时间性：所针对的问题总是存在于特定时间范围之内的 。
（6）规范性：写作格式和办理程序有一定的规范。
（二） 行政公文的作用
1. 传达、公布国家政务的渠道和方式
2. 贯彻执行上级机关规定、完成上级机关任务的依据
3. 处理日常公务的环节和手段
4. 沟通和交流公务信息的重要途径
5. 查阅公务资料的重要渠道
（三） 行政公文处理的指导依据
主要依据：《国家行政机关公文处理办法》（2000年8月24日印发，2001年1月1日起施行）
（四） 公文的格式及其构成要素
公文格式专指公文文种外形结构的组织安排，包括有哪些要素项目，以及这些要素项目在页面上的标识构成。公文格式是公文具有法定权威性和组织约束力在形式上的表现，是区别公文与一般文章的重要标志，也是保证公文的质量和提高办文效率的重要手段。《国家行政机关公文处理办法》
第十条规定：公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。撰制行政公文，要严格遵循这一规定，不能另搞一套，以便保证公文的统一性与科学性以及公文的有效处理。
为了叙述的方便，我们将上述“公文格式”中规定的要素项目分成三部分：眉首（文头）部分、主体（正文）部分和版记（文尾）部分。
1. 眉首
置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称眉首。眉首（文头）包括以下6个要素：
（1） 发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公
文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。
联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，要保证公文首页显示正文。
（2） 发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，置于发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
（3） 秘密等级和保密期限
涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，密级划分为绝密、机密、秘密三级，其中绝密、机密级公文还应当标明份数序号。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。公文密级的确定和解密，要按国家的有关规定。除因特殊规定外，一般情况下，绝密级事项不超过30年，机密级
事项不超过20年，秘密级事项不超过1O年。
（4） 紧急程度
是公文送抄和办理时间的限度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（其中电报则应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，在电文首页稿头中标注。）如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。有些公文，也可在标题中标注“紧急”字样，如《广东省人民政府关于XXX的紧急通知》。
（5） 公文份数序号（如000100）
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。绝密、机密级公文，应当标明份数序号。
（6） 签发人
是指核准并签发公文的发文机关负责人。一般在原稿上标注，不标在正本上。（以本机关的名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。）按《国家行政机关公文处理办法》规定：“上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，请
示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。”上报的公文标识签发人姓名，应平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。在上报的公文中注明签发人、会签人姓名，是为了督促各级机关负责人认真地履行职责，对行文负全责，有利于提高公文质量。
2. 主体
置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体。主体（正文）包括以下几个要素：
（1） 标题
标题是公文的眉目。完整的标题由发文机关名称、事由、文种组成。如《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》，国务院办公厅是“发文机关名称”，羊毛产销和质量等问题是“事由”，函是“文种”。也有标题省略的情况，一是省略发文机关名称，仅由事由与文种组成，如《关于XXX的请示》；二是省略事由，仅有发文机关和文种，如《中华人民共和国国务院令》。省略事由，是允许存在的，
多出现在“令”、“公告”之类的公文上。而省略发文机关与事由，仅写文种，如《通知》、《通报》等，这种标题是不规范的，在正式公文中应加以杜绝。
公文标题可分一行或多行居中排布，在红色反线下空2行，用2号小标宋体字；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
《国家行政机关公文处理办法》指出：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”
转发性公文的标题要力求简缩；标题排列要美观大方。
（2） 主送机关
主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。能否选准主送机关，是公文发出后能否得到及时处理的关键。在上行文中，一般只写一个主送机关，不要多头主送，以免延时误事；也不要越级主送。在下行文中，除了普发性公文（如省政府发给“各市、县人民政府、各地区行署及省直各单位”的文件）外，一般也只写一个主送机关。有些公文如公告、通告、会议纪要等，可不写主送机关。有些主送机关的名称不能简称，否则会闹笑话。如开封刀具厂、上海吊车厂、自贡杀虫剂厂、上饶测绘所等，不能简称为“开刀厂”、“上吊厂”、“自杀厂”、
“上测所”等。
主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
（3） 正文
是公文的核心内容部分。正文表述公文的内容与制文意图。不同文种的正文虽有不同的写作特点和要求，但从结构上说，一般由开头、主体、结尾三部分组成。开头要简明扼要地说明制文的原由、根据、目的或重要性，要求文出有因，落笔扣事。主体是内容事项，或提出解决问题的指示、措施、意见、办法；或请求指示与批准；或询问和答复问题；或商洽和联系工作。要求具体明确，层次分明。结尾主要表述发文机关对公文办理的要求，其形式一般采用尾语惯用式、说明要求式、诉求式、自然结束式等。 正文在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
（4） 附件说明
附件是随文件附上的有关照片、图表、统计数字以及文字依据材料、参考材料，对正文内容作补充、说明和印证。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称，在正文下空1
行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
（5） 落款（发文机关署名）、成文时间和印章
落款应写全称或规范化简称，位于正文的右下方。行政公文规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖2个以上印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，主办机关印章排列在前，两个印章均压成文时间；两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在
最后一排印章之下右空2字标识成文时间。成文时间以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“〇”。（特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。）
《国家行政机关公文处理办法》规定，公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（6） 附注
指需要附加说明的事项。一般置于成文时间左下方。附注内容，有的是需要加以解释的名词术语；有的是确定公文发送范围和阅读（传达）对象，如“此件发至省军级”、“此件发至县团级”等；有的则注明使用方法，如“此件可自行翻印”。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
3. 版记
置于主题词以下的各要素统称版记。包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间。版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。
（1） 主题词
主题词是经过优化处理的最能概括公文主要内容、说明问题、起关键作用的规范化名词或名词性词组。《公文处理办法》规定：“公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。” “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字，不加标点。主题词的作用一是为了适应计算机处理公文的需要，二是作为公文立卷归档进行分类的参考及检索之用。
主题词选取的方法主要有：①从公文标题中选。如《国务院关于加强预算外资金管理的通知》，其主题词为：预算、管理、通知。②从文件正文撮取。如《国务院关于重视和加强有机肥料工作的指示》的主题词为：农业、肥料、指示。③题文结合撮要。如《国务院办公厅关于处理xx省违反国家规定收购春茧问题的通报》，其主题词为：XX、奖惩、通报。
主题词的标引，应根据主题词涵义大小，从大到小依次排列、选用3-5个，一般不超过8个。
（2） 抄送机关
抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。原先对上级机关用“抄报”，对不相隶属机关（同级机关）用“抄送”，
对下级机关用“抄发”，现在可以一律用“抄送”标注在在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
（3） 印发机关和印发时间
即印刷版记，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印刷份数于文件末尾，印成“共印XX份”。
4. 用纸格式及版面尺寸
（1） 用纸格式
公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm
公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm
版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
（2） 印装格式
公文排印，文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排
版）。
二、 行政公文写作要求
行政公文写作，除了坚持严肃认真、符合政策法令、主旨突出鲜明、坚持实事求是等原则要求外，就实际写作而言，还必须符合三个要求：注重公文体式的规范性、遵循行文规则和注意公文语言的正确运用。体式规范性其实就是上面所讲的公文格式，下面简单介绍一下行文规则和公文语言运用。
（一） 行文规则
为了提高工作效率，行文必须遵循有关的行文制度和规律。对此，《公文处理办法》第四章“行文规则”中有具体明确的规定。
下面，分别说说行文关系、行文规则、行文注意事项。
1. 行文关系
行文关系是各级机关之间的组织关系在公文运行秩序上的体现。按明确而严格的行文关系行文，可以避免行文混乱，杜绝“公文旅行”，提高工作效率。
一定的行文关系，规定和约束公文以一定方向运行，称为行文方向。按行文方向，公文可以分为上行文、平行文、下行文。
（1） 上行文
就是向上“行”的文。是指向上级机关报送的公文。如报
告、请示。一般情况下，不得越级行文。只有在特殊情况下，诸如特大事故、突发重大事件；上级交办并指定越级上报的事项；或与直属上级机关有争议而无法解决问题的情况下，可以越级行文。越级行文时，应抄送被越过的上级机关。
（2） 平行文
平行文是同级机关或不相隶属机关之间往来的公文。如知照性通知、函、议案等。
平行文不分系统、级别、地区，在通联事项、商洽工作、联系业务时可直接行文。平行文是通联性和协商性公文，不能用作指挥或报请事项。
（3） 下行文
是向所属下级机关发送的公文。如命令（令）、决定等。根据需要可以逐级、多级和直达行文。
2. 行文规则
为使公文发挥其应有的法定效用，使行文畅通有序，应遵守以下几条行文规则：
（1） 行文应当确有必要，注重效用
（2） 根据隶属关系行文
隶属关系是一种管辖与被管辖的关系。对有隶属关系的上级行文，应使用上行文；对有隶属关系的下级行文，应使用下行文；同级和不相隶属机关之间，应使用平行文。
（3） 根据职权范围行文
根据职权范围行文，下级应向上级汇报工作，请示问题；但是属于下级职权范围内处理的事项，上级不应代替行文。各级机关的职能部门可以互相行文，可以向下级同一职能部门行文，也可以根据本级政府授权和职权规定向下一级政府行文。
部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
3. 行文注意事项
（1） 不要多头主送和忽视抄送
公文在写明主送机关的同时，如需要同时送其他机关，应当用抄送的形式。但“请示”，不得抄送下级机关，因为请示事项未获上级批复前，还不能有效地办理。
（2） 一般应一文一事
公文行文要求一文一事，这是加快公文运转速度，提高办事效率的重要保证。此外，还有利于公文的立卷归档和查阅。
（3） 同级机关可联合行文
联合行文要注意：第一，一般是同级机关，不应是上下级机关；第二，几个机关必须协商一致；第三，联合行文应当明确主办机关。
（二） 公文语言运用
公文语言是一种规范化的实用语言。要运用好公文语
言，须注意以下几个问题：
1.公文语言的特点
（1）实用性
如：“不准接受……宴请”、“不准参加……活动”，两个不准词组，准确地传达出发文机关的要求，具有现实功用。
（2）确指性
公文语言不是文学语言，不能有“言外之意”、“味外之旨”。比如，杜甫的《古柏行》中形容柏树的粗壮高大：“霜皮溜雨四十围，黛色参天二千尺。”（树皮洁白润滑树干有四十围，青黑色朝天耸立足有二千尺。）如果改为公文语言，则可写成：“直径三公尺，高十五公尺。”
（3）陈述性
公文语言是一种朴朴实实、语意明确的陈述性语言，如解决、开发、重视、统筹、支持等词，不像文学语言那样是一种具有“显像”功能的描绘性、情感性语言。
（4）规范性
公文语言是规范化的书面语言，严格遵循语法规则和组合规则。为使行文庄重，不用口语、方言、俗语。不像文学语言那样强调独创的个性化语言。
2.公文语言的要求
（1）真实准确
这是公文语言的基本要求。要准确表达思想内容，必须辨
别词义的轻重（如损失严重、损失惨重），词义范围的大小（如事情、事件、事故），词义的褒贬（如果断——褒义词，决断——中性词，武断——贬义词）。
（2）简明朴实
（3）严谨庄重
严谨。例如“出席会议的有干部和青年，还有不少女同志”这一句，属并列不当的错误。“该车队由于狠抓了业务技术训练，因此今年没有发生行车事故”一句，是强加因果关系。“各级领导机关要从文山会海中解放出来，就要少发不必要的文件，少开并不解决问题的会议”，是搭配不当，造成逻辑上的毛病。这些都要十分注意。
庄重。例如某一份批复中有一句“仓库扩建需要的钱，由你们自己想办法去解决好了”，就不像公文的语言。若改为“仓库扩建所需资金，自行解决”，就显出公文语言的庄重。 除了以上三点要求，公文语言在运用中还要注意文字书写的规范，数字、标点符号书写的规范等问题。
3.公文语言运用的方法
这需要一定的文学功底，我本人也正在学习之中，在这里就不能详细向大家介绍了。今天，只简单地介绍一下公文惯用语的运用及介词结构的运用。
（1）公文惯用语，是公文中经过不断发展变化沿袭下来的习惯用语以及定型化、规范化的语言格式，保留一定的
文言成分。
公文惯用语主要有：
开端用语：根据、为（为了）、按照（依照、遵照）、兹因（兹有、兹定于）、欣值、顷接、现将、鉴于等。
称谓用语：第一人称用本、我；第二人称用你、贵；第三人称用该、他等。
引叙用语：前接（现接、近接）、近悉（欣悉、敬悉、惊悉）等。
经办用语：经、兹经、业经、责成、现经、拟定等。 承启用语：为此、据此、对此、有鉴于此、提出如下……答复如下等。
期请用语：请（恳请、拟请、即请）、希（恳希、务希、尚希）、望、盼（切盼）等。
表态用语：应该、同意、可行、不可、照办、迅即办理、现予转发等。
结尾用语：此（复、令、布）、特此（通知、通告、公告、函复、函达）、为（要、盼、感、荷）、希（希研究执行、贯彻执行、遵照办理、参照执行）、“以上报告，请审查”、“以上意见当否，请批复”、“敬请函复”等。
（2） 公文写作中如何准确运用介词结构
在公文写作中，介词结构的使用频率极高。除部分会议纪要、简报、调查报告外，几乎所有公文的标题，都含有介
词结构。标题中的介词结构，只有一个，即由介词“关于”和它的宾语合起来的介词结构。例如《中共中央关于经济体制改革的决定》这个标题中，“关于经济体制改革”就是一个介词结构。《中国共产党第八次全国代表大会关于政治报告的决议》这个标题中，介词结构是“关于政治报告”。
公文标题中，为什么必须要有一个含“关于”的介词结构呢？这是因为在标题的三个构成要素中，“文种”是中心词，“发文机关”和“发文事由”都是“文种”的限制语，都直接与“文种”发生关系。介词“关于”和“发文事由”组成介词结构之后，加上助词“的”，作文种的定语，直接修饰和限制文种。而“发文事由”也因此不再与“发文机关”发生直接关系，如果在发文机关和文种之间没有“关于”和“发文事由”组成的介词结构，那么，“发文机关”就与“发文事由”直接发生了关系，因而也就取消了“发文机关”对“文种”的直接限制和直接关系，造成公文标题表述上的模糊不清。例如：《中共中央关于增强党性的决定》这个标题，如果去掉关于，变成《中共中央增强党性的决定》，大家看看，这两个标题有什么不同？前标题，从内容上看，增强党性的要求，是对全党每个党员和党的各级组织提出的；后标题变成，增强党性要求，是对中共中央机关及其党员而提出的了。究其原因，
就是去掉了介词“关于”之后，发文机关——中共中央，与发文事由——增强党性，直接发生了关系，从而组成了一个新的词组，与文种发生了关系。可见，由“关于”组成的介词结构，在“发文机关”和“发文事由”之间，起到了隔离两者之间发生关系的作用。
三、 行政公文的写作
根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，行政机关的公文种类主要有13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
由于时间的关系，今天只选出平常我们接触比较多的其中五种。
（一） 请示
1. 适用范围
请示适用于向上级机关请求指示、批准。
在一下几种情况下，要使用请示而不要用报告：属于上级机关明确规定必须请示批准才能办理的；对现行方针政策、法律、法规不甚了解，有待上级机关明确答复才能办理的；工作出现了新情况、新问题，而又无章可循，或有了处理办法，但不知道是否可行，有待上级机关重新澄清才能办理的；因特殊情况，难以执行现行规定，难以开展工作，有待上级裁决的；事情重大，但心中无底，需要上级同意的。在以上
几种情况下，应用请示。
请示与报告虽都属上行文，格式也比较相似，但它们是两种不同的文种，它们之间有着明显的区别：
（1） 性质不同
报告是陈述性公文，它反映情况，汇报工作，向上级提出意见或建议，不要求批复；请示是请求性公文，它一定要求上级批复。
（2） 行文时限不同
报告的行文时限较为灵活，事前事后都可行文；请示必须事前行文，不能“先斩后奏”。
（3） 表述要求不同
报告陈述工作情况，涉及内容较为广泛，可以一文一事（专题报告），也可以一文数事（综合报告），但即使是综合报告，也要突出重点和主旨。报告的篇幅也可较长。请示要求一文一事，行文也较短。报告中不能夹带请示事项；请示中可以陈述情况，但所陈述的情况，是作为请示事项的依据而存在。还有，两者的惯用尾语不同，请示的尾语带有明确的请求性，如“以上请示当否，请批复”。
2. 请示的分类
请示根据目的来分，有以下几种：
（1） 请求指示的请示
（2） 请求审批的请示
3. 请示的特点
（1） 行文范围广
（2） 要求上级答复
（3） 内容必须是属于本机关职权范围内无力或确实难
以处理的问题与事项。
4. 请示的写法
（1） 标题：制发机关（可省略）+关于+内容+请示
（2） 文号：
（3） 签发人：向上级请示的文件必须标明签发人的姓
名。
（4） 主送机关：
（5） 正文：写明请示的理由以及请示事项。
（6） 结束语
（7） 落款：
（8） 制发公文的日期：以签发人最后签名时间为准。
（9） 盖章：骑年盖月。
（二） 报告
1. 适用范围
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
2. 类型
工作报告（又分为综合报告、专题报告）；情况报告；答复
报告。
3. 特点
（1） 下级向上级反馈工作信息
（2） 不需要批复
（3） 是陈述性公文
4. 报告的格式
（1） 标题：制发机关（可省略）+关于+内容+（情况）报告
（2） 文号
（3） 签发人
（4） 主送机关
（5） 正文：包括目前的工作进程，工作措施与体会，工作
中的缺点与不足，今后工作安排。
（6） 结束语：特此报告；以上报告，如有不当，请指正。
（7） 落款
（8） 签发日期：
（9） 盖章
（10） 公文版记
（三） 函
1. 适用范围
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
2. 类型
发函（商洽函、询问函、请批函）；复函。
3. 函的写法（采用正式行文，格式有专门规定）
（1） 标题：
（2） 发文字号
（3） 主送机关
（4） 正文
（5） 发文机关和日期
（四） 通知
1. 适用范围
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
2. 类型
（1） 批转、转发性通知
（2） 事项性通知
（3） 任免和聘用通知
3. 通知的格式和写法
（1） 标题：
（2） 发文字号
（3） 主送机关
（4） 正文
（5） 发文机关
（6） 日期
（五） 会议纪要
1. 适用范围
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
2. 分类
工作会议纪要、座谈会纪要；专题工作会议纪要、例行工作会议纪要；决定性会议纪要、研讨性会议纪要。
3. 特点
（1） 纪要性
（2） 记载性
（3） 周知性
4. 格式
（1） 标题
（2） 正文：开头、主体、结尾。
（3） 落款
5. 写作要点
（1） 看记录
（2） 抓要点
（3） 讲条理
四、 公文处理的一般程序
（一） 概念
公文处理是按一定的规则或程式，进行公文的制发、办
理、立卷归档和后续管理等一系列工作。
（二） 基本原则
1. 及时
2. 准确
3. 保密
4. 集中
（三） 主要内容
公文处理的程序，分为发文办理和收文办理和后续工作。
1. 发文办理
（1） 草拟：起草公文
（2） 审核：
（3） 签发：
（4） 复核：
（5） 缮印与校对：
（6） 用印：
（7） 登记：
（8） 封发：
2. 收文办理
（1） 签收：专人负责办理文件的交接手续。
（2） 登记：登记收到文件的主要项目。
（3） 审核：对下级报送的收文进行核查。
（4） 拟办：文秘部门提出初步的办理意见。
（5） 批办：领导人对文件如何实施作出决定。 主批人：明确提出意见+签名+署时
其他审批人：圈阅视为同意。
（6） 承办：主管部门根据批示予以落实。
（7） 催办：
促。
3. 后续工作
（1） 立卷：将已办理完毕、有存查价值的公文组成案卷。
（2） 归档：文秘部门将整理好的案卷定期移交给档案室。
（3） 销毁：销毁没有归档和存查价值的公文。 督
文秘部门对承办部门的办文情况进行了解、
行政公文写作与处理
一、 行政公文写作总论
（一） 行政公文的定义及其特点
1. 行政公文的定义
行政公文，简单地说，就是行政机关的公文（包括电报）。 这一定义，包含以下5层意思：
一是，行政公文是各级政府以及行政管理部门处理公务的文书。不包括中共中央办公厅于1996年5月3日发布施行的《中国共产党机关公文处理条例》中所指的公文，不包括中国人民解放军机关系统的公文，也不包括司法、外交、军事、商务等部门根据特殊需要所使用的专用公文（或称特种公文）。当然，司法、外交、军事、商务等部门用于行政管理方面的通用公文，就算是行政公文的范畴。
标准的行政公文，主要是国务院于2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种公文文种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
第二层意思，是行政公文形成和使用的条件必须和“行政管理”联系在一起，离开行政管理这种“公务活动”就不存在行政公文，因而有别于出于个人主观感受和纯属私人交往的文书。
第三层意思，行政公文是代行政机关立言，体现行政机关的意志、意图和主张，以实现依法行政和有效管理的目的。行政公文有法定的作者，按法定程序撰制、运转和处理。因此，它在行政机关职权范围内具有“法定效力”，有关部门和人员必须遵守执行。凡本身不具备行政效力的书面材料，不能称为行政公文。
第四，行政公文的内在结构和外在形式都有特定的要求和规定，有特定的编排形式和规格，因而具有“规范体式”。这种“规范体式”是在长期的行政管理过程中形成和使用的。
五是，行政公文必须是文字材料。
以上五种意思，即各级政府和行政部门处理公务的、在行政管理中形成、具有法定效力、规范体式的文字材料——综合起来就是行政公文的概念。
《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日起施行）第二条规定：行政机关的公文（包括电报）（当然，电报不是一种标准的公文文种，它只是公文的一种载体，它所使用的文种有可能是“命令”、“指示”，也有可能是“通知”）是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规．．．．．范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 ．．．
2. 行政公文的特点
行政公文是一种传递政令政策、处理公务的特殊文字形式，与文学作品、新闻体裁和一般文章有所不同，具有自
身的鲜明特点。
（1）政策性：对政治、经济、社会生活各个领域有指导作用，用以执行贯彻党和国家的有关政策，执行国家的法律法令。
（2）实用性：处理公务，根据现实需要、针对实际问题而制发，有明确的写作目的。
（3）可靠性：所涉及的材料、数据、事实必须真实可靠，不得有任何虚假错漏。
（4）定向性：由特定机关制发，写给特定读者，针对特定事务 。
（5）时间性：所针对的问题总是存在于特定时间范围之内的 。
（6）规范性：写作格式和办理程序有一定的规范。
（二） 行政公文的作用
1. 传达、公布国家政务的渠道和方式
2. 贯彻执行上级机关规定、完成上级机关任务的依据
3. 处理日常公务的环节和手段
4. 沟通和交流公务信息的重要途径
5. 查阅公务资料的重要渠道
（三） 行政公文处理的指导依据
主要依据：《国家行政机关公文处理办法》（2000年8月24日印发，2001年1月1日起施行）
（四） 公文的格式及其构成要素
公文格式专指公文文种外形结构的组织安排，包括有哪些要素项目，以及这些要素项目在页面上的标识构成。公文格式是公文具有法定权威性和组织约束力在形式上的表现，是区别公文与一般文章的重要标志，也是保证公文的质量和提高办文效率的重要手段。《国家行政机关公文处理办法》
第十条规定：公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。撰制行政公文，要严格遵循这一规定，不能另搞一套，以便保证公文的统一性与科学性以及公文的有效处理。
为了叙述的方便，我们将上述“公文格式”中规定的要素项目分成三部分：眉首（文头）部分、主体（正文）部分和版记（文尾）部分。
1. 眉首
置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称眉首。眉首（文头）包括以下6个要素：
（1） 发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公
文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。
联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，要保证公文首页显示正文。
（2） 发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，置于发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
（3） 秘密等级和保密期限
涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，密级划分为绝密、机密、秘密三级，其中绝密、机密级公文还应当标明份数序号。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。公文密级的确定和解密，要按国家的有关规定。除因特殊规定外，一般情况下，绝密级事项不超过30年，机密级
事项不超过20年，秘密级事项不超过1O年。
（4） 紧急程度
是公文送抄和办理时间的限度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（其中电报则应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，在电文首页稿头中标注。）如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。有些公文，也可在标题中标注“紧急”字样，如《广东省人民政府关于XXX的紧急通知》。
（5） 公文份数序号（如000100）
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。绝密、机密级公文，应当标明份数序号。
（6） 签发人
是指核准并签发公文的发文机关负责人。一般在原稿上标注，不标在正本上。（以本机关的名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。）按《国家行政机关公文处理办法》规定：“上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，请
示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。”上报的公文标识签发人姓名，应平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。在上报的公文中注明签发人、会签人姓名，是为了督促各级机关负责人认真地履行职责，对行文负全责，有利于提高公文质量。
2. 主体
置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体。主体（正文）包括以下几个要素：
（1） 标题
标题是公文的眉目。完整的标题由发文机关名称、事由、文种组成。如《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》，国务院办公厅是“发文机关名称”，羊毛产销和质量等问题是“事由”，函是“文种”。也有标题省略的情况，一是省略发文机关名称，仅由事由与文种组成，如《关于XXX的请示》；二是省略事由，仅有发文机关和文种，如《中华人民共和国国务院令》。省略事由，是允许存在的，
多出现在“令”、“公告”之类的公文上。而省略发文机关与事由，仅写文种，如《通知》、《通报》等，这种标题是不规范的，在正式公文中应加以杜绝。
公文标题可分一行或多行居中排布，在红色反线下空2行，用2号小标宋体字；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
《国家行政机关公文处理办法》指出：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”
转发性公文的标题要力求简缩；标题排列要美观大方。
（2） 主送机关
主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。能否选准主送机关，是公文发出后能否得到及时处理的关键。在上行文中，一般只写一个主送机关，不要多头主送，以免延时误事；也不要越级主送。在下行文中，除了普发性公文（如省政府发给“各市、县人民政府、各地区行署及省直各单位”的文件）外，一般也只写一个主送机关。有些公文如公告、通告、会议纪要等，可不写主送机关。有些主送机关的名称不能简称，否则会闹笑话。如开封刀具厂、上海吊车厂、自贡杀虫剂厂、上饶测绘所等，不能简称为“开刀厂”、“上吊厂”、“自杀厂”、
“上测所”等。
主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
（3） 正文
是公文的核心内容部分。正文表述公文的内容与制文意图。不同文种的正文虽有不同的写作特点和要求，但从结构上说，一般由开头、主体、结尾三部分组成。开头要简明扼要地说明制文的原由、根据、目的或重要性，要求文出有因，落笔扣事。主体是内容事项，或提出解决问题的指示、措施、意见、办法；或请求指示与批准；或询问和答复问题；或商洽和联系工作。要求具体明确，层次分明。结尾主要表述发文机关对公文办理的要求，其形式一般采用尾语惯用式、说明要求式、诉求式、自然结束式等。 正文在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
（4） 附件说明
附件是随文件附上的有关照片、图表、统计数字以及文字依据材料、参考材料，对正文内容作补充、说明和印证。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称，在正文下空1
行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
（5） 落款（发文机关署名）、成文时间和印章
落款应写全称或规范化简称，位于正文的右下方。行政公文规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖2个以上印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，主办机关印章排列在前，两个印章均压成文时间；两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在
最后一排印章之下右空2字标识成文时间。成文时间以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“〇”。（特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。）
《国家行政机关公文处理办法》规定，公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（6） 附注
指需要附加说明的事项。一般置于成文时间左下方。附注内容，有的是需要加以解释的名词术语；有的是确定公文发送范围和阅读（传达）对象，如“此件发至省军级”、“此件发至县团级”等；有的则注明使用方法，如“此件可自行翻印”。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
3. 版记
置于主题词以下的各要素统称版记。包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间。版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。
（1） 主题词
主题词是经过优化处理的最能概括公文主要内容、说明问题、起关键作用的规范化名词或名词性词组。《公文处理办法》规定：“公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。” “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字，不加标点。主题词的作用一是为了适应计算机处理公文的需要，二是作为公文立卷归档进行分类的参考及检索之用。
主题词选取的方法主要有：①从公文标题中选。如《国务院关于加强预算外资金管理的通知》，其主题词为：预算、管理、通知。②从文件正文撮取。如《国务院关于重视和加强有机肥料工作的指示》的主题词为：农业、肥料、指示。③题文结合撮要。如《国务院办公厅关于处理xx省违反国家规定收购春茧问题的通报》，其主题词为：XX、奖惩、通报。
主题词的标引，应根据主题词涵义大小，从大到小依次排列、选用3-5个，一般不超过8个。
（2） 抄送机关
抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。原先对上级机关用“抄报”，对不相隶属机关（同级机关）用“抄送”，
对下级机关用“抄发”，现在可以一律用“抄送”标注在在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
（3） 印发机关和印发时间
即印刷版记，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印刷份数于文件末尾，印成“共印XX份”。
4. 用纸格式及版面尺寸
（1） 用纸格式
公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm
公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm
版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
（2） 印装格式
公文排印，文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排
版）。
二、 行政公文写作要求
行政公文写作，除了坚持严肃认真、符合政策法令、主旨突出鲜明、坚持实事求是等原则要求外，就实际写作而言，还必须符合三个要求：注重公文体式的规范性、遵循行文规则和注意公文语言的正确运用。体式规范性其实就是上面所讲的公文格式，下面简单介绍一下行文规则和公文语言运用。
（一） 行文规则
为了提高工作效率，行文必须遵循有关的行文制度和规律。对此，《公文处理办法》第四章“行文规则”中有具体明确的规定。
下面，分别说说行文关系、行文规则、行文注意事项。
1. 行文关系
行文关系是各级机关之间的组织关系在公文运行秩序上的体现。按明确而严格的行文关系行文，可以避免行文混乱，杜绝“公文旅行”，提高工作效率。
一定的行文关系，规定和约束公文以一定方向运行，称为行文方向。按行文方向，公文可以分为上行文、平行文、下行文。
（1） 上行文
就是向上“行”的文。是指向上级机关报送的公文。如报
告、请示。一般情况下，不得越级行文。只有在特殊情况下，诸如特大事故、突发重大事件；上级交办并指定越级上报的事项；或与直属上级机关有争议而无法解决问题的情况下，可以越级行文。越级行文时，应抄送被越过的上级机关。
（2） 平行文
平行文是同级机关或不相隶属机关之间往来的公文。如知照性通知、函、议案等。
平行文不分系统、级别、地区，在通联事项、商洽工作、联系业务时可直接行文。平行文是通联性和协商性公文，不能用作指挥或报请事项。
（3） 下行文
是向所属下级机关发送的公文。如命令（令）、决定等。根据需要可以逐级、多级和直达行文。
2. 行文规则
为使公文发挥其应有的法定效用，使行文畅通有序，应遵守以下几条行文规则：
（1） 行文应当确有必要，注重效用
（2） 根据隶属关系行文
隶属关系是一种管辖与被管辖的关系。对有隶属关系的上级行文，应使用上行文；对有隶属关系的下级行文，应使用下行文；同级和不相隶属机关之间，应使用平行文。
（3） 根据职权范围行文
根据职权范围行文，下级应向上级汇报工作，请示问题；但是属于下级职权范围内处理的事项，上级不应代替行文。各级机关的职能部门可以互相行文，可以向下级同一职能部门行文，也可以根据本级政府授权和职权规定向下一级政府行文。
部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
3. 行文注意事项
（1） 不要多头主送和忽视抄送
公文在写明主送机关的同时，如需要同时送其他机关，应当用抄送的形式。但“请示”，不得抄送下级机关，因为请示事项未获上级批复前，还不能有效地办理。
（2） 一般应一文一事
公文行文要求一文一事，这是加快公文运转速度，提高办事效率的重要保证。此外，还有利于公文的立卷归档和查阅。
（3） 同级机关可联合行文
联合行文要注意：第一，一般是同级机关，不应是上下级机关；第二，几个机关必须协商一致；第三，联合行文应当明确主办机关。
（二） 公文语言运用
公文语言是一种规范化的实用语言。要运用好公文语
言，须注意以下几个问题：
1.公文语言的特点
（1）实用性
如：“不准接受……宴请”、“不准参加……活动”，两个不准词组，准确地传达出发文机关的要求，具有现实功用。
（2）确指性
公文语言不是文学语言，不能有“言外之意”、“味外之旨”。比如，杜甫的《古柏行》中形容柏树的粗壮高大：“霜皮溜雨四十围，黛色参天二千尺。”（树皮洁白润滑树干有四十围，青黑色朝天耸立足有二千尺。）如果改为公文语言，则可写成：“直径三公尺，高十五公尺。”
（3）陈述性
公文语言是一种朴朴实实、语意明确的陈述性语言，如解决、开发、重视、统筹、支持等词，不像文学语言那样是一种具有“显像”功能的描绘性、情感性语言。
（4）规范性
公文语言是规范化的书面语言，严格遵循语法规则和组合规则。为使行文庄重，不用口语、方言、俗语。不像文学语言那样强调独创的个性化语言。
2.公文语言的要求
（1）真实准确
这是公文语言的基本要求。要准确表达思想内容，必须辨
别词义的轻重（如损失严重、损失惨重），词义范围的大小（如事情、事件、事故），词义的褒贬（如果断——褒义词，决断——中性词，武断——贬义词）。
（2）简明朴实
（3）严谨庄重
严谨。例如“出席会议的有干部和青年，还有不少女同志”这一句，属并列不当的错误。“该车队由于狠抓了业务技术训练，因此今年没有发生行车事故”一句，是强加因果关系。“各级领导机关要从文山会海中解放出来，就要少发不必要的文件，少开并不解决问题的会议”，是搭配不当，造成逻辑上的毛病。这些都要十分注意。
庄重。例如某一份批复中有一句“仓库扩建需要的钱，由你们自己想办法去解决好了”，就不像公文的语言。若改为“仓库扩建所需资金，自行解决”，就显出公文语言的庄重。 除了以上三点要求，公文语言在运用中还要注意文字书写的规范，数字、标点符号书写的规范等问题。
3.公文语言运用的方法
这需要一定的文学功底，我本人也正在学习之中，在这里就不能详细向大家介绍了。今天，只简单地介绍一下公文惯用语的运用及介词结构的运用。
（1）公文惯用语，是公文中经过不断发展变化沿袭下来的习惯用语以及定型化、规范化的语言格式，保留一定的
文言成分。
公文惯用语主要有：
开端用语：根据、为（为了）、按照（依照、遵照）、兹因（兹有、兹定于）、欣值、顷接、现将、鉴于等。
称谓用语：第一人称用本、我；第二人称用你、贵；第三人称用该、他等。
引叙用语：前接（现接、近接）、近悉（欣悉、敬悉、惊悉）等。
经办用语：经、兹经、业经、责成、现经、拟定等。 承启用语：为此、据此、对此、有鉴于此、提出如下……答复如下等。
期请用语：请（恳请、拟请、即请）、希（恳希、务希、尚希）、望、盼（切盼）等。
表态用语：应该、同意、可行、不可、照办、迅即办理、现予转发等。
结尾用语：此（复、令、布）、特此（通知、通告、公告、函复、函达）、为（要、盼、感、荷）、希（希研究执行、贯彻执行、遵照办理、参照执行）、“以上报告，请审查”、“以上意见当否，请批复”、“敬请函复”等。
（2） 公文写作中如何准确运用介词结构
在公文写作中，介词结构的使用频率极高。除部分会议纪要、简报、调查报告外，几乎所有公文的标题，都含有介
词结构。标题中的介词结构，只有一个，即由介词“关于”和它的宾语合起来的介词结构。例如《中共中央关于经济体制改革的决定》这个标题中，“关于经济体制改革”就是一个介词结构。《中国共产党第八次全国代表大会关于政治报告的决议》这个标题中，介词结构是“关于政治报告”。
公文标题中，为什么必须要有一个含“关于”的介词结构呢？这是因为在标题的三个构成要素中，“文种”是中心词，“发文机关”和“发文事由”都是“文种”的限制语，都直接与“文种”发生关系。介词“关于”和“发文事由”组成介词结构之后，加上助词“的”，作文种的定语，直接修饰和限制文种。而“发文事由”也因此不再与“发文机关”发生直接关系，如果在发文机关和文种之间没有“关于”和“发文事由”组成的介词结构，那么，“发文机关”就与“发文事由”直接发生了关系，因而也就取消了“发文机关”对“文种”的直接限制和直接关系，造成公文标题表述上的模糊不清。例如：《中共中央关于增强党性的决定》这个标题，如果去掉关于，变成《中共中央增强党性的决定》，大家看看，这两个标题有什么不同？前标题，从内容上看，增强党性的要求，是对全党每个党员和党的各级组织提出的；后标题变成，增强党性要求，是对中共中央机关及其党员而提出的了。究其原因，
就是去掉了介词“关于”之后，发文机关——中共中央，与发文事由——增强党性，直接发生了关系，从而组成了一个新的词组，与文种发生了关系。可见，由“关于”组成的介词结构，在“发文机关”和“发文事由”之间，起到了隔离两者之间发生关系的作用。
三、 行政公文的写作
根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，行政机关的公文种类主要有13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
由于时间的关系，今天只选出平常我们接触比较多的其中五种。
（一） 请示
1. 适用范围
请示适用于向上级机关请求指示、批准。
在一下几种情况下，要使用请示而不要用报告：属于上级机关明确规定必须请示批准才能办理的；对现行方针政策、法律、法规不甚了解，有待上级机关明确答复才能办理的；工作出现了新情况、新问题，而又无章可循，或有了处理办法，但不知道是否可行，有待上级机关重新澄清才能办理的；因特殊情况，难以执行现行规定，难以开展工作，有待上级裁决的；事情重大，但心中无底，需要上级同意的。在以上
几种情况下，应用请示。
请示与报告虽都属上行文，格式也比较相似，但它们是两种不同的文种，它们之间有着明显的区别：
（1） 性质不同
报告是陈述性公文，它反映情况，汇报工作，向上级提出意见或建议，不要求批复；请示是请求性公文，它一定要求上级批复。
（2） 行文时限不同
报告的行文时限较为灵活，事前事后都可行文；请示必须事前行文，不能“先斩后奏”。
（3） 表述要求不同
报告陈述工作情况，涉及内容较为广泛，可以一文一事（专题报告），也可以一文数事（综合报告），但即使是综合报告，也要突出重点和主旨。报告的篇幅也可较长。请示要求一文一事，行文也较短。报告中不能夹带请示事项；请示中可以陈述情况，但所陈述的情况，是作为请示事项的依据而存在。还有，两者的惯用尾语不同，请示的尾语带有明确的请求性，如“以上请示当否，请批复”。
2. 请示的分类
请示根据目的来分，有以下几种：
（1） 请求指示的请示
（2） 请求审批的请示
3. 请示的特点
（1） 行文范围广
（2） 要求上级答复
（3） 内容必须是属于本机关职权范围内无力或确实难
以处理的问题与事项。
4. 请示的写法
（1） 标题：制发机关（可省略）+关于+内容+请示
（2） 文号：
（3） 签发人：向上级请示的文件必须标明签发人的姓
名。
（4） 主送机关：
（5） 正文：写明请示的理由以及请示事项。
（6） 结束语
（7） 落款：
（8） 制发公文的日期：以签发人最后签名时间为准。
（9） 盖章：骑年盖月。
（二） 报告
1. 适用范围
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
2. 类型
工作报告（又分为综合报告、专题报告）；情况报告；答复
报告。
3. 特点
（1） 下级向上级反馈工作信息
（2） 不需要批复
（3） 是陈述性公文
4. 报告的格式
（1） 标题：制发机关（可省略）+关于+内容+（情况）报告
（2） 文号
（3） 签发人
（4） 主送机关
（5） 正文：包括目前的工作进程，工作措施与体会，工作
中的缺点与不足，今后工作安排。
（6） 结束语：特此报告；以上报告，如有不当，请指正。
（7） 落款
（8） 签发日期：
（9） 盖章
（10） 公文版记
（三） 函
1. 适用范围
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
2. 类型
发函（商洽函、询问函、请批函）；复函。
3. 函的写法（采用正式行文，格式有专门规定）
（1） 标题：
（2） 发文字号
（3） 主送机关
（4） 正文
（5） 发文机关和日期
（四） 通知
1. 适用范围
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
2. 类型
（1） 批转、转发性通知
（2） 事项性通知
（3） 任免和聘用通知
3. 通知的格式和写法
（1） 标题：
（2） 发文字号
（3） 主送机关
（4） 正文
（5） 发文机关
（6） 日期
（五） 会议纪要
1. 适用范围
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
2. 分类
工作会议纪要、座谈会纪要；专题工作会议纪要、例行工作会议纪要；决定性会议纪要、研讨性会议纪要。
3. 特点
（1） 纪要性
（2） 记载性
（3） 周知性
4. 格式
（1） 标题
（2） 正文：开头、主体、结尾。
（3） 落款
5. 写作要点
（1） 看记录
（2） 抓要点
（3） 讲条理
四、 公文处理的一般程序
（一） 概念
公文处理是按一定的规则或程式，进行公文的制发、办
理、立卷归档和后续管理等一系列工作。
（二） 基本原则
1. 及时
2. 准确
3. 保密
4. 集中
（三） 主要内容
公文处理的程序，分为发文办理和收文办理和后续工作。
1. 发文办理
（1） 草拟：起草公文
（2） 审核：
（3） 签发：
（4） 复核：
（5） 缮印与校对：
（6） 用印：
（7） 登记：
（8） 封发：
2. 收文办理
（1） 签收：专人负责办理文件的交接手续。
（2） 登记：登记收到文件的主要项目。
（3） 审核：对下级报送的收文进行核查。
（4） 拟办：文秘部门提出初步的办理意见。
（5） 批办：领导人对文件如何实施作出决定。 主批人：明确提出意见+签名+署时
其他审批人：圈阅视为同意。
（6） 承办：主管部门根据批示予以落实。
（7） 催办：
促。
3. 后续工作
（1） 立卷：将已办理完毕、有存查价值的公文组成案卷。
（2） 归档：文秘部门将整理好的案卷定期移交给档案室。
（3） 销毁：销毁没有归档和存查价值的公文。 督
文秘部门对承办部门的办文情况进行了解、