行政秘书培训课程

行政秘书培训课程

主办:上海普瑞思管理咨询有限公司

时间:2010年12月10-12日 深圳;12月16-18日上海;2011年1月14-16日北京

费用:3600元/人(包括授课费、讲义、证书、午餐等)

注意:第三部分为第三天课程内容,只参加前两天课程的学员,培训费用为2600元/人。

课程背景:

随着企业管理水平的要求不断提升,对行政管理人员的专业素质要求越来越高。 经常听到一些企业高层抱怨手下的行政管理者还只是一个“高级勤杂工”的角色,经常埋头处理一些琐碎的事务,但从没有系统地全方位处理行政管理工作; 同时也有不少的行政管理人士感慨,自己整体忙得天昏地暗,却不但得不到老板、同事的肯定及认同,还常常因夹在管理层及基层而被投诉、抱怨,不知道该如何有效率地处理行政事务,而且感觉也没有专门的培训来增加自己相应的专业技能。

为了使行政管理人员有机会快速地全方位提升专业水平,特地开发了这个工作坊,相信各位在职行政管理工作的人士有一个全方位的认知,并从多个角度提升自己的专业水平。

学习收益:

→ 学会编写自己的岗位说明

→ 明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识,

→ 学会奠定非领导的“领导“地位

→ 运用流程化管理技能提升行政管理工作水平

→ 有效利用时间管理的工具,提高自身工作效率

→ 规范文档管理为企业运营发挥重要作用

→ 提升的商务公文写作技巧,提高驾驭文字的能力

→ 学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧

→ 了解商务接待活动中各项礼仪,体现企业良好形象

课程内容:

第一部分 职业素养篇

一、秘书/行政助理职业特性与素质要求

1、秘书/助理人员的自我角色定位

◇ 初级秘书/助理:事务性文员

◇ 中级秘书/助理:事务性文员+协助管理

◇ 高级秘书/助理:独立管理+事务处理

——视频:为什么不提拔我?

——现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要”

2、优秀秘书/助理人员的胜任素质

◇ 如何提升秘书/助理人员的素质

◇ 优秀秘书与一般秘书的差异

——案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢?

第一种人认为:初级秘书不就是端茶倒水,接听电话,就是个“万金油”角色;

第二种认为吃年轻饭,混日子;第三种可是个有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。

二、秘书/助理的职业生涯规划

1、什么是职业生涯规划?

2、为何要进行个人职业生涯规划?

◇ 分析自我,确立人生的方向

◇ 准确评价个人特点和强项,在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势

◇ 看到秘书/助理职业发展规划的前景,提供前进的动力

——小组讨论:获得员工成长与企业绩效的双赢

3、职业生涯规划的简单步骤

◇ 掌握SWOT分析工具进行自我分析

◇ 运用“5W提问”法进行自我分析

→What I am? 我是什么样的人?

→What I want? 我想要什么?

→What I can do? 我能做什么?

→What fit I most? 什么是最适合我?

→What I can choose?我能够选择什么?

——走进实战: “我的命运我把握,我的前途我做主。”运用SWOT分析工具认识自我

三、秘书/助理商务礼仪规范

1、塑造良好的个人职场形象

◇ 着装的TOP原则

◇ “拒绝”着装败笔——着装误区

◇ 恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人

——案例:为什么不录用我,我错在哪呢?

2、基本商务礼仪

◇ 办公室礼仪

◇ 接待礼仪

◇ 电话礼仪与应对技巧

——现场演示:如何着装让我更优雅和自信

四、办公室5S管理

◇ 5S的概念

◇ 推行5S的重要性

◇ 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

◇ 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

现场模拟:算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要,教会你5分钟

快速掌握5S技巧

第二部分 工作技能篇

一、时间管理及工作统筹技巧

◇ 时间管理的误区

◇ 时间管理的原则

√目标管理与80/20法则

√缓急轻重的优先管理

√个人时间与领导工作时间计划与安排

◇ 时间管理小窍门

◇ 办公室接待与电话处理

◇ 上级的时间管理与安排

◇ 自我情绪控制与压力管理

◇ 上司出差日程管理与工作计划

——小组讨论:“你一天的工作是怎么安排的?”

我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁,你拥有25500天。每人每天都有24小时,1440分钟,86400秒。人——倒计时,人的出生是偶然,但死亡是必然,如何管理你好你的时间,让自己活出精彩?

二、会务组织与管理

◇ 成功组织会议的技巧

◇ 组织阶段的工作:

——会前准备

——会中协助

——会后整理

◇ 会议座次安排的学问

——练习:小组讨论:如何协助召开公司例会

→ 案例:如何应对会议中的“漏洞”?

三、信息、文档管理与运用

1、信息收集

◇ 信息工作的六个基本要求和三个诀窍

◇ 收集信息工作的三个诀窍

◇ 信息的查实及传递

◇ 信息的储存与保密

2、文档管理

◇ 文档分类及储存的工作规范

◇ 文档查阅及分装的工作规范

◇ 文档销毁及保密的工作规范

——案例:李秘书的返工引起的深思

四、行政公文写作技巧与处理实务

1、行政公文写作的基本要求

2、行政公文的格式

3、常用行政公文写作及公文格式要素范例

◇ 通用公文:

→ 报告

→ 请示

→ 批复

→ 函

→ 决定

→ 公告

→ 通告

◇ 事务公文:

→ 工作计划

→ 工作总结

→ 会议纪要

◇ 礼仪文书:

→ 请柬

→ 介绍信

→ 推荐信

——案例分享:请示/报告混为一体

撰写初稿练习:通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写

第三部分 统筹管理篇 (第三天)

一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧

——游戏导入:通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。

1、成功沟通的秘诀

◇ 学会聆听:不轻易打断对方的话

◇ 怎样反问:了解对方的需求

◇ 如何肯定:肯定对方——微笑、点头、是是是

◇ 表明立场:拒绝的艺术

◇ 提出解决方案:提出2-3个解决方案

——案例:如果是你该怎么说?

为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价

2、有效沟通过程及环节

◇ 信息发送、接收、反馈

◇ 有效发送的技巧

——现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事

3、认识你的沟通对象

◇ 与上级沟通的原则

◇ 与各种性格的领导打交道技巧

◇ 跨部门的沟通技巧

——游戏:究竟是谁的错?

二、行政管理人员办公室事务管理

◇ 后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)

◇ 办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)

◇ 员工安全和保密工作

◇ 公共关系管理

全景案例:某公司年度大型庆典活动策划始末

——案例:如何应对车辆管理的“漏洞”?

三、事物性项目性工作的组织管理

◇ 事务工作有哪些

◇ 学会列事务清单

◇ 用项目计划管理工作

——沙盘演练:如何设计大型接待计划并实施

四、课程分享:我学到了什么?

讲师介绍: 敦平

著名人力资源管理专家、培训专家。高级培训师,拥有十余年职业培训实务经验,曾任跨国集团中国区的中方培训经理、世界500强汽车制造企业的人力资源高级经理,曾先后为顺德美涂士、熊猫电子、中国电信、中国网通、中国联通、香港东旭涂料公司、广东省公路建设公司等几十家企业做过咨询和内训。所授课程:以绩效为导向的考核制度、TTT讲师培训、人力资源管理策略、目标、专业秘书/助理和行政人员技能发展、商务文书写作、非人力资源主管和人力资源培训、高绩效主管训练、员工教育培训与发展计划、员工招募、面谈与甄选技巧、薪酬福利与奖金管理等,参加过林老师本课程的学员来自于:广东雅倩化妆品、中信度假村酒店、顺德顺威电器、中国网通、中国联通、诺基亚、东风日产乘用车公司、康大集团、可口可乐、平安保险、基美电子(苏州)有限公司、TCL、厦新电子、航新电子、华凌电器、万和电器、海尔电器、美的集团、白云电器、鸿智电器、平安保险、人寿保险、建设银行、中国银行等。

行政秘书培训课程

主办:上海普瑞思管理咨询有限公司

时间:2010年12月10-12日 深圳;12月16-18日上海;2011年1月14-16日北京

费用:3600元/人(包括授课费、讲义、证书、午餐等)

注意:第三部分为第三天课程内容,只参加前两天课程的学员,培训费用为2600元/人。

课程背景:

随着企业管理水平的要求不断提升,对行政管理人员的专业素质要求越来越高。 经常听到一些企业高层抱怨手下的行政管理者还只是一个“高级勤杂工”的角色,经常埋头处理一些琐碎的事务,但从没有系统地全方位处理行政管理工作; 同时也有不少的行政管理人士感慨,自己整体忙得天昏地暗,却不但得不到老板、同事的肯定及认同,还常常因夹在管理层及基层而被投诉、抱怨,不知道该如何有效率地处理行政事务,而且感觉也没有专门的培训来增加自己相应的专业技能。

为了使行政管理人员有机会快速地全方位提升专业水平,特地开发了这个工作坊,相信各位在职行政管理工作的人士有一个全方位的认知,并从多个角度提升自己的专业水平。

学习收益:

→ 学会编写自己的岗位说明

→ 明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识,

→ 学会奠定非领导的“领导“地位

→ 运用流程化管理技能提升行政管理工作水平

→ 有效利用时间管理的工具,提高自身工作效率

→ 规范文档管理为企业运营发挥重要作用

→ 提升的商务公文写作技巧,提高驾驭文字的能力

→ 学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧

→ 了解商务接待活动中各项礼仪,体现企业良好形象

课程内容:

第一部分 职业素养篇

一、秘书/行政助理职业特性与素质要求

1、秘书/助理人员的自我角色定位

◇ 初级秘书/助理:事务性文员

◇ 中级秘书/助理:事务性文员+协助管理

◇ 高级秘书/助理:独立管理+事务处理

——视频:为什么不提拔我?

——现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要”

2、优秀秘书/助理人员的胜任素质

◇ 如何提升秘书/助理人员的素质

◇ 优秀秘书与一般秘书的差异

——案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢?

第一种人认为:初级秘书不就是端茶倒水,接听电话,就是个“万金油”角色;

第二种认为吃年轻饭,混日子;第三种可是个有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。

二、秘书/助理的职业生涯规划

1、什么是职业生涯规划?

2、为何要进行个人职业生涯规划?

◇ 分析自我,确立人生的方向

◇ 准确评价个人特点和强项,在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势

◇ 看到秘书/助理职业发展规划的前景,提供前进的动力

——小组讨论:获得员工成长与企业绩效的双赢

3、职业生涯规划的简单步骤

◇ 掌握SWOT分析工具进行自我分析

◇ 运用“5W提问”法进行自我分析

→What I am? 我是什么样的人?

→What I want? 我想要什么?

→What I can do? 我能做什么?

→What fit I most? 什么是最适合我?

→What I can choose?我能够选择什么?

——走进实战: “我的命运我把握,我的前途我做主。”运用SWOT分析工具认识自我

三、秘书/助理商务礼仪规范

1、塑造良好的个人职场形象

◇ 着装的TOP原则

◇ “拒绝”着装败笔——着装误区

◇ 恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人

——案例:为什么不录用我,我错在哪呢?

2、基本商务礼仪

◇ 办公室礼仪

◇ 接待礼仪

◇ 电话礼仪与应对技巧

——现场演示:如何着装让我更优雅和自信

四、办公室5S管理

◇ 5S的概念

◇ 推行5S的重要性

◇ 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

◇ 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

现场模拟:算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要,教会你5分钟

快速掌握5S技巧

第二部分 工作技能篇

一、时间管理及工作统筹技巧

◇ 时间管理的误区

◇ 时间管理的原则

√目标管理与80/20法则

√缓急轻重的优先管理

√个人时间与领导工作时间计划与安排

◇ 时间管理小窍门

◇ 办公室接待与电话处理

◇ 上级的时间管理与安排

◇ 自我情绪控制与压力管理

◇ 上司出差日程管理与工作计划

——小组讨论:“你一天的工作是怎么安排的?”

我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁,你拥有25500天。每人每天都有24小时,1440分钟,86400秒。人——倒计时,人的出生是偶然,但死亡是必然,如何管理你好你的时间,让自己活出精彩?

二、会务组织与管理

◇ 成功组织会议的技巧

◇ 组织阶段的工作:

——会前准备

——会中协助

——会后整理

◇ 会议座次安排的学问

——练习:小组讨论:如何协助召开公司例会

→ 案例:如何应对会议中的“漏洞”?

三、信息、文档管理与运用

1、信息收集

◇ 信息工作的六个基本要求和三个诀窍

◇ 收集信息工作的三个诀窍

◇ 信息的查实及传递

◇ 信息的储存与保密

2、文档管理

◇ 文档分类及储存的工作规范

◇ 文档查阅及分装的工作规范

◇ 文档销毁及保密的工作规范

——案例:李秘书的返工引起的深思

四、行政公文写作技巧与处理实务

1、行政公文写作的基本要求

2、行政公文的格式

3、常用行政公文写作及公文格式要素范例

◇ 通用公文:

→ 报告

→ 请示

→ 批复

→ 函

→ 决定

→ 公告

→ 通告

◇ 事务公文:

→ 工作计划

→ 工作总结

→ 会议纪要

◇ 礼仪文书:

→ 请柬

→ 介绍信

→ 推荐信

——案例分享:请示/报告混为一体

撰写初稿练习:通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写

第三部分 统筹管理篇 (第三天)

一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧

——游戏导入:通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。

1、成功沟通的秘诀

◇ 学会聆听:不轻易打断对方的话

◇ 怎样反问:了解对方的需求

◇ 如何肯定:肯定对方——微笑、点头、是是是

◇ 表明立场:拒绝的艺术

◇ 提出解决方案:提出2-3个解决方案

——案例:如果是你该怎么说?

为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价

2、有效沟通过程及环节

◇ 信息发送、接收、反馈

◇ 有效发送的技巧

——现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事

3、认识你的沟通对象

◇ 与上级沟通的原则

◇ 与各种性格的领导打交道技巧

◇ 跨部门的沟通技巧

——游戏:究竟是谁的错?

二、行政管理人员办公室事务管理

◇ 后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)

◇ 办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)

◇ 员工安全和保密工作

◇ 公共关系管理

全景案例:某公司年度大型庆典活动策划始末

——案例:如何应对车辆管理的“漏洞”?

三、事物性项目性工作的组织管理

◇ 事务工作有哪些

◇ 学会列事务清单

◇ 用项目计划管理工作

——沙盘演练:如何设计大型接待计划并实施

四、课程分享:我学到了什么?

讲师介绍: 敦平

著名人力资源管理专家、培训专家。高级培训师,拥有十余年职业培训实务经验,曾任跨国集团中国区的中方培训经理、世界500强汽车制造企业的人力资源高级经理,曾先后为顺德美涂士、熊猫电子、中国电信、中国网通、中国联通、香港东旭涂料公司、广东省公路建设公司等几十家企业做过咨询和内训。所授课程:以绩效为导向的考核制度、TTT讲师培训、人力资源管理策略、目标、专业秘书/助理和行政人员技能发展、商务文书写作、非人力资源主管和人力资源培训、高绩效主管训练、员工教育培训与发展计划、员工招募、面谈与甄选技巧、薪酬福利与奖金管理等,参加过林老师本课程的学员来自于:广东雅倩化妆品、中信度假村酒店、顺德顺威电器、中国网通、中国联通、诺基亚、东风日产乘用车公司、康大集团、可口可乐、平安保险、基美电子(苏州)有限公司、TCL、厦新电子、航新电子、华凌电器、万和电器、海尔电器、美的集团、白云电器、鸿智电器、平安保险、人寿保险、建设银行、中国银行等。


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