如何写文件主题词
进入21世纪，计算机技术在办公领域得到普遍应用，推动了各类机关办公的现代化。为了适应办公现代化的要求，便于计算机检索和公文的管理，公文‚主题词‛应运而生。国务院办公厅于994年4月23日以国办秘函“1994”157号文件发布了（国务院公文主题词表），废止了1988年12月修订的主题词表，并公布了（国务院公文主题词表）使用说明，初步规范了公文主题词的制作和使用。但由于主题词表的使用从上至下没有实施细则，加之主题词的应用、制作在不断完善、规范的过程之中，故，在各级公文主题词应用和制作中出现很多问题，主题词不妥或错误情况，而且有越演越烈之趋势。笔者归纳为五大问题。
一是前题后移。出现这一问题多是因为不了解也没掌握主题词的体系结构，不清楚主题词的作用和意义，只是盲目跟随使用主题词，把标题完整地搬移到后面作主题词的词目而用。如：（关于成立XX市电子游戏专项治理工作领导小组的通知》主题词是这样标引的：‚机构设臵电子游戏专项治理工作领导小组面通知‛，而正确的主
题词应拟制为：‚机构 电子游戏面 管理 领导小组通知‛。 二是类别不分。这有三种情况：①类别判断不准。如（关于成立XX市生产救灾领导小组的通知》的主题词标注是：‚民政 救灾 领导小组通知‛，其类别词使用‚民政‛词目不准，而应使用‚机构‛ 词目。②把区域词当作类别词使用。如某市下发的（关于做好商品流通工作的通知》主题词‚贸易 商品 流通 通知‛中，就把 ‚贸易‛这一区域词作
为类别词使用了，这里正确的主题词标引应是‚商业 商品 流通 通知‛。③用类属词取 代类别词。如（X x省人民政府关于2001年重点工作的安排意贴 的主题词‚政府 重点 工作意见‛，这里缺少类别词‚综合‛，而错误地用类属词目‚政府‛代之，正确的主题词应是‛综合 政府 重点 工作 意见‛。
三是词目过多。主题词的标引要求：一份文件，除类别词外，最多不超过5个主题词目，但有的竟达6个以上。 四是生造词目。主题词的词目选用既要能全面、真实地反映一份公文的主要内容，又不能超出正在执行的本级以上的主题词表范围，更不能乱造、生造词目。尽管向下行文时，当在主题词表中找不到合适词目时，虽然可自定能反映公文主题的词目，但一定要在自定词目后记以‚凸‛符号标明。如：（关于分解落实（政府工作报告）提出的2001年主要任务的通知》的主题词是这样标引的：‚政府工作 任务 落实 通知‛，其中‚任务‛、‚落实‛这两个词目在（XX省政府主题词表》中找不到，又没在两个词目后加注‚凸‛符号，就属生造词目。正确的拟定应是：‚综合 政府 工作 分工通知‛。目前一般的省、市、县都比照（国务院公文主题词表）制定了各自适用的主题词表，制作主题词时应该严格执行，不可生造，否则就会造成新的混乱，失去主题词应有的作用和意义。
五是臵放错位。主题词的使用，目的之一是方便公文检索。因此，按照公文规式的有关规定，公文主题词应与版记一起臵放在公文末页的背面下方。但有些公文为了印刷方
便，往往忽略了这一点，把主题词与版记一起臵放在公文末页的正面下方，这是错误的。
那么，怎样才能搞好主题词的制作，促进公文主题词的规范呢？笔者认为应做到三点：
1．了解主题词的体系结构
公文主题词，一般由类别词和类属词组配而成。（国务院公文主题词表）分三个层次列表。第一层是对主题词区域的分类，只作为划定类别词和类属词的区域，便于查找、使用类别词和类属词，不作公文主题词词目使用（即不可用来制作公文主题词），如序号为‚01综合、经济‛类、序号为‘’05财政、金融‛ 类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如序号为‚02工交、能源、邮电‛类中的‚02A业‛、‚02B交通‛、‚02C能源‛。‚02D邮电‛等；第三层是类属词，如序号为‚02工业‛类别词中的‚冶金‛、‚地矿’、‚汽车‛、‚化工‛等。第二层（类别词）和第三层（类属词）统称为主题词，用于文件主题词的标引。
2．掌握主题词的标引方法
(1）任何一份文件主题词的标引，除类别词外，最多不得超过5个词目。
（2）主题词标引顺序是：先标类别词，再标类属词。 在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如（国务院关于加强水土保持工作的通知），先标类别词‚农业‛，再标类属词‚水土保持‛，最后标上‚通知‛。主题词：农业 水土保持 通行 类别词 类 属 词
（3）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如（关
于听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况汇报的会议纪要）的主题词制作，先标引反映第一个主题内容的类别词‚财政‛，再标引类属词‚税务’；然后标引反映第二个主题内容的类别词‚公安‛，再标引类属词‚缉私‛；最后标引‚会议纪要‛，制作成的主题词是：‚财政税务 公安 缉私 会议纪要‛。
（4）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引如（国务院关于加强农业生产资料价格以及对其主要品种实行最高限价的通知），先标引类别词‚农业‛，但在序号为‚04A农业‛类别中找不到‚资料、物价、管理‛方面的类后词，这时可使用序号为‚01 经济管理‛类别中的‚资料、物价、管理‛类属词进行组配，组配后的主题词为：’‘农业 资料 物价 管理 通知‛。
（5）当词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。如在整个主题词表中都找不到能准确反映文件主题内容的类属词时，可自定词目代之，但要在自定的类属词目后边标注‚凸‛ 符号，但是，上行文不得使用自定词目。
3．统一主题词的标引要求
（1）用词要求。上行文，必须严格按照上级公文主题词表及其要求拟制公文主题词，不可使用上级公文主题词表中没有罗列的或者废止的类别、类属词；下行文，可使用自定的公文主题词表中任何类别词、类属词。县级以下无条件的单位，下行文也可不使用主题词。
（2）臵放要求。主题词应臵放在文件的末页背面抄送栏之上，顶格。‚主题词‛三字之后用。冒号‛，‚主题词‛
三字与类别词、类别词与类属词（词目与词目）之间相间一字空格。如：主题词：农业水土保持 通知
（3）字体要求。‚主题词‛三字和冒号用三号黑体字；词目（类别词与类属词）用三号小标宋体字。
一、标引细则
（一）要直接、准确、客观地反映公文论述的主题。
（二）选用的词 ，一般应是本词表的正式主题词，其书烈军属形式应与词表中的词形一致。
（三）选词时，应首先选用切合公文主题概念的专指性较强的主题词。
（四）当没有专指性较强的主题词时，应选用与主题概念关系较密切的正式主题词进行组配标引。组配标引应遵循下列原则：
1、应优先考虑概念组配，即相组配的主题词之间存在概念相交或概念限定的关系。
2、当词表中没有合适的主题词进行概念组配时，可进行字面组配。
3、组配结果应概念清楚、准确。
（五）若词表中无合适主题词进行组配标引时，应选用直接上位主题词标引。
（六）若仍无合适直接上位主题词进行标引时，方可选用本词表以外的适当词（称自由词）进行标引。自由词标引应遵循下列原则：
1、选用的自由词应符合本词表的选词原则。
2、标引时，应在自由词后加‚△‛标记，同时标引出相应的上位主题词。
3、使用频率较高的自由词须填写‚主题词增、删、改记录卡‛。
4、选用人物、年代、组织机构、地区等专用名词作为自由词标引时，人物名称用全称，年代用阿拉伯数字，组织机构、地区名称用全称或规范化简称，不加‚△‛标记。
（七）主题词的标引位臵。按照《中国共产党机关公文处理条例》的要求，主题词应们于抄送机关上方，词与词之间要有一个汉字的距离。
（八）主题词的标引数量。每件公文所选用的主题词数量一般应在10个以内。
（九）主题词的排列次序。一般次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容主题词在后；在多主题公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。
标引的地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等，臵于反映公文内容的主题词后、文种之前。若地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等同时出现在同一公文中，则按地区名称、组织机构名称、年代和人物名称的顺序排列。公文的文种轩于最未位。在转（印）发类型的公文中，被转（印）发的公文文种可不作为主题词标引；但如果被转（印）发的公文属于党内法规，其名称（准则、条例、规则、规定、办法、细则等）应作为主题词标引。
二、标引程序
（一）主题分析。主题分析的目的，在于确定公文的主题，据此准确地提炼出主题概念。它是通过审读公文、分析公文的主题类型、结构和确定公文主题标引方式来进行的。 审读公文。主要通过审读公文内容，特别是公文的标题、摘要或按语、关键性的句子、结论性的意见，来了解公文发布的意图，从而确定公文的主题（即中心思想），并用精炼的一句话或几句话表述出来。
分析公文的主题类型。公文的主题类型分为单主题和多主题。单主题是指一件公文只有一个主题。多主题又称并列主题，是指一件公文有两个或两个以上的主题。领导同志讲话、会议纪要、工作总结等公文大多为多主题公文。
分析公文的主题结构。即分析公文主题的主要成分和次要成分及其相互关系。主要成分是公文主题中最核心、最关键的部分，次要成分是对公文主题主要成分的说明以及主要成分所处的时间、空间，所属文件类型等。如某某省关于1995年开展税收财务物价大检查的工作报告，这是一个多主题公文，有三个并列主题：‚税收大检查‛‚财务大检查‛‚物价大检查‛，这是公文主题的主要成分，‚1995年‛‚工作报告‛是次要成分。
确定公文主题标引方式。公文主题标引方式有概括标引、重点标引和全面标引。不同的标引方式决定公文主题标引的不同深度。标引人员可根据公文的特点和工作需求，确定公文主题标引方式。
（二）主题概念转换。主题概念转换也叫查表选词。由主题分析而确定的主题概念是自然语言形式的词，须依照公文主题标引细则，将主题概念的转换分为直接转换和间接转
换。直接转换是指主题概念可以从《公文主题词表》中没有与主题概念直接村对应的主题词，须进行组配标引，或上位词标引、自由词标引。
（三）主题标引结果审核。这是减少标引误差，提高标引质量的一个措施。审核的主要任务：一是公文主题概念的提炼是否全面、准确，有无遗漏隐含的主题概念；二看公文主题概念转换所选用的词是否确切地反映了公文的主题内容，是否符合公文主题标引细则；三看同类型公文，同类型主题所选用的主要主题词是否一致；四看标引记录是否有遗漏。
三、如何写好公文主题词？主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。《中国共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出，上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。
从数量上来看，一份公文除类别词外，最多不超过5个主题词。以《国务院公文主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是：从‚类别词‛到‚类属词‛，从内容到形式。 《国务院公文主题词表》把‚词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如‘综合经济’、‘财政、金融’类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如‘工交、能源、邮电’类中的‘工业’、‘交通’、‘能源’和‘邮
电’等。‛从这个意义上看，类别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分。《国务院公文主题词表》中的《主题词主表》的第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。第二层是对13类中每一类的具体分类。如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的‚行业‛主题词。如某市妇联撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的‚综合党团‛（这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面），然后再在下面找到第二层所在的‚党派团体‛。这就是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着我们在‚党派团体‛下找出与公文主题相符的‚妇女‛、‚儿童‛，这就是‚类属词‛，也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个主题词。再如《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，其主题词的类别词是‚文秘工作‛，它的第一层分类是‚秘书、行政‛；‚类属词‛是‚文秘工作‛下的‚公文‛。类属词一般就在类别词（第二层）下。它是能够概括反映公文主题概念的词。如《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，标注的第二个主题词是‚公文‛。这个主题词就在‚文秘工作‛下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或‚根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引‛。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，标引的类别词是‚农业‛，类属词却是在‚水利‛这个类别词下选用的。《国务院关于‚九五‛期间深化科技技术体制改革
的决定》，类别词是‚科技‛，但类属词‚体制‛却在‚民政、劳动人事‛下的‚机构‛这个类别词下面，‚改革‛在‚综合经济‛下的‚经济管理‛这个类别词下面。
如果一份文件有两个以上的主题内容，可先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主体内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，便先标了反映第一个主题内容的类别词‚经济管理‛，再在这个类别词下找到类属词‚企业‛、‚破产‛；然后标了反映第二个主题内容的类别词‚劳动‛，再在‚劳动‛这个类别词后找到‚就业‛这个类属词。 当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎么办呢？这时，你可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面，并在该词后面加‚?荭‛以便区别。
相对来说，标注类属词难度最大。它首先要求标注者必须了解公文的主题内容，确定主题概念。其次还要熟悉主题词表的内容并通过查阅主题词表，将词表中能够准确反映主题概念的主题词挑选出来进行标注。
说它难，一是因为它的数量多。《国务院公文主题词表》第一层仅分了15类，但属于类属词的主题词就有1049个。其次是找到类别词后，并不是在每种类别词后都能找到相应的类属词，有些还要到其他的类别词下去找，就如前面提到的《国务院关于‚九五‛期间深化科学技术体制改革的决定》一样。因此我们前面说‚要熟悉主题词表的内容‛。
公文中标注的最后一个（或两个）主题词（也即‚形式‛，此前的都属‚内容‛）最好找，因为它就是该公文的
文种，而且就在公文的标题上。如《国务院关于成立国务院西部地区开发领导小组的决定》，标题中的‚决定‛，既是该公文的文种，也是该公文要标注的最后一个主题词。 值得注意的是，在批转、转发、发布文件时，主题词中的文种，是标批转、转发、发布文件的文种，还是标被批转、转发、发布文件的文种呢？
如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、发布文件的文种。如《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，其主题词是‚文秘工作 公文 办法‛，标注的就是被发布文件的文种‚办法‛，而不是发布文件的文种‚通知‛。如果想要完整反映文件的形式，也可将前后两个文种同时标注；但如果是用‚通知‛转发‚通知‛，为避免文种上的重叠，只标一个‚通知‛即可。
1．了解主题词的体系结构
公文主题词，一般由类别词和类属词组配而成。（国务院公文主题词表）分三个层次列表。第一层是对主题词区域的分类，只作为划定类别词和类属词的区域，便于查找、使用类别词和类属词，不作公文主题词词目使用（即不可用来制作公文主题词），如序号为‚01综合、经济‛类、序号为‘’05财政、金融‛ 类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如序号为‚02工交、能源、邮电‛类中的‚02A业‛、‚02B交通‛、‚02C能源‛。‚02D邮电‛等；第三层是类属词，如序号为‚02工业‛类别词中的‚冶金‛、‚地矿’、‚汽车‛、‚化工‛等。第二层（类别词）和第三层（类属词）统称为主题词，用于文件主题词的标引。
2．掌握主题词的标引方法
(1）任何一份文件主题词的标引，除类别词外，最多不得超过5个词目。
（2）主题词标引顺序是：先标类别词，再标类属词。 在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如（国务院关于加强水土保持工作的通知），先标类别词‚农业‛，再标类属词‚水土保持‛，最后标上‚通知‛。主题词：农业 水土保持 通知
类别词 类属词
（3）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如（关于听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况汇报的会议纪要）的主题词制作，先标引反映第一个主题内容的类别词‚财政‛，再标引类属词‚税务’；然后标引反映第二个主题内容的类别词‚公安‛，再标引类属词‚缉私‛；最后标引‚会议纪要‛，制作成的主题词是：‚财政 税务 公安 缉私 会议纪要‛。
（4）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。 如（国务院关于加强农业生产资料价格以及对其主要品种实行最高限价的通知），先标引类别词‚农业‛，但在序号为‚04A农业‛类别中找不到‚资料、物价、管理‛方面的类后词，这时可使用序号为‚01 经济管理‛类别中的‚资料、物价、管理‛类属词进行组配，组配后的主题词为：‚农业 资料 物价 管理 通知‛。
（5）当词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。如在整个主题词表中都找不到能准确反映文件主题内容的类属词时，可自定词
目代之，但要在自定的类属词目后边标注‚凸‛ 符号，但是，上行文不得使用自定词目。
3．统一主题词的标引要求
（1）用词要求。上行文，必须严格按照上级公文主题词表及其要求拟制公文主题词，不可使用上级公文主题词表中没有罗列的或者废止的类别、类属词；下行文，可使用自定的公文主题词表中任何类别词、类属词。县级以下无条件的单位，下行文也可不使用主题词。
（2）臵放要求。主题词应臵放在文件的末页背面抄送栏之上，顶格。‚主题词‛三字之后用。冒号‛，‚主题词‛三字与类别词、类别词与类属词（词目与词目）之间相间一字空格。如：主题词：农业 水土保持 通知
（3）字体要求。‚主题词‛三字和冒号用三号黑体字；词目（类别词与类属词）用三号小标宋体字。
如何写文件主题词
进入21世纪，计算机技术在办公领域得到普遍应用，推动了各类机关办公的现代化。为了适应办公现代化的要求，便于计算机检索和公文的管理，公文‚主题词‛应运而生。国务院办公厅于994年4月23日以国办秘函“1994”157号文件发布了（国务院公文主题词表），废止了1988年12月修订的主题词表，并公布了（国务院公文主题词表）使用说明，初步规范了公文主题词的制作和使用。但由于主题词表的使用从上至下没有实施细则，加之主题词的应用、制作在不断完善、规范的过程之中，故，在各级公文主题词应用和制作中出现很多问题，主题词不妥或错误情况，而且有越演越烈之趋势。笔者归纳为五大问题。
一是前题后移。出现这一问题多是因为不了解也没掌握主题词的体系结构，不清楚主题词的作用和意义，只是盲目跟随使用主题词，把标题完整地搬移到后面作主题词的词目而用。如：（关于成立XX市电子游戏专项治理工作领导小组的通知》主题词是这样标引的：‚机构设臵电子游戏专项治理工作领导小组面通知‛，而正确的主
题词应拟制为：‚机构 电子游戏面 管理 领导小组通知‛。 二是类别不分。这有三种情况：①类别判断不准。如（关于成立XX市生产救灾领导小组的通知》的主题词标注是：‚民政 救灾 领导小组通知‛，其类别词使用‚民政‛词目不准，而应使用‚机构‛ 词目。②把区域词当作类别词使用。如某市下发的（关于做好商品流通工作的通知》主题词‚贸易 商品 流通 通知‛中，就把 ‚贸易‛这一区域词作
为类别词使用了，这里正确的主题词标引应是‚商业 商品 流通 通知‛。③用类属词取 代类别词。如（X x省人民政府关于2001年重点工作的安排意贴 的主题词‚政府 重点 工作意见‛，这里缺少类别词‚综合‛，而错误地用类属词目‚政府‛代之，正确的主题词应是‛综合 政府 重点 工作 意见‛。
三是词目过多。主题词的标引要求：一份文件，除类别词外，最多不超过5个主题词目，但有的竟达6个以上。 四是生造词目。主题词的词目选用既要能全面、真实地反映一份公文的主要内容，又不能超出正在执行的本级以上的主题词表范围，更不能乱造、生造词目。尽管向下行文时，当在主题词表中找不到合适词目时，虽然可自定能反映公文主题的词目，但一定要在自定词目后记以‚凸‛符号标明。如：（关于分解落实（政府工作报告）提出的2001年主要任务的通知》的主题词是这样标引的：‚政府工作 任务 落实 通知‛，其中‚任务‛、‚落实‛这两个词目在（XX省政府主题词表》中找不到，又没在两个词目后加注‚凸‛符号，就属生造词目。正确的拟定应是：‚综合 政府 工作 分工通知‛。目前一般的省、市、县都比照（国务院公文主题词表）制定了各自适用的主题词表，制作主题词时应该严格执行，不可生造，否则就会造成新的混乱，失去主题词应有的作用和意义。
五是臵放错位。主题词的使用，目的之一是方便公文检索。因此，按照公文规式的有关规定，公文主题词应与版记一起臵放在公文末页的背面下方。但有些公文为了印刷方
便，往往忽略了这一点，把主题词与版记一起臵放在公文末页的正面下方，这是错误的。
那么，怎样才能搞好主题词的制作，促进公文主题词的规范呢？笔者认为应做到三点：
1．了解主题词的体系结构
公文主题词，一般由类别词和类属词组配而成。（国务院公文主题词表）分三个层次列表。第一层是对主题词区域的分类，只作为划定类别词和类属词的区域，便于查找、使用类别词和类属词，不作公文主题词词目使用（即不可用来制作公文主题词），如序号为‚01综合、经济‛类、序号为‘’05财政、金融‛ 类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如序号为‚02工交、能源、邮电‛类中的‚02A业‛、‚02B交通‛、‚02C能源‛。‚02D邮电‛等；第三层是类属词，如序号为‚02工业‛类别词中的‚冶金‛、‚地矿’、‚汽车‛、‚化工‛等。第二层（类别词）和第三层（类属词）统称为主题词，用于文件主题词的标引。
2．掌握主题词的标引方法
(1）任何一份文件主题词的标引，除类别词外，最多不得超过5个词目。
（2）主题词标引顺序是：先标类别词，再标类属词。 在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如（国务院关于加强水土保持工作的通知），先标类别词‚农业‛，再标类属词‚水土保持‛，最后标上‚通知‛。主题词：农业 水土保持 通行 类别词 类 属 词
（3）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如（关
于听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况汇报的会议纪要）的主题词制作，先标引反映第一个主题内容的类别词‚财政‛，再标引类属词‚税务’；然后标引反映第二个主题内容的类别词‚公安‛，再标引类属词‚缉私‛；最后标引‚会议纪要‛，制作成的主题词是：‚财政税务 公安 缉私 会议纪要‛。
（4）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引如（国务院关于加强农业生产资料价格以及对其主要品种实行最高限价的通知），先标引类别词‚农业‛，但在序号为‚04A农业‛类别中找不到‚资料、物价、管理‛方面的类后词，这时可使用序号为‚01 经济管理‛类别中的‚资料、物价、管理‛类属词进行组配，组配后的主题词为：’‘农业 资料 物价 管理 通知‛。
（5）当词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。如在整个主题词表中都找不到能准确反映文件主题内容的类属词时，可自定词目代之，但要在自定的类属词目后边标注‚凸‛ 符号，但是，上行文不得使用自定词目。
3．统一主题词的标引要求
（1）用词要求。上行文，必须严格按照上级公文主题词表及其要求拟制公文主题词，不可使用上级公文主题词表中没有罗列的或者废止的类别、类属词；下行文，可使用自定的公文主题词表中任何类别词、类属词。县级以下无条件的单位，下行文也可不使用主题词。
（2）臵放要求。主题词应臵放在文件的末页背面抄送栏之上，顶格。‚主题词‛三字之后用。冒号‛，‚主题词‛
三字与类别词、类别词与类属词（词目与词目）之间相间一字空格。如：主题词：农业水土保持 通知
（3）字体要求。‚主题词‛三字和冒号用三号黑体字；词目（类别词与类属词）用三号小标宋体字。
一、标引细则
（一）要直接、准确、客观地反映公文论述的主题。
（二）选用的词 ，一般应是本词表的正式主题词，其书烈军属形式应与词表中的词形一致。
（三）选词时，应首先选用切合公文主题概念的专指性较强的主题词。
（四）当没有专指性较强的主题词时，应选用与主题概念关系较密切的正式主题词进行组配标引。组配标引应遵循下列原则：
1、应优先考虑概念组配，即相组配的主题词之间存在概念相交或概念限定的关系。
2、当词表中没有合适的主题词进行概念组配时，可进行字面组配。
3、组配结果应概念清楚、准确。
（五）若词表中无合适主题词进行组配标引时，应选用直接上位主题词标引。
（六）若仍无合适直接上位主题词进行标引时，方可选用本词表以外的适当词（称自由词）进行标引。自由词标引应遵循下列原则：
1、选用的自由词应符合本词表的选词原则。
2、标引时，应在自由词后加‚△‛标记，同时标引出相应的上位主题词。
3、使用频率较高的自由词须填写‚主题词增、删、改记录卡‛。
4、选用人物、年代、组织机构、地区等专用名词作为自由词标引时，人物名称用全称，年代用阿拉伯数字，组织机构、地区名称用全称或规范化简称，不加‚△‛标记。
（七）主题词的标引位臵。按照《中国共产党机关公文处理条例》的要求，主题词应们于抄送机关上方，词与词之间要有一个汉字的距离。
（八）主题词的标引数量。每件公文所选用的主题词数量一般应在10个以内。
（九）主题词的排列次序。一般次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容主题词在后；在多主题公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。
标引的地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等，臵于反映公文内容的主题词后、文种之前。若地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等同时出现在同一公文中，则按地区名称、组织机构名称、年代和人物名称的顺序排列。公文的文种轩于最未位。在转（印）发类型的公文中，被转（印）发的公文文种可不作为主题词标引；但如果被转（印）发的公文属于党内法规，其名称（准则、条例、规则、规定、办法、细则等）应作为主题词标引。
二、标引程序
（一）主题分析。主题分析的目的，在于确定公文的主题，据此准确地提炼出主题概念。它是通过审读公文、分析公文的主题类型、结构和确定公文主题标引方式来进行的。 审读公文。主要通过审读公文内容，特别是公文的标题、摘要或按语、关键性的句子、结论性的意见，来了解公文发布的意图，从而确定公文的主题（即中心思想），并用精炼的一句话或几句话表述出来。
分析公文的主题类型。公文的主题类型分为单主题和多主题。单主题是指一件公文只有一个主题。多主题又称并列主题，是指一件公文有两个或两个以上的主题。领导同志讲话、会议纪要、工作总结等公文大多为多主题公文。
分析公文的主题结构。即分析公文主题的主要成分和次要成分及其相互关系。主要成分是公文主题中最核心、最关键的部分，次要成分是对公文主题主要成分的说明以及主要成分所处的时间、空间，所属文件类型等。如某某省关于1995年开展税收财务物价大检查的工作报告，这是一个多主题公文，有三个并列主题：‚税收大检查‛‚财务大检查‛‚物价大检查‛，这是公文主题的主要成分，‚1995年‛‚工作报告‛是次要成分。
确定公文主题标引方式。公文主题标引方式有概括标引、重点标引和全面标引。不同的标引方式决定公文主题标引的不同深度。标引人员可根据公文的特点和工作需求，确定公文主题标引方式。
（二）主题概念转换。主题概念转换也叫查表选词。由主题分析而确定的主题概念是自然语言形式的词，须依照公文主题标引细则，将主题概念的转换分为直接转换和间接转
换。直接转换是指主题概念可以从《公文主题词表》中没有与主题概念直接村对应的主题词，须进行组配标引，或上位词标引、自由词标引。
（三）主题标引结果审核。这是减少标引误差，提高标引质量的一个措施。审核的主要任务：一是公文主题概念的提炼是否全面、准确，有无遗漏隐含的主题概念；二看公文主题概念转换所选用的词是否确切地反映了公文的主题内容，是否符合公文主题标引细则；三看同类型公文，同类型主题所选用的主要主题词是否一致；四看标引记录是否有遗漏。
三、如何写好公文主题词？主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。《中国共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出，上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。
从数量上来看，一份公文除类别词外，最多不超过5个主题词。以《国务院公文主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是：从‚类别词‛到‚类属词‛，从内容到形式。 《国务院公文主题词表》把‚词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如‘综合经济’、‘财政、金融’类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如‘工交、能源、邮电’类中的‘工业’、‘交通’、‘能源’和‘邮
电’等。‛从这个意义上看，类别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分。《国务院公文主题词表》中的《主题词主表》的第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。第二层是对13类中每一类的具体分类。如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的‚行业‛主题词。如某市妇联撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的‚综合党团‛（这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面），然后再在下面找到第二层所在的‚党派团体‛。这就是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着我们在‚党派团体‛下找出与公文主题相符的‚妇女‛、‚儿童‛，这就是‚类属词‛，也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个主题词。再如《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，其主题词的类别词是‚文秘工作‛，它的第一层分类是‚秘书、行政‛；‚类属词‛是‚文秘工作‛下的‚公文‛。类属词一般就在类别词（第二层）下。它是能够概括反映公文主题概念的词。如《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，标注的第二个主题词是‚公文‛。这个主题词就在‚文秘工作‛下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或‚根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引‛。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，标引的类别词是‚农业‛，类属词却是在‚水利‛这个类别词下选用的。《国务院关于‚九五‛期间深化科技技术体制改革
的决定》，类别词是‚科技‛，但类属词‚体制‛却在‚民政、劳动人事‛下的‚机构‛这个类别词下面，‚改革‛在‚综合经济‛下的‚经济管理‛这个类别词下面。
如果一份文件有两个以上的主题内容，可先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主体内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，便先标了反映第一个主题内容的类别词‚经济管理‛，再在这个类别词下找到类属词‚企业‛、‚破产‛；然后标了反映第二个主题内容的类别词‚劳动‛，再在‚劳动‛这个类别词后找到‚就业‛这个类属词。 当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎么办呢？这时，你可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面，并在该词后面加‚?荭‛以便区别。
相对来说，标注类属词难度最大。它首先要求标注者必须了解公文的主题内容，确定主题概念。其次还要熟悉主题词表的内容并通过查阅主题词表，将词表中能够准确反映主题概念的主题词挑选出来进行标注。
说它难，一是因为它的数量多。《国务院公文主题词表》第一层仅分了15类，但属于类属词的主题词就有1049个。其次是找到类别词后，并不是在每种类别词后都能找到相应的类属词，有些还要到其他的类别词下去找，就如前面提到的《国务院关于‚九五‛期间深化科学技术体制改革的决定》一样。因此我们前面说‚要熟悉主题词表的内容‛。
公文中标注的最后一个（或两个）主题词（也即‚形式‛，此前的都属‚内容‛）最好找，因为它就是该公文的
文种，而且就在公文的标题上。如《国务院关于成立国务院西部地区开发领导小组的决定》，标题中的‚决定‛，既是该公文的文种，也是该公文要标注的最后一个主题词。 值得注意的是，在批转、转发、发布文件时，主题词中的文种，是标批转、转发、发布文件的文种，还是标被批转、转发、发布文件的文种呢？
如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、发布文件的文种。如《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，其主题词是‚文秘工作 公文 办法‛，标注的就是被发布文件的文种‚办法‛，而不是发布文件的文种‚通知‛。如果想要完整反映文件的形式，也可将前后两个文种同时标注；但如果是用‚通知‛转发‚通知‛，为避免文种上的重叠，只标一个‚通知‛即可。
1．了解主题词的体系结构
公文主题词，一般由类别词和类属词组配而成。（国务院公文主题词表）分三个层次列表。第一层是对主题词区域的分类，只作为划定类别词和类属词的区域，便于查找、使用类别词和类属词，不作公文主题词词目使用（即不可用来制作公文主题词），如序号为‚01综合、经济‛类、序号为‘’05财政、金融‛ 类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如序号为‚02工交、能源、邮电‛类中的‚02A业‛、‚02B交通‛、‚02C能源‛。‚02D邮电‛等；第三层是类属词，如序号为‚02工业‛类别词中的‚冶金‛、‚地矿’、‚汽车‛、‚化工‛等。第二层（类别词）和第三层（类属词）统称为主题词，用于文件主题词的标引。
2．掌握主题词的标引方法
(1）任何一份文件主题词的标引，除类别词外，最多不得超过5个词目。
（2）主题词标引顺序是：先标类别词，再标类属词。 在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如（国务院关于加强水土保持工作的通知），先标类别词‚农业‛，再标类属词‚水土保持‛，最后标上‚通知‛。主题词：农业 水土保持 通知
类别词 类属词
（3）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如（关于听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况汇报的会议纪要）的主题词制作，先标引反映第一个主题内容的类别词‚财政‛，再标引类属词‚税务’；然后标引反映第二个主题内容的类别词‚公安‛，再标引类属词‚缉私‛；最后标引‚会议纪要‛，制作成的主题词是：‚财政 税务 公安 缉私 会议纪要‛。
（4）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。 如（国务院关于加强农业生产资料价格以及对其主要品种实行最高限价的通知），先标引类别词‚农业‛，但在序号为‚04A农业‛类别中找不到‚资料、物价、管理‛方面的类后词，这时可使用序号为‚01 经济管理‛类别中的‚资料、物价、管理‛类属词进行组配，组配后的主题词为：‚农业 资料 物价 管理 通知‛。
（5）当词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。如在整个主题词表中都找不到能准确反映文件主题内容的类属词时，可自定词
目代之，但要在自定的类属词目后边标注‚凸‛ 符号，但是，上行文不得使用自定词目。
3．统一主题词的标引要求
（1）用词要求。上行文，必须严格按照上级公文主题词表及其要求拟制公文主题词，不可使用上级公文主题词表中没有罗列的或者废止的类别、类属词；下行文，可使用自定的公文主题词表中任何类别词、类属词。县级以下无条件的单位，下行文也可不使用主题词。
（2）臵放要求。主题词应臵放在文件的末页背面抄送栏之上，顶格。‚主题词‛三字之后用。冒号‛，‚主题词‛三字与类别词、类别词与类属词（词目与词目）之间相间一字空格。如：主题词：农业 水土保持 通知
（3）字体要求。‚主题词‛三字和冒号用三号黑体字；词目（类别词与类属词）用三号小标宋体字。