第五章 档案的整理
第一节
档案整理，是通过一系列手段，将收集来的档案科学地组织，使之条理化和系统化；
档案整理工作的基本程序包括：
1.全宗的组织及排列；
2.全宗内档案的分类；
3.案卷的编立和排列；
4.案卷目录的编制；
档案整理工作内容：
1.在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷；
2.对整理不善的档案进行局部调整；
3.零散文件的整理；
档案整理的工作原则：
1.档案的整理必须保持文件之间的历史联系；
2.档案的整理应当充分利用原有基础；
3.档案的整理必须便于保管和利用；
第二节
全宗的组织常常通过组建“全宗群”来体现和维系全宗之间的联系；
全宗群的组合具有多样性和灵活性；
全宗号对于档案系统化整理、编目、检索等十分重要的作用；
全宗编号方法：
1.序时流水编号法；
2.体系分类编号法；
全宗编号规则：
1.不能过于繁琐；
2.不得任意更改；
3.扩展性；
4.唯一性；
5.考虑馆藏全宗的特点及管理方便；
第三节
全宗内档案分类总的原则是要科学、客观、符合逻辑，能反映档案的形成特点和规律；
全宗内档案的分类主要有文件的时间、来源、内容、形式四种；
1.文件产生的时间：
a.年度分类法；b.时期分类法；c.工作阶段分类法；
2.文件的来源：
a.组织结构分类法；b.作者分类法；c.通信者分类法；
3.文件的内容：
a.问题分类法；b.实物分类法；c.地域分类法；d.专业分类法；4.文件的形式：a.文件种类分类法；b.载体形式分类法；c.形状规格分类法；
组织全宗内常用的档案分类方法有三种：年限分类法、组织机构分类法、问题分类法；
项目全宗内档案分类一般按时间和内容标准进行；
二级分类（第一级按年度，第二级按组织机构）：年度—组织机构分类法；组织机构—年度分类法；年度—问题分类法；问题—年度分类法；
第四节
全宗的文件经过分类后，将同一类别的档案集中在一起，进一步整理，使之系统化、个别化；
案卷是组成全宗的基本单位，立卷是档案整理工作的基础，立卷工作的好坏、案卷质量如何，是衡量档案整理工作水平的重要标志；
；
立卷与全宗内档案的分类是相互联系的两项工作；
立卷工作的内容：
1.组成案卷单位；
2.拟写案卷标题；
3.卷内文件的排列与编号；
4.填写卷内文件目录与备考表；
5.案卷封面的编目；
6.案卷的装订；
案卷编目主要作用：
1.固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，反映和巩固档案整理工作的成果；
2.揭示
全宗内档案内容和成分，是查找、利用档案最基础的检索工具，也是编制其他检索工具的基础；
3.它是案卷清册和总账，是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依据；
案卷目录结构：
1.封面和扉页；
2.目次；
3.序言和说明；
4.简称表；
5.案卷目录表；
6.备考表；
案卷目录的编制可以根据全宗内案卷的实际情况，或者一个类编一本，或者一个全宗只编一本，还可以按照案卷的保管期限、机密程度的不同分别编制；
目录号（案卷目录号）编制方法：
1.将全宗内所有案卷目录按流水顺序编号，在一个全宗内没有重复的案卷目录号；
2.将全宗内所有案卷目录按类别分开编号，同一类别之内没有重复的案卷目录号；
第五节
档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，是全宗号、案卷目录号、案卷号和卷内文件页(件)号的总称；
档号的功能：
1.固定档案分类排列的顺序，反映档案的整理体系和实体位置；
2.是馆藏档案达到系统化、个别化，便于档案的检索利用；
3.便于档案的保管和统计；
4.档案实体结构体系用代码方式表现出来，有利于计算机自动处理档案信息，便于档案的现代化管理；
档号编制的基本原则是具有唯一性、合理性、稳定性、可延性、简洁性；
档号的唯一性是指档案馆（室）内档号应指代单一；
档号的合理性即档号结构必须与馆藏档案额整理分类体系相适应；
档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用-（短横）相隔；
全宗号用四位代码标识，第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯苏子标识某一属类全宗的顺序号；
案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按不同时间、不同组织、不同结构、不同保管期限、不同专题、不同载体形态设置案卷目录号；
每一案卷三位数为宜；X1000另立案卷目录，另编案卷目录号；
类别号是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成代码标识，同级用.，类别号一般不应超过三级；
案卷号用三位阿拉伯数字标识；
件号、页号用阿拉伯数字标识；
第六节
归档文件整理改革的内容和意义：
1.简化档案整理环节，深化档案信息组织、检索和开发利用，是档案整理工作的发展趋势；
2.《规则》明确规定了文书档案整理工作改卷为件的做法，引起了档案学术界和档案实际部门的共同关注，并对档案整理工作产生了积极的影响；
档案整理改革：毋庸置疑，改卷为件；
归档文件整理，指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排序、编号、
编目、装盒，使之有序化的过程；
归档文件的整理原则是：
1.保持文件之间的有机联系；（所规定的按照年度、组织机构、问题分类就是从文件的形成时间、来源、内容来集中相关的归档文件。。。）
2.区分不同价值；（按保存价值，区分保管期限）
3.便于保管和利用；（档案整理的根本目的）
归档文件的整理以件为单位；
归档文件分类标准：年度、组织机构、问题、保管期限；
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、等必备项，归档章格式长度45mm，宽16mm，可分为6格；
档案盒规格31mm*220mm，厚度为20mm，30mm，40mm；
档案盒盒脊：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号室、馆、盒号；
档案盒封面：左上：盒内文件情况说明；右下：整理人、检查人、年月日；
第五章 档案的整理
第一节
档案整理，是通过一系列手段，将收集来的档案科学地组织，使之条理化和系统化；
档案整理工作的基本程序包括：
1.全宗的组织及排列；
2.全宗内档案的分类；
3.案卷的编立和排列；
4.案卷目录的编制；
档案整理工作内容：
1.在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷；
2.对整理不善的档案进行局部调整；
3.零散文件的整理；
档案整理的工作原则：
1.档案的整理必须保持文件之间的历史联系；
2.档案的整理应当充分利用原有基础；
3.档案的整理必须便于保管和利用；
第二节
全宗的组织常常通过组建“全宗群”来体现和维系全宗之间的联系；
全宗群的组合具有多样性和灵活性；
全宗号对于档案系统化整理、编目、检索等十分重要的作用；
全宗编号方法：
1.序时流水编号法；
2.体系分类编号法；
全宗编号规则：
1.不能过于繁琐；
2.不得任意更改；
3.扩展性；
4.唯一性；
5.考虑馆藏全宗的特点及管理方便；
第三节
全宗内档案分类总的原则是要科学、客观、符合逻辑，能反映档案的形成特点和规律；
全宗内档案的分类主要有文件的时间、来源、内容、形式四种；
1.文件产生的时间：
a.年度分类法；b.时期分类法；c.工作阶段分类法；
2.文件的来源：
a.组织结构分类法；b.作者分类法；c.通信者分类法；
3.文件的内容：
a.问题分类法；b.实物分类法；c.地域分类法；d.专业分类法；4.文件的形式：a.文件种类分类法；b.载体形式分类法；c.形状规格分类法；
组织全宗内常用的档案分类方法有三种：年限分类法、组织机构分类法、问题分类法；
项目全宗内档案分类一般按时间和内容标准进行；
二级分类（第一级按年度，第二级按组织机构）：年度—组织机构分类法；组织机构—年度分类法；年度—问题分类法；问题—年度分类法；
第四节
全宗的文件经过分类后，将同一类别的档案集中在一起，进一步整理，使之系统化、个别化；
案卷是组成全宗的基本单位，立卷是档案整理工作的基础，立卷工作的好坏、案卷质量如何，是衡量档案整理工作水平的重要标志；
；
立卷与全宗内档案的分类是相互联系的两项工作；
立卷工作的内容：
1.组成案卷单位；
2.拟写案卷标题；
3.卷内文件的排列与编号；
4.填写卷内文件目录与备考表；
5.案卷封面的编目；
6.案卷的装订；
案卷编目主要作用：
1.固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，反映和巩固档案整理工作的成果；
2.揭示
全宗内档案内容和成分，是查找、利用档案最基础的检索工具，也是编制其他检索工具的基础；
3.它是案卷清册和总账，是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依据；
案卷目录结构：
1.封面和扉页；
2.目次；
3.序言和说明；
4.简称表；
5.案卷目录表；
6.备考表；
案卷目录的编制可以根据全宗内案卷的实际情况，或者一个类编一本，或者一个全宗只编一本，还可以按照案卷的保管期限、机密程度的不同分别编制；
目录号（案卷目录号）编制方法：
1.将全宗内所有案卷目录按流水顺序编号，在一个全宗内没有重复的案卷目录号；
2.将全宗内所有案卷目录按类别分开编号，同一类别之内没有重复的案卷目录号；
第五节
档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，是全宗号、案卷目录号、案卷号和卷内文件页(件)号的总称；
档号的功能：
1.固定档案分类排列的顺序，反映档案的整理体系和实体位置；
2.是馆藏档案达到系统化、个别化，便于档案的检索利用；
3.便于档案的保管和统计；
4.档案实体结构体系用代码方式表现出来，有利于计算机自动处理档案信息，便于档案的现代化管理；
档号编制的基本原则是具有唯一性、合理性、稳定性、可延性、简洁性；
档号的唯一性是指档案馆（室）内档号应指代单一；
档号的合理性即档号结构必须与馆藏档案额整理分类体系相适应；
档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用-（短横）相隔；
全宗号用四位代码标识，第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯苏子标识某一属类全宗的顺序号；
案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按不同时间、不同组织、不同结构、不同保管期限、不同专题、不同载体形态设置案卷目录号；
每一案卷三位数为宜；X1000另立案卷目录，另编案卷目录号；
类别号是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成代码标识，同级用.，类别号一般不应超过三级；
案卷号用三位阿拉伯数字标识；
件号、页号用阿拉伯数字标识；
第六节
归档文件整理改革的内容和意义：
1.简化档案整理环节，深化档案信息组织、检索和开发利用，是档案整理工作的发展趋势；
2.《规则》明确规定了文书档案整理工作改卷为件的做法，引起了档案学术界和档案实际部门的共同关注，并对档案整理工作产生了积极的影响；
档案整理改革：毋庸置疑，改卷为件；
归档文件整理，指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排序、编号、
编目、装盒，使之有序化的过程；
归档文件的整理原则是：
1.保持文件之间的有机联系；（所规定的按照年度、组织机构、问题分类就是从文件的形成时间、来源、内容来集中相关的归档文件。。。）
2.区分不同价值；（按保存价值，区分保管期限）
3.便于保管和利用；（档案整理的根本目的）
归档文件的整理以件为单位；
归档文件分类标准：年度、组织机构、问题、保管期限；
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、等必备项，归档章格式长度45mm，宽16mm，可分为6格；
档案盒规格31mm*220mm，厚度为20mm，30mm，40mm；
档案盒盒脊：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号室、馆、盒号；
档案盒封面：左上：盒内文件情况说明；右下：整理人、检查人、年月日；