文书档案员工作职责

文书档案员工作职责1、努力学习掌握档案工作业务知识,提高业务能力。 2、严格执行党和国家的保密制度,妥善保管好文书档案文件及有 关材料,注意安全严防失密。 3、 严格文书档案室管理制度, 无关人员不得入内查阅、 翻阅文件, 随手关门,切忌将钥匙挂在抽屉或门上。 4、切实做好保密工作,各种有密级的文件、资料、会议记录等保 密材料阅后及时收回,随时入柜,不得放在办公桌上过夜。保密废纸 统一粉碎,不得另行处理。 5、督促协助各部门,在季度末将应归档的文件材料初步整理,及 时归档。 6、收集整理保管与本公司有关的参考资料照片等以便归档利用。 7、根据需要编制各种目录索引工具做到查找方便及时准确。 8、积极开展档案的利用工作,严格借阅手续,做好文书档案的统 计工作。 9、负责各类发文的编号、登记、印发,做到准确、无误。 10、及时做好各种来文的登记,按规定程序分别送经营层领导、 中层干部传阅,做到当日收文,当日传阅,及时收回。 11、认真做好上级文件的收发、传阅、催办工作,做到及时准确 无误。 12、按月做好各类文件、资料的收集整理工作,做到不漏、不缺、 不破损、不重复、不零乱,文件资料完整,查找方便。公司接待管理制度一、总则 (一)为使公司接待工作有所遵循,特制定本制度。 (二)本制度适用于公司日常接待工作。 (三)总经理工作部负责制度解释。 二、接待事务分类 A类:贵宾接待。指公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及 参观团或地方政府部门的接待。 B类:业务接待。指营销客户的接待。 C 类:普通接待。指一般来客的接待。 三、接待场所管理 (一)公司接待场所设在三楼、四楼会议室、各部门的指定接待 办公室。 (二)其它场所除总经理室外一律不得用做接待场所,待客必须 在指定处进行。 四、接待职责分工 (一)接待工作是塑造企业良好形象、提升企业整体素质的首先 窗口,具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范 执行。 (二)接待内容包括:迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介 绍及招待服务等。 (三)总经理工作部主任对接待工作负有全面责任。 五、接待方式 (一)贵宾接待:迎接来客于指定地点入座,公司领导陪客接待, 以热茶、名烟招待,如须就餐由公司领导或指定专人陪同安排于酒店 就餐。 (二)业务接待:相关部门主办人员迎接客户于指定地点入座, 以烟、茶方式招待。如须安排外出就餐,由公司领导指派人员陪同。 (三)普通接待:业务部门接待并服务,以普通香烟、白开水方式招待,由部门指定人员陪同就餐。 六、接待规则 (一)接待一般程序 门卫值班询问来由后通报总经理工作部并指导路线。 接待经办人员请来客到专门接待室。 接待洽谈,总经理工作部安排食宿。 相关人员礼貌送客。 (二)接待礼仪要点 1.接待人员须严格遵守公司相关规定,不准有任何越格行为发生。 2.接待人员于接待进行时,须密切注视接待动态,做好控制指挥工 作,保证规范进行。 3.接待过程中遇有来客提出办理限制事宜,须婉言解释。 (三)接待用品准备 1.通用备品:烟及配套用品、水及水具、杂志、便笺及铅笔等。 2.特殊备品:夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等。 (四)环境标准 1.物品摆放整齐,且表面无灰尘; 2.地面干净无脏物,空气流通清新; 3.室温适度,灯光合适,电视调好; 4.备品齐全。 (五)参观规定 1.决定参观须请示公司领导批准。 2.参观介绍以相关业务部门为主,接待部门配合。 3.非经总值班批准不准入室参观和拍照生产场所。 4.参观进行时,原则上介绍者在先、接待经办在后。 5.参观所到之处,作业人员须集中精力做事,不得东张西望,更不 许与参观人员交谈。如有必要可礼貌示意。公用小车驾驶员管理规定一、 驾驶员须自觉遵守公司规章制度和交通法规, 服从工作安排, 保持通讯工具畅通。出车时,热情礼貌工作,谨慎驾驶,安全行车。 二、外出行车自觉遵守劳动纪律,不得夹带办私事,并自觉抵制 乘车办事人员夹带办私事。凡外出行车夹带办私事或未抵制乘车人员 夹带办私事,发现或被举报核实,按劳动纪律考核规定处理。 三、外出行车出现违章,所受行政罚款,驾驶员自行承担。 四、不服从工作安排、私自驾车外出、未遵守门卫管理规定均按 劳动纪律考核规定处理。 五、出车任务完成(包括长途出车)须按时返回,车辆停放厂区 并入库。未按规定执行,按劳动纪律考核规定执行。 六、油料申领按计划每周领油票一次,由主任签字核发;每季度 由车管人员检查考核一次,所领油料应与行车里程相符,不相符按有 关规定考核处理。 (长途出车的油料和行车里程由车管人员核减。 ) 七、车辆出现故障,应及时报告,按主任安排实行定点维修。日 常维修须事前申报检修项目,经主任同意,车管人员签证后,方可凭 开据的维修单修车。修理过程中需增加的修理项目,须报告主任同意。 未按规定办理手续,修车费用不予报销。 八、驾驶员每日须保持车辆洁净,市内不准在外洗车,不报销洗 车费用。汽车美容须经主任同意批准。 九、公休值班及节假日值班刷卡考勤,工作服从值班经理调配。 十、市内出车加班和公休值班实行调休制度,车管人员按加班情 况发放调休票,驾驶员妥善保管,如需调休经主任同意批准,车辆交 总经理工作部管理。 十一、市内出车的停车费等,由车管人员核对,经主任审核签字 后按程序报销。出长途发生的路桥费、油料费、停车费、车辆维修费, 由车管人员核对和乘车人员证明签字,经主任审核签字后按程序报销。 十二、本规定解释权在总经理工作部,自即日起开始执行。公用小车使用规定一、使用范围 总经理工作用车、监事会主席、财务总监工作用车、部门人员办 理业务用车、经总经理批准的经营层其他成员和部门长途出差用车。 其他经理层成员市内工作用车,原则上不安排公车。 二、派车规定 经营层用车,正常的工作时间由总经理工作部开具派车单,或告 知总经理工作部;部门业务用车,经分管经理批准,由总经理工作部 开具派车单。 派车单须注明事由、办理业务地点、乘车人员姓名。 部门需紧急办理的业务,如无车辆安排,经总经理工作部批准, 可乘用社会交通工具,费用经总经理工作部主任签字后按程序报销。 长途出车须经总经理批准。档案管理办法 第一章 总 第一条 则为加强公司档案业务建设,进一步提高档案管理水平,更好地为公司的生产建设和经营管理服务,根据《中华人民共和国档 案法》等的要求和公司档案工作实际情况,制定本管理办法。 第二条 第三条 本办法适用于襄樊安能热电有限公司档案管理。 本办法规定了襄樊安能热电有限公司文件材料收集归档及档案保管、鉴定销毁、统计、借阅、档案管理现代化的管理内容。 第二章 第四条 文件材料收集、归档行政部档案室负责对全公司科技档案、文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、科技图书、资料进行集中统一管理,并 对归档工作进行监督、检查和指导。 第五条 第六条 凡各部门在各项业务工作中形成具有保存价值的文件材 对归档文件材料的基本要求 料都必须定期向档案部门移交归档,任何部门和个人不得据为己有。 (一)归档的材料必须准确地反映我公司基建、生产、科研、经 营管理等各项活动的真实内容和历史过程; (二)归档的文件材料应为原件。传真件不得作为原件归档,若 无法取得原件,应由接收部门复印后,签字并加盖单位公章,可作为 原件; (三)归档的文件材料必须完整、系统、准确,各项签字手续完 备,正件与附件,印件与底稿,请示与批复,转发文与被转发文要放 在一起,不得分开,文电应合一; (四)归档的文件材料必须字迹清楚、工整,纸张及文件格式符 合规范要求。书写材料要适于长期保存,使用蓝黑、炭素笔进行亲笔 签字并盖章,禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水;(五)重要的电子文件,应另外形成纸质文件材料归档保存; (六)归档文件中所盖单位的印章应完整无缺; (七)归档的声像材料必须是原件,图像清晰、声音清楚。底片 与照片应相符,不能磨损,并附有文字说明,文字应简练,一般包括 事由、时间、地点、人物、背景、摄影者; 第七条 归档工作要求 (一)案卷及卷内文件不得重份,同一案卷内不同保管期限的文 件该案卷的保管期限从长。 (二)归档文件材料不得涂改和涂抹,不得有用小刀刮改的现象。 (三)归档电子文件应采用不可擦除型光盘,文件采用 PDF 格式。 (四)归档文件纸质采用 A4 型纸,大于 A4 幅面的应折叠为 A4 规 格,小于 A4 幅面的要托裱在 A4 规格的白纸上;若归档文件破损、局 部残缺,需进行修裱后进行归档。 (五)凡因公出国或在国内参观学习,考察和参加各种会议获得 的各种文件材料均应及时归档, (六)公司文书档案应在次年三月三十日前,将上年度应归档的 文件材料收集齐全、整理完好归档。 (七) 工程竣工项目资料在单位工程结束 45 日内, 必须将二套 (一 正一副)竣工资料向档案室移交,并办理竣工资料移交相关手续。零 星工程的竣工资料在工程竣工后 30 日内移交档案室。 (八)设备开箱技术文件在设备开箱验收后,由物资采购部负责收 集、整理并编制资料移交清单,于 7 日内按清单移交档案室;急需安 装的设备开箱技术文件需当日移交。技术改造及大小修期间产生的技 术文件,在项目完成后,由项目专工负责编制资料移交清单,于 30 日 内整理移交档案室归档。 (九)当年形成的会计档案由财务部门编制会计档案清册后,交 档案室统一管理。 (十)公司各种重要活动形成的声像档案,由总经理工作部编制 移交资料清单,于次年三月份交档案室归档。(十一)在各项业务活动中形成的实物档案,应由业务部门在一 周内移交档案室。 (十二)所有归档的文件、材料纸质文件与电子文件一并归档。 (十三)归档的文件材料如不符合上述要求,档案室有权拒收, 并要求有关人员重新进行整理和补充。 第三章 第八条 第九条 第十条 记。 第十一条 第十二条 第十三条 第十四条 第十五条 物品。 第四章 第十六条 档案鉴定与销毁 已经归档的文件材料不得修改。 存放档案有条不紊,排架科学合理。 档案库房的技术管理,应贯彻“以防为主,防治结合” 档案库房管理应做到“八防”,即:防火、防盗、防光、 档案库房内保持清洁、整齐,严禁存放与档案无关的 档案保管凡需归档的秘密文件,必须存放在安全地方,按密级划 对经常使用的秘密文件用后应随时入柜加锁,个人不得 定期进行库存档案的清理工作,做到帐、物相符,对破分层次妥善保管,并经常检查保密情况。 保存秘密文件。 损或载体变质的档案要及时修复,出入库房的档案必须仔细清点和登的原则,应有专人负责。库房温湿度控制在规定范围之内,保管安全。 防潮、防尘、防虫、防霉、防水。各种档案、文件、材料的鉴定、销毁,由“档案鉴定销毁委员会”负责定期进行鉴定销毁。 (一)由各鉴定小组把确无保存价值的文件、材料逐份清理核对、 登记。(二)应销毁的文件登记后,送到“档案鉴定销毁委员会”审核, 主管公司领导审批后方可销毁。 第十七条 基本原则是: (一)有长远利用价值的档案应永久保存。 (二)在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。 (三)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。 第十八条 第十九条 每年一次。 第二十条 注明鉴定日期。 第二十一条 第二十二条 第二十三条 第二十四条 档案销毁的凭证。 第二十五条 室,一份备案。 第五章 第二十六条 效率和高可靠性。 档案统计 档案销毁清册一般应编制一式两份,一份留存档案 销毁文件必须有两人以上(一人登记,一人复核) 待销文件、材料,绝对不允许当废纸出售给废品收 绝密文件由机要人员负责销毁。 应销毁的档案,必须编制销毁清册,作为日后查考 共同负责监销。任何个人不得私自销毁文件。 购部门,亦不得作包装、裱糊纸用。 对已到保管期限的档案进行直接鉴定,写出鉴定报告, 并在备考表中注明鉴定意见,由档案鉴定销毁委员会负责人签名,并 保管期限的日常鉴定工作由总经理工作部档案室负 库存档案的定期鉴定由委员会进行,鉴定间隔时间应 责,对新入库的档案应正确划分保管期限。 根据国家档案局及有关部门的规定,档案保管期限分 永久、长期(16—50 年)和短期(15 年以下)三种。确定保管期限的档案统计数据应保证真实准确,以求统计工作的高第二十七条 第二十六条 引目录等)。 第二十九条 一次。 第三十条对档案的接收、分发、保管、利用、销毁等情况要 建立各分类档案明细帐(案卷目录、分类目录、全 建立档案利用效果登记簿,及时填写,每年末统计及时进行登记和统计。统计电子档案访问明细清册。 第六章 档案的借阅第三十一条 第三十二条 得留为私用。 第三十三条 阅的档案。 第三十四条 第三十五条 第三十六条 第三十七条 第三十八条凡需借阅档案者,必须办理借阅登记手续,借阅者 借阅档案严禁拍照、抽页、剪裁,要按时退还,不 工作人员调动、离退休时,必须向档案室交还所借 对需延长借阅时间的,须到档案室办理续借手续, 本公司职工借阅涉密档案文件,由部室领导审核, 复制秘密文件必须经领导批准,履行登记手续,并 外单位人员借阅档案,需凭介绍信,经主管领导批 会计档案只提供本单位财务人员查阅,档案原件原对所借档案要妥善保管,爱护档案,不准污损、涂改、转借。一般不得超过 1 个月。 公司主管领导审批后,档案人员方可办理借阅手续。 将复制件按原件管理。 准,方可到档案室阅览,未经批准不得摘录案卷内容。 则上不得借出,如有特殊需要,经主管领导批准,可提供查阅和复制。 所借档案不得拆散原卷册,严禁在会计档案上涂划、拆封和抽换,并 应限期归还。 第三十九条 第四十条 无误后予以销帐。 严禁在照片等物件上涂改和作任何文字标记。 退还文件时,档案工作人员根据借阅登记薄检查核对第七章 第四十一条 第四十二条 第四十三条附 则本办法的执行情况由公司行政部负责检查落实,并 本办法的文字解答由公司行政部负责。 本办法按公司的有关规定进行解释。纳入月度经济责任制进行考核。公文管理办法 第一章第一条 第二条总则本办法是根据《国家行政机关公文处理办法》,结合襄樊 公司的公文是公司在行政管理和经营管理过程中形成的安能热电有限公司实际情况制定。 具有法定效力和规范体例格式的公务文书,其主体是文件。行文应坚 持少而精,注重实事求是,精简、高效的原则,必须做到准确、及时、 安全。公文处理是指公文的办理、管理、整理等一系列相互关联、衔 接有序的工作。 第三条 第四条 公文处理必须严格执行国家有关保密规定,确保国家秘 公司行政公文管理工作由总经理直接领导。总经理工作 密和公司商业秘密的安全。 部是公司行政公文的归口管理部门,配备专职人员负责公文处理工作, 各部门设兼职文书,负责本总经理工作部门的公文管理工作。公文管 理应当做到统一、规范,由总经理工作部统一收发、批办、传送、用 印和归档。文秘人员应忠于职守、勤奋好学并具备相关专业知识。 第二章 公文种类 第五条 公司常用的公文种类和应用要点如下:(一)决定――本级职权范围内,对某些重大问题作出安排,例如 对重要的机构调整、人事变动、干部奖惩等做出的安排,用决定; (二)通知――传达上一级领导部门的指示,部署工作,发布规章 制度,转发上一级机关、同级单位和无隶属关系单位的公文,要求公 司内部相关部室周知和共同执行的事项,任免和聘用管理人员,用通 知; (三)请示――向上级领导机关请示批示和批准事项,用请示;(四) 报告――向上一级领导机关汇报工作、 反映情况、 提出建议、 陈述意见、答复查询等,用报告。报告事项不得有“请示”的内容; (五)通报――介绍工作经验和典型事例,表彰先进、批评错误、 传达重要情况,用通报; (六)函――同级单位以及无隶属关系的单位商洽工作和联系业 务,询问和答复有关事项,用函; (七)会议纪要――记载和传达会议议定事项、主要精神,要求有 关部室共同遵守、执行的,用会议纪要。主要有党委会议纪要、总经 理办公会议纪要和专题会议纪要。 第三章 第六条 公文格式公文格式一般由发文机关(文头)、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、文件标题、主送机关、正文、附件、成文日 期、印章、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期及核稿人、缮印 人等组成。具体要求是: (一)涉及公司商业秘密的公文应当在公文的首页右上方标明“机 密”、“秘密”、“内部事项”等级,其中,“机密”、“秘密”级 公文还应当标明份数和序号; (二)紧急程度。对急需办理的公文,应视紧急程度分别标明“特 急”、“急件”,凡加注“特急”的公文,应从核稿、审批、发文日 起、印刷到分发、递送,按时限要求急速办理; (三) 发文机关文头应使用全称, 联合行文主办单位应当排列在前; (四)发文字号应当包括发文代字、年度、序号,几个单位联合发 文,只标明主办单位的发文字号; (五)文件标题一般应包括发文机关、事由和公文种类(有些文种 发文机关可以省略),标题应当确切、简明扼要的概括行文内容,标 题中除法规、规章名称外,一般不加书名号;(六)主送机关,是指能够对公文内容作出批示、答复以及需共同 办理或阅知受文机关,其应写全称或规范化简称,抄送机关是指需要 了解公文内容的相应阅知机关; (七)成文时间,一律以签发人签发日期为准,电报、传真已发出 日期为准。会议通过的文件应注明通过日期。遇有特殊情况,签发日 期与实际发出时间差距较大的,行政部应注明实际发出时间; (八)附件,公文如有附件应在正文之后、成文时间之前注明附件 的顺序与名称,附件可以省略原文号; (九)主题词根据实际参照原国家电力公司制发的主题词表,标注 主题词; (十)公文落款,联合上报和联合下发的公文,必须署名发文机关 并分别加盖印章,其中主办单位名称和印章排列在前。其他公文落款 处不再署名发文机关名称,只加盖主办机关的印章。会议纪要不盖印 章; (十一)公文用纸采用国际标准 A4 纸型(210х 297MM),左侧装 订。 第四章 第八条 行文规则凡属公司职权范围内的问题,不得越级行文请示和报告。因情况紧急需越级行文时,应同时抄送越过的上级机关。对无故越级 请示和报告问题的公文,追究相关人员的责任。 第九条 程序办理。 第十条 第十一条 请示应一事一文,一般只写一个主送机关。在上级机关批 上行公文除上级领导直接交办的事项外,一般不写给领 复或批转前不得将请示抄送同级或相关部室。 导者个人,特殊情况需写给领导个人的请示和报告,可以单位便函形 式发送,同时要编号、加盖印章。 各部门如需对上级领导机关请示、报告事项时,必须以公 司名义行上行文,须事先与相关职能部门和行政部联系,按公司发文第十二条公司所属部门需以公司名义(加盖公司印章)答复问题的报告文,均应由行政部统一按正规途径处理,不得直接主送、抄送 相关单位和个人。 第十三条 公司内部各职能部门一般不直接对外行文,也不答复问 题,但可以转发学习上级相关业务部门的专业性文件,可以和上级机 关主要部室进行信函往来。 第十四条 涉及福利事项、机构设置和人事任免、奖惩等问题需要 行文时,可以以公司或总经理工作部的名义行文。 第五章 第十五条 收文处理: 公文处理程序收文处理是指对收到上级和外单位对本公司的来文、来函、会议 通知、电报、传真及其他资料的接收、办理的过程。包括签收、登记、 拟办、批办、承办、催办、办结、归档等程序。其中,OA管理系统亦 适用此程序。 凡发给公司及公司总经理工作部的函件,一律由总经理工作部负 责签收、拆封;发给党委的函件,由党委秘书签收、酌情拆处;发给 领导个人以及部门的函件,一律由有关领导和总经理工作部秘书、部 门兼职文秘签收、酌情拆处,其中属主送公司的公文,拆分后应及时送 总经理工作部按程序登记分阅。各部门自行收到的办文凡未经总经理 工作部登记的,公司不予办理。未经允许其他人员不得随意拆封。 第十六条 文件分文、交办规定如下: (一)凡经公司总经理工作部登记的公文,由总经理工作部根据 文件内容,酌情分呈(或通过OA发送)公司主管领导阅示,或批请有 关职能部门限期办理和阅知;凡上级领导的重要批件,先经公司领导 阅批,再送有关职能部门按领导批示办理。 (二)收文应随文附加“文件处理笺”,并进行登记编号,注明 收文日期,凡需公司研究、承办、批复的文件,由总经理工作部提出 拟办意见分请有关领导批示和批请有关部门办理。凡属公司领导或部门阅知的文件,由总经理工作部提出拟办意见,批请有关领导和部门 阅。 (三)经批示的文函,由总经理工作部文书呈送有关领导和部门, 领导之间、部门之间不应横传文件。 (四)送领导批示及交部门办理的公文,文书要负责催办、查办, 做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,及 时将办理情况向领导汇报。 (五)承办部门收到应办文件后,应于当天进行登记,及时送交 有关经办人员办理,不得拖延积压,更不能将公文的附件私自取下。 (六)特急件,已规定办文时限的,应在规定时限内将文件办理 完毕;未规定时限的,要在3个工作日以内办完;一般公文应在1—5个 工作日以内办完;涉及项目审批的,时限可适当延长;凡预计在较长 时间内办不完的,要及时将有关情况报告行政部。 (七)凡涉及几个部门办理的公文,应明确主办、协办单位;办 理中出现有关方面意见不一致时,应如实向总经理工作部或公司领导 反映情况,不得擅自处理,也不允许借口有不同意见而延长办理时间 扣压不办。 (八)承办部门确需延长处理时间或采取其他途径办理时,应告 知总经理工作部。同时,总经理工作部应负责定期催办,并适时通报 公文办理情况。 (九)OA管理系统均适用以上收文处理程序。 (十)对于国家有关部门下发的文件资料、密码电报,送公司领 导传阅,要严格履行签收手续,保证安全,防止丢失;要速传速阅, 一般不得超过2天,并注明传出时间。特急件应随到、随传、随阅,必 要时可集体传达。 (十一)明传电报,要按当时要求办理。 第十七条 发文处理: (一)以公司名义对外行文,应按照拟稿、核稿、会签、签发、 编号、打印、用印、分发、递送、归档、立卷等程序办理。同时,为 了提高工作效率,拟稿人员需在OA管理系统中提交拟稿,由拟稿部门领导进行审核后提交总经理工作部主任核稿。 发文应贯彻精简原则,凡能当面请示、报告、商洽的事项,一般 不要行文;凡可以用电话、现场办公、直接对话方式处理的问题,一 般也不要行文。各部门的内外业务联系一般不印发公文。 (二)草拟公文应注意符合国家的法律、法规,符合党和政府的 方针政策及有关规定,符合公司发布的各项制度和办法。公文中有关 人名、地名、数字、引文要务求准确。文稿涉及的有关文件、附件应 齐全。用词用字必须准确、规范。文内使用简称时,一般先用全称注 明简称后,再用简称。 (三)草拟公司公文稿,应用公司发文稿纸。稿纸首页各项应认 真填写。如联合发文,应在签发栏内划出定格,注明联名单位,便于 签发人签批。如需外部单位会签,应在会签栏加画横线分开,横线上 方写公司内会签单位,下方写外部会签单位。文稿第二页开始应使用 公司A4方格稿纸或打印件。草拟会议纪要,应用公司会议纪要签批处 理单。 (四)公文内容要做到观点明确,表达清楚,层次分明,反映情 况准确,文字通顺精炼,书写工整,标点正确,稿面整洁,篇幅力求 简短。 (五)文稿送签时,若有需要向主管领导说明的事项,应在首页 附加“签报”纸书写简要说明,并随文稿一并送审。 (六) 本公司各职能部门不能以部门名义跨部门发通知、 通报 (纯 事务性工作除外)。职能管理部门需要以襄樊安能热电有限公司名义 发布通知。 (七)拟稿和批发文件时应使用钢笔(只能使用碳素墨水或蓝黑墨 水)、毛笔或签字笔,不得使用铅笔、圆珠笔。 第十八条 核稿规定: (一)核稿程序: 凡以公司名义发文,都应经过公司总经理工作部秘书核稿,各部 门主办负责人要负责本部门文稿核稿前的审核把关。不经总经理工作 部秘书核稿就直接送公司领导的公文,文秘人员不予传递,领导不予签发。 (二)核稿要求: 总经理工作部秘书核稿主要进行是否需要行文,是否符合国家的 有关方针政策及规定,是否需要会商有关部门,以及修辞、文种使用、 公文格式是否准确、规范等的把关。 主办部门主要负责核查文稿数据、事实的准确性和所提措施是否 切实可行,是否写清楚了要说明的问题,是否言不及义、文中错乱、 该协商的未协商及稿面是否干净、整洁等问题。 签发人主要负责审查办文的必要性,是否符合党的方针政策,是 否表达了议定的原则、意见,是否符合行文意图等。 第十九条 文件签发、会签规定: (一)以党委名义发出的公文,由党委书记签发。 (二)以公司名义发出的公文,按照分工并视重要程度和涉及范 围,由总经理或分管副总经理签发。上报的重要公文和下发各部门的 规范性文件以及重要文件应由总经理签发,或分管副总经理阅签后转 请总经理核阅后发出。 (三)会议纪要,由主持会议的领导签发。签发人在批签时,应 表明同意与否,并在发文稿纸首页签发栏内签署姓名和日期。其审批 人圈阅的,应视为同意。 (四)文稿会签:起草的文稿需送外部有关单位会签(含联合发 文)的,由总经理工作部呈请主管领导批签后送出。公司内部门之间 会签的,经总经理工作部审核后进行办理。联合发文时,由主办单位 签发后,应按联名顺序依次签发。一般会签稿要求1--3个工作日会签 完毕,超过时限要向行政部说明原因。对会签稿有意见,应另附纸写 明,如在文稿上修改,应加以说明。 (五)修改公文不得在文稿装订线以外书写。修改公文禁止使用 圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。文稿已经签发,不经原签发人或 文秘部门的核稿人同意,不得修改。 (六)呈送公司领导签发的文件,必须有拟稿部门、拟稿人、部 门负责人及总经理工作部秘书的签字及日期,以便明确责任。(七)OA管理系统均适用以上发文、核稿处理程序。 第二十条 文件缮印与校对 (一)以党委和公司名义发出的公文,必须由总经理工作部统一 登记、编号、打字、印刷。 (二)送印的文稿,字迹不清和难以辨认的,由拟稿部门重新抄 清后(并附原稿)再予以打字、印刷。 (三)校对。各种公文,一律由拟稿部门负责校对,并签注校对 人姓名。校对工作必须做到准确无误,校样与原稿必须一致,不得擅 自修改原稿。如必须修改时,应征得总经理工作部秘书认可,需要改 动须经原签发人同意。限时印出的特急件,主办部门应责成专人跟踪 校对,以免造成文件延误。 (四)打印其他稿件,如讲话、资料、期刊、日程安排等,也必 须先定稿再承印,不得边校边改。 (五)打印文件的格式、用字、排版及装订等,应符合有关规定。 部门计算机打印的需按A4纸规格,并留天地左右空间。打印后的文件, 装订及发送由行政部负责,对外发出的正式文件(红头)须加盖公章, 由文书登记后交收发员发出。 (六)打字室为保密场所,无关人员不得擅自进入,更不允许私 自用打印、复印设备。 (七)打字员对打印材料及废纸要及时整理,妥善放置或销毁, 严守秘密。要经常保持室内清洁卫生,及时维护打印设备,确保打印 设备、原材料随时满足工作需要。 (八)严格控制材料消耗,厉行节约,努力做到费用不超支。 第二十一条 用印、发文管理规定: (一)公司党委印章由公司党委秘书负责使用与管理。公司印章 由总经理工作部文书负责使用和管理。 (二)除公文用印以外,使用党委、公司、公司法人代表个人名 章一律填写“用印申请单”,填写批签完备后方可盖印。 (三)日常事项能够使用公司总经理工作部印章办理的,一般不 使用公司印章。因重要外事事项、经济担保、重要证明材料及其他重大问题需用公司印章时,必须经公司法人代表批准同意或授权其他领 导签字。一般公事必须使用公司印章时,由公司领导授权总经理工作 部主管领导签字。 (四)总经理工作部负责发送以公司党委、公司名义制发的文件。 (五)发秘密级以上文件、资料时,应在信封上准确地写明收文 部门或收件人姓名,并在信封上写明秘密等级、缓急程度和编号。发 绝密级文件、资料时,要在信封上加贴密封条。 (六)发给公司各部门的文件,,一般情况采取OA通知方式及时 分发,个别急件采取电话通知方式,并做好电话记录。 第六章 第二十二条 第二十三条 公文立卷、归档和销毁文书人员应根据档案管理有关规定,及时对文书资 对没有存档价值和存查必要的文件,经部门领导鉴料收集、登记,于每年3月份之前,将上年度的文书移交档案室归档。 定批准后,应定期销毁,不得混于废旧报纸中出售。销毁重要文件必 须逐件登记,并有两人及以上进行监销,保证不丢失、不漏销。其中 销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。 第七章 第二十四条 第二十五条 第二十六条 保密管理公司内部文件一般不得向外提供。特别是涉及公司内 任何部门和个人不得为公司以外的单位和个人复制 涉及本公司的商业秘密、内部工作秘密的文件技术资部机密的文稿,不经公司总经理工作部同意,任何人不得向外提供。 公司的文件、资料,原则上也不得提供股东、上级机关文件的复制件。 料,一律不得上网,对上网信息必须坚持“涉密信息不上网,上网信 息不涉密”的原则。 第二十七条 工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的 公文按照有关规定移交、清退。第八章 第二十八条 第二十九条 第三十条附则总经理工作部应适时编辑《公司文件汇编》。 本办法的文字解答由总经理工作部负责。 本办法按照公司的有关规定进行解释。

文书档案员工作职责1、努力学习掌握档案工作业务知识,提高业务能力。 2、严格执行党和国家的保密制度,妥善保管好文书档案文件及有 关材料,注意安全严防失密。 3、 严格文书档案室管理制度, 无关人员不得入内查阅、 翻阅文件, 随手关门,切忌将钥匙挂在抽屉或门上。 4、切实做好保密工作,各种有密级的文件、资料、会议记录等保 密材料阅后及时收回,随时入柜,不得放在办公桌上过夜。保密废纸 统一粉碎,不得另行处理。 5、督促协助各部门,在季度末将应归档的文件材料初步整理,及 时归档。 6、收集整理保管与本公司有关的参考资料照片等以便归档利用。 7、根据需要编制各种目录索引工具做到查找方便及时准确。 8、积极开展档案的利用工作,严格借阅手续,做好文书档案的统 计工作。 9、负责各类发文的编号、登记、印发,做到准确、无误。 10、及时做好各种来文的登记,按规定程序分别送经营层领导、 中层干部传阅,做到当日收文,当日传阅,及时收回。 11、认真做好上级文件的收发、传阅、催办工作,做到及时准确 无误。 12、按月做好各类文件、资料的收集整理工作,做到不漏、不缺、 不破损、不重复、不零乱,文件资料完整,查找方便。公司接待管理制度一、总则 (一)为使公司接待工作有所遵循,特制定本制度。 (二)本制度适用于公司日常接待工作。 (三)总经理工作部负责制度解释。 二、接待事务分类 A类:贵宾接待。指公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及 参观团或地方政府部门的接待。 B类:业务接待。指营销客户的接待。 C 类:普通接待。指一般来客的接待。 三、接待场所管理 (一)公司接待场所设在三楼、四楼会议室、各部门的指定接待 办公室。 (二)其它场所除总经理室外一律不得用做接待场所,待客必须 在指定处进行。 四、接待职责分工 (一)接待工作是塑造企业良好形象、提升企业整体素质的首先 窗口,具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范 执行。 (二)接待内容包括:迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介 绍及招待服务等。 (三)总经理工作部主任对接待工作负有全面责任。 五、接待方式 (一)贵宾接待:迎接来客于指定地点入座,公司领导陪客接待, 以热茶、名烟招待,如须就餐由公司领导或指定专人陪同安排于酒店 就餐。 (二)业务接待:相关部门主办人员迎接客户于指定地点入座, 以烟、茶方式招待。如须安排外出就餐,由公司领导指派人员陪同。 (三)普通接待:业务部门接待并服务,以普通香烟、白开水方式招待,由部门指定人员陪同就餐。 六、接待规则 (一)接待一般程序 门卫值班询问来由后通报总经理工作部并指导路线。 接待经办人员请来客到专门接待室。 接待洽谈,总经理工作部安排食宿。 相关人员礼貌送客。 (二)接待礼仪要点 1.接待人员须严格遵守公司相关规定,不准有任何越格行为发生。 2.接待人员于接待进行时,须密切注视接待动态,做好控制指挥工 作,保证规范进行。 3.接待过程中遇有来客提出办理限制事宜,须婉言解释。 (三)接待用品准备 1.通用备品:烟及配套用品、水及水具、杂志、便笺及铅笔等。 2.特殊备品:夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等。 (四)环境标准 1.物品摆放整齐,且表面无灰尘; 2.地面干净无脏物,空气流通清新; 3.室温适度,灯光合适,电视调好; 4.备品齐全。 (五)参观规定 1.决定参观须请示公司领导批准。 2.参观介绍以相关业务部门为主,接待部门配合。 3.非经总值班批准不准入室参观和拍照生产场所。 4.参观进行时,原则上介绍者在先、接待经办在后。 5.参观所到之处,作业人员须集中精力做事,不得东张西望,更不 许与参观人员交谈。如有必要可礼貌示意。公用小车驾驶员管理规定一、 驾驶员须自觉遵守公司规章制度和交通法规, 服从工作安排, 保持通讯工具畅通。出车时,热情礼貌工作,谨慎驾驶,安全行车。 二、外出行车自觉遵守劳动纪律,不得夹带办私事,并自觉抵制 乘车办事人员夹带办私事。凡外出行车夹带办私事或未抵制乘车人员 夹带办私事,发现或被举报核实,按劳动纪律考核规定处理。 三、外出行车出现违章,所受行政罚款,驾驶员自行承担。 四、不服从工作安排、私自驾车外出、未遵守门卫管理规定均按 劳动纪律考核规定处理。 五、出车任务完成(包括长途出车)须按时返回,车辆停放厂区 并入库。未按规定执行,按劳动纪律考核规定执行。 六、油料申领按计划每周领油票一次,由主任签字核发;每季度 由车管人员检查考核一次,所领油料应与行车里程相符,不相符按有 关规定考核处理。 (长途出车的油料和行车里程由车管人员核减。 ) 七、车辆出现故障,应及时报告,按主任安排实行定点维修。日 常维修须事前申报检修项目,经主任同意,车管人员签证后,方可凭 开据的维修单修车。修理过程中需增加的修理项目,须报告主任同意。 未按规定办理手续,修车费用不予报销。 八、驾驶员每日须保持车辆洁净,市内不准在外洗车,不报销洗 车费用。汽车美容须经主任同意批准。 九、公休值班及节假日值班刷卡考勤,工作服从值班经理调配。 十、市内出车加班和公休值班实行调休制度,车管人员按加班情 况发放调休票,驾驶员妥善保管,如需调休经主任同意批准,车辆交 总经理工作部管理。 十一、市内出车的停车费等,由车管人员核对,经主任审核签字 后按程序报销。出长途发生的路桥费、油料费、停车费、车辆维修费, 由车管人员核对和乘车人员证明签字,经主任审核签字后按程序报销。 十二、本规定解释权在总经理工作部,自即日起开始执行。公用小车使用规定一、使用范围 总经理工作用车、监事会主席、财务总监工作用车、部门人员办 理业务用车、经总经理批准的经营层其他成员和部门长途出差用车。 其他经理层成员市内工作用车,原则上不安排公车。 二、派车规定 经营层用车,正常的工作时间由总经理工作部开具派车单,或告 知总经理工作部;部门业务用车,经分管经理批准,由总经理工作部 开具派车单。 派车单须注明事由、办理业务地点、乘车人员姓名。 部门需紧急办理的业务,如无车辆安排,经总经理工作部批准, 可乘用社会交通工具,费用经总经理工作部主任签字后按程序报销。 长途出车须经总经理批准。档案管理办法 第一章 总 第一条 则为加强公司档案业务建设,进一步提高档案管理水平,更好地为公司的生产建设和经营管理服务,根据《中华人民共和国档 案法》等的要求和公司档案工作实际情况,制定本管理办法。 第二条 第三条 本办法适用于襄樊安能热电有限公司档案管理。 本办法规定了襄樊安能热电有限公司文件材料收集归档及档案保管、鉴定销毁、统计、借阅、档案管理现代化的管理内容。 第二章 第四条 文件材料收集、归档行政部档案室负责对全公司科技档案、文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、科技图书、资料进行集中统一管理,并 对归档工作进行监督、检查和指导。 第五条 第六条 凡各部门在各项业务工作中形成具有保存价值的文件材 对归档文件材料的基本要求 料都必须定期向档案部门移交归档,任何部门和个人不得据为己有。 (一)归档的材料必须准确地反映我公司基建、生产、科研、经 营管理等各项活动的真实内容和历史过程; (二)归档的文件材料应为原件。传真件不得作为原件归档,若 无法取得原件,应由接收部门复印后,签字并加盖单位公章,可作为 原件; (三)归档的文件材料必须完整、系统、准确,各项签字手续完 备,正件与附件,印件与底稿,请示与批复,转发文与被转发文要放 在一起,不得分开,文电应合一; (四)归档的文件材料必须字迹清楚、工整,纸张及文件格式符 合规范要求。书写材料要适于长期保存,使用蓝黑、炭素笔进行亲笔 签字并盖章,禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水;(五)重要的电子文件,应另外形成纸质文件材料归档保存; (六)归档文件中所盖单位的印章应完整无缺; (七)归档的声像材料必须是原件,图像清晰、声音清楚。底片 与照片应相符,不能磨损,并附有文字说明,文字应简练,一般包括 事由、时间、地点、人物、背景、摄影者; 第七条 归档工作要求 (一)案卷及卷内文件不得重份,同一案卷内不同保管期限的文 件该案卷的保管期限从长。 (二)归档文件材料不得涂改和涂抹,不得有用小刀刮改的现象。 (三)归档电子文件应采用不可擦除型光盘,文件采用 PDF 格式。 (四)归档文件纸质采用 A4 型纸,大于 A4 幅面的应折叠为 A4 规 格,小于 A4 幅面的要托裱在 A4 规格的白纸上;若归档文件破损、局 部残缺,需进行修裱后进行归档。 (五)凡因公出国或在国内参观学习,考察和参加各种会议获得 的各种文件材料均应及时归档, (六)公司文书档案应在次年三月三十日前,将上年度应归档的 文件材料收集齐全、整理完好归档。 (七) 工程竣工项目资料在单位工程结束 45 日内, 必须将二套 (一 正一副)竣工资料向档案室移交,并办理竣工资料移交相关手续。零 星工程的竣工资料在工程竣工后 30 日内移交档案室。 (八)设备开箱技术文件在设备开箱验收后,由物资采购部负责收 集、整理并编制资料移交清单,于 7 日内按清单移交档案室;急需安 装的设备开箱技术文件需当日移交。技术改造及大小修期间产生的技 术文件,在项目完成后,由项目专工负责编制资料移交清单,于 30 日 内整理移交档案室归档。 (九)当年形成的会计档案由财务部门编制会计档案清册后,交 档案室统一管理。 (十)公司各种重要活动形成的声像档案,由总经理工作部编制 移交资料清单,于次年三月份交档案室归档。(十一)在各项业务活动中形成的实物档案,应由业务部门在一 周内移交档案室。 (十二)所有归档的文件、材料纸质文件与电子文件一并归档。 (十三)归档的文件材料如不符合上述要求,档案室有权拒收, 并要求有关人员重新进行整理和补充。 第三章 第八条 第九条 第十条 记。 第十一条 第十二条 第十三条 第十四条 第十五条 物品。 第四章 第十六条 档案鉴定与销毁 已经归档的文件材料不得修改。 存放档案有条不紊,排架科学合理。 档案库房的技术管理,应贯彻“以防为主,防治结合” 档案库房管理应做到“八防”,即:防火、防盗、防光、 档案库房内保持清洁、整齐,严禁存放与档案无关的 档案保管凡需归档的秘密文件,必须存放在安全地方,按密级划 对经常使用的秘密文件用后应随时入柜加锁,个人不得 定期进行库存档案的清理工作,做到帐、物相符,对破分层次妥善保管,并经常检查保密情况。 保存秘密文件。 损或载体变质的档案要及时修复,出入库房的档案必须仔细清点和登的原则,应有专人负责。库房温湿度控制在规定范围之内,保管安全。 防潮、防尘、防虫、防霉、防水。各种档案、文件、材料的鉴定、销毁,由“档案鉴定销毁委员会”负责定期进行鉴定销毁。 (一)由各鉴定小组把确无保存价值的文件、材料逐份清理核对、 登记。(二)应销毁的文件登记后,送到“档案鉴定销毁委员会”审核, 主管公司领导审批后方可销毁。 第十七条 基本原则是: (一)有长远利用价值的档案应永久保存。 (二)在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。 (三)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。 第十八条 第十九条 每年一次。 第二十条 注明鉴定日期。 第二十一条 第二十二条 第二十三条 第二十四条 档案销毁的凭证。 第二十五条 室,一份备案。 第五章 第二十六条 效率和高可靠性。 档案统计 档案销毁清册一般应编制一式两份,一份留存档案 销毁文件必须有两人以上(一人登记,一人复核) 待销文件、材料,绝对不允许当废纸出售给废品收 绝密文件由机要人员负责销毁。 应销毁的档案,必须编制销毁清册,作为日后查考 共同负责监销。任何个人不得私自销毁文件。 购部门,亦不得作包装、裱糊纸用。 对已到保管期限的档案进行直接鉴定,写出鉴定报告, 并在备考表中注明鉴定意见,由档案鉴定销毁委员会负责人签名,并 保管期限的日常鉴定工作由总经理工作部档案室负 库存档案的定期鉴定由委员会进行,鉴定间隔时间应 责,对新入库的档案应正确划分保管期限。 根据国家档案局及有关部门的规定,档案保管期限分 永久、长期(16—50 年)和短期(15 年以下)三种。确定保管期限的档案统计数据应保证真实准确,以求统计工作的高第二十七条 第二十六条 引目录等)。 第二十九条 一次。 第三十条对档案的接收、分发、保管、利用、销毁等情况要 建立各分类档案明细帐(案卷目录、分类目录、全 建立档案利用效果登记簿,及时填写,每年末统计及时进行登记和统计。统计电子档案访问明细清册。 第六章 档案的借阅第三十一条 第三十二条 得留为私用。 第三十三条 阅的档案。 第三十四条 第三十五条 第三十六条 第三十七条 第三十八条凡需借阅档案者,必须办理借阅登记手续,借阅者 借阅档案严禁拍照、抽页、剪裁,要按时退还,不 工作人员调动、离退休时,必须向档案室交还所借 对需延长借阅时间的,须到档案室办理续借手续, 本公司职工借阅涉密档案文件,由部室领导审核, 复制秘密文件必须经领导批准,履行登记手续,并 外单位人员借阅档案,需凭介绍信,经主管领导批 会计档案只提供本单位财务人员查阅,档案原件原对所借档案要妥善保管,爱护档案,不准污损、涂改、转借。一般不得超过 1 个月。 公司主管领导审批后,档案人员方可办理借阅手续。 将复制件按原件管理。 准,方可到档案室阅览,未经批准不得摘录案卷内容。 则上不得借出,如有特殊需要,经主管领导批准,可提供查阅和复制。 所借档案不得拆散原卷册,严禁在会计档案上涂划、拆封和抽换,并 应限期归还。 第三十九条 第四十条 无误后予以销帐。 严禁在照片等物件上涂改和作任何文字标记。 退还文件时,档案工作人员根据借阅登记薄检查核对第七章 第四十一条 第四十二条 第四十三条附 则本办法的执行情况由公司行政部负责检查落实,并 本办法的文字解答由公司行政部负责。 本办法按公司的有关规定进行解释。纳入月度经济责任制进行考核。公文管理办法 第一章第一条 第二条总则本办法是根据《国家行政机关公文处理办法》,结合襄樊 公司的公文是公司在行政管理和经营管理过程中形成的安能热电有限公司实际情况制定。 具有法定效力和规范体例格式的公务文书,其主体是文件。行文应坚 持少而精,注重实事求是,精简、高效的原则,必须做到准确、及时、 安全。公文处理是指公文的办理、管理、整理等一系列相互关联、衔 接有序的工作。 第三条 第四条 公文处理必须严格执行国家有关保密规定,确保国家秘 公司行政公文管理工作由总经理直接领导。总经理工作 密和公司商业秘密的安全。 部是公司行政公文的归口管理部门,配备专职人员负责公文处理工作, 各部门设兼职文书,负责本总经理工作部门的公文管理工作。公文管 理应当做到统一、规范,由总经理工作部统一收发、批办、传送、用 印和归档。文秘人员应忠于职守、勤奋好学并具备相关专业知识。 第二章 公文种类 第五条 公司常用的公文种类和应用要点如下:(一)决定――本级职权范围内,对某些重大问题作出安排,例如 对重要的机构调整、人事变动、干部奖惩等做出的安排,用决定; (二)通知――传达上一级领导部门的指示,部署工作,发布规章 制度,转发上一级机关、同级单位和无隶属关系单位的公文,要求公 司内部相关部室周知和共同执行的事项,任免和聘用管理人员,用通 知; (三)请示――向上级领导机关请示批示和批准事项,用请示;(四) 报告――向上一级领导机关汇报工作、 反映情况、 提出建议、 陈述意见、答复查询等,用报告。报告事项不得有“请示”的内容; (五)通报――介绍工作经验和典型事例,表彰先进、批评错误、 传达重要情况,用通报; (六)函――同级单位以及无隶属关系的单位商洽工作和联系业 务,询问和答复有关事项,用函; (七)会议纪要――记载和传达会议议定事项、主要精神,要求有 关部室共同遵守、执行的,用会议纪要。主要有党委会议纪要、总经 理办公会议纪要和专题会议纪要。 第三章 第六条 公文格式公文格式一般由发文机关(文头)、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、文件标题、主送机关、正文、附件、成文日 期、印章、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期及核稿人、缮印 人等组成。具体要求是: (一)涉及公司商业秘密的公文应当在公文的首页右上方标明“机 密”、“秘密”、“内部事项”等级,其中,“机密”、“秘密”级 公文还应当标明份数和序号; (二)紧急程度。对急需办理的公文,应视紧急程度分别标明“特 急”、“急件”,凡加注“特急”的公文,应从核稿、审批、发文日 起、印刷到分发、递送,按时限要求急速办理; (三) 发文机关文头应使用全称, 联合行文主办单位应当排列在前; (四)发文字号应当包括发文代字、年度、序号,几个单位联合发 文,只标明主办单位的发文字号; (五)文件标题一般应包括发文机关、事由和公文种类(有些文种 发文机关可以省略),标题应当确切、简明扼要的概括行文内容,标 题中除法规、规章名称外,一般不加书名号;(六)主送机关,是指能够对公文内容作出批示、答复以及需共同 办理或阅知受文机关,其应写全称或规范化简称,抄送机关是指需要 了解公文内容的相应阅知机关; (七)成文时间,一律以签发人签发日期为准,电报、传真已发出 日期为准。会议通过的文件应注明通过日期。遇有特殊情况,签发日 期与实际发出时间差距较大的,行政部应注明实际发出时间; (八)附件,公文如有附件应在正文之后、成文时间之前注明附件 的顺序与名称,附件可以省略原文号; (九)主题词根据实际参照原国家电力公司制发的主题词表,标注 主题词; (十)公文落款,联合上报和联合下发的公文,必须署名发文机关 并分别加盖印章,其中主办单位名称和印章排列在前。其他公文落款 处不再署名发文机关名称,只加盖主办机关的印章。会议纪要不盖印 章; (十一)公文用纸采用国际标准 A4 纸型(210х 297MM),左侧装 订。 第四章 第八条 行文规则凡属公司职权范围内的问题,不得越级行文请示和报告。因情况紧急需越级行文时,应同时抄送越过的上级机关。对无故越级 请示和报告问题的公文,追究相关人员的责任。 第九条 程序办理。 第十条 第十一条 请示应一事一文,一般只写一个主送机关。在上级机关批 上行公文除上级领导直接交办的事项外,一般不写给领 复或批转前不得将请示抄送同级或相关部室。 导者个人,特殊情况需写给领导个人的请示和报告,可以单位便函形 式发送,同时要编号、加盖印章。 各部门如需对上级领导机关请示、报告事项时,必须以公 司名义行上行文,须事先与相关职能部门和行政部联系,按公司发文第十二条公司所属部门需以公司名义(加盖公司印章)答复问题的报告文,均应由行政部统一按正规途径处理,不得直接主送、抄送 相关单位和个人。 第十三条 公司内部各职能部门一般不直接对外行文,也不答复问 题,但可以转发学习上级相关业务部门的专业性文件,可以和上级机 关主要部室进行信函往来。 第十四条 涉及福利事项、机构设置和人事任免、奖惩等问题需要 行文时,可以以公司或总经理工作部的名义行文。 第五章 第十五条 收文处理: 公文处理程序收文处理是指对收到上级和外单位对本公司的来文、来函、会议 通知、电报、传真及其他资料的接收、办理的过程。包括签收、登记、 拟办、批办、承办、催办、办结、归档等程序。其中,OA管理系统亦 适用此程序。 凡发给公司及公司总经理工作部的函件,一律由总经理工作部负 责签收、拆封;发给党委的函件,由党委秘书签收、酌情拆处;发给 领导个人以及部门的函件,一律由有关领导和总经理工作部秘书、部 门兼职文秘签收、酌情拆处,其中属主送公司的公文,拆分后应及时送 总经理工作部按程序登记分阅。各部门自行收到的办文凡未经总经理 工作部登记的,公司不予办理。未经允许其他人员不得随意拆封。 第十六条 文件分文、交办规定如下: (一)凡经公司总经理工作部登记的公文,由总经理工作部根据 文件内容,酌情分呈(或通过OA发送)公司主管领导阅示,或批请有 关职能部门限期办理和阅知;凡上级领导的重要批件,先经公司领导 阅批,再送有关职能部门按领导批示办理。 (二)收文应随文附加“文件处理笺”,并进行登记编号,注明 收文日期,凡需公司研究、承办、批复的文件,由总经理工作部提出 拟办意见分请有关领导批示和批请有关部门办理。凡属公司领导或部门阅知的文件,由总经理工作部提出拟办意见,批请有关领导和部门 阅。 (三)经批示的文函,由总经理工作部文书呈送有关领导和部门, 领导之间、部门之间不应横传文件。 (四)送领导批示及交部门办理的公文,文书要负责催办、查办, 做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,及 时将办理情况向领导汇报。 (五)承办部门收到应办文件后,应于当天进行登记,及时送交 有关经办人员办理,不得拖延积压,更不能将公文的附件私自取下。 (六)特急件,已规定办文时限的,应在规定时限内将文件办理 完毕;未规定时限的,要在3个工作日以内办完;一般公文应在1—5个 工作日以内办完;涉及项目审批的,时限可适当延长;凡预计在较长 时间内办不完的,要及时将有关情况报告行政部。 (七)凡涉及几个部门办理的公文,应明确主办、协办单位;办 理中出现有关方面意见不一致时,应如实向总经理工作部或公司领导 反映情况,不得擅自处理,也不允许借口有不同意见而延长办理时间 扣压不办。 (八)承办部门确需延长处理时间或采取其他途径办理时,应告 知总经理工作部。同时,总经理工作部应负责定期催办,并适时通报 公文办理情况。 (九)OA管理系统均适用以上收文处理程序。 (十)对于国家有关部门下发的文件资料、密码电报,送公司领 导传阅,要严格履行签收手续,保证安全,防止丢失;要速传速阅, 一般不得超过2天,并注明传出时间。特急件应随到、随传、随阅,必 要时可集体传达。 (十一)明传电报,要按当时要求办理。 第十七条 发文处理: (一)以公司名义对外行文,应按照拟稿、核稿、会签、签发、 编号、打印、用印、分发、递送、归档、立卷等程序办理。同时,为 了提高工作效率,拟稿人员需在OA管理系统中提交拟稿,由拟稿部门领导进行审核后提交总经理工作部主任核稿。 发文应贯彻精简原则,凡能当面请示、报告、商洽的事项,一般 不要行文;凡可以用电话、现场办公、直接对话方式处理的问题,一 般也不要行文。各部门的内外业务联系一般不印发公文。 (二)草拟公文应注意符合国家的法律、法规,符合党和政府的 方针政策及有关规定,符合公司发布的各项制度和办法。公文中有关 人名、地名、数字、引文要务求准确。文稿涉及的有关文件、附件应 齐全。用词用字必须准确、规范。文内使用简称时,一般先用全称注 明简称后,再用简称。 (三)草拟公司公文稿,应用公司发文稿纸。稿纸首页各项应认 真填写。如联合发文,应在签发栏内划出定格,注明联名单位,便于 签发人签批。如需外部单位会签,应在会签栏加画横线分开,横线上 方写公司内会签单位,下方写外部会签单位。文稿第二页开始应使用 公司A4方格稿纸或打印件。草拟会议纪要,应用公司会议纪要签批处 理单。 (四)公文内容要做到观点明确,表达清楚,层次分明,反映情 况准确,文字通顺精炼,书写工整,标点正确,稿面整洁,篇幅力求 简短。 (五)文稿送签时,若有需要向主管领导说明的事项,应在首页 附加“签报”纸书写简要说明,并随文稿一并送审。 (六) 本公司各职能部门不能以部门名义跨部门发通知、 通报 (纯 事务性工作除外)。职能管理部门需要以襄樊安能热电有限公司名义 发布通知。 (七)拟稿和批发文件时应使用钢笔(只能使用碳素墨水或蓝黑墨 水)、毛笔或签字笔,不得使用铅笔、圆珠笔。 第十八条 核稿规定: (一)核稿程序: 凡以公司名义发文,都应经过公司总经理工作部秘书核稿,各部 门主办负责人要负责本部门文稿核稿前的审核把关。不经总经理工作 部秘书核稿就直接送公司领导的公文,文秘人员不予传递,领导不予签发。 (二)核稿要求: 总经理工作部秘书核稿主要进行是否需要行文,是否符合国家的 有关方针政策及规定,是否需要会商有关部门,以及修辞、文种使用、 公文格式是否准确、规范等的把关。 主办部门主要负责核查文稿数据、事实的准确性和所提措施是否 切实可行,是否写清楚了要说明的问题,是否言不及义、文中错乱、 该协商的未协商及稿面是否干净、整洁等问题。 签发人主要负责审查办文的必要性,是否符合党的方针政策,是 否表达了议定的原则、意见,是否符合行文意图等。 第十九条 文件签发、会签规定: (一)以党委名义发出的公文,由党委书记签发。 (二)以公司名义发出的公文,按照分工并视重要程度和涉及范 围,由总经理或分管副总经理签发。上报的重要公文和下发各部门的 规范性文件以及重要文件应由总经理签发,或分管副总经理阅签后转 请总经理核阅后发出。 (三)会议纪要,由主持会议的领导签发。签发人在批签时,应 表明同意与否,并在发文稿纸首页签发栏内签署姓名和日期。其审批 人圈阅的,应视为同意。 (四)文稿会签:起草的文稿需送外部有关单位会签(含联合发 文)的,由总经理工作部呈请主管领导批签后送出。公司内部门之间 会签的,经总经理工作部审核后进行办理。联合发文时,由主办单位 签发后,应按联名顺序依次签发。一般会签稿要求1--3个工作日会签 完毕,超过时限要向行政部说明原因。对会签稿有意见,应另附纸写 明,如在文稿上修改,应加以说明。 (五)修改公文不得在文稿装订线以外书写。修改公文禁止使用 圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。文稿已经签发,不经原签发人或 文秘部门的核稿人同意,不得修改。 (六)呈送公司领导签发的文件,必须有拟稿部门、拟稿人、部 门负责人及总经理工作部秘书的签字及日期,以便明确责任。(七)OA管理系统均适用以上发文、核稿处理程序。 第二十条 文件缮印与校对 (一)以党委和公司名义发出的公文,必须由总经理工作部统一 登记、编号、打字、印刷。 (二)送印的文稿,字迹不清和难以辨认的,由拟稿部门重新抄 清后(并附原稿)再予以打字、印刷。 (三)校对。各种公文,一律由拟稿部门负责校对,并签注校对 人姓名。校对工作必须做到准确无误,校样与原稿必须一致,不得擅 自修改原稿。如必须修改时,应征得总经理工作部秘书认可,需要改 动须经原签发人同意。限时印出的特急件,主办部门应责成专人跟踪 校对,以免造成文件延误。 (四)打印其他稿件,如讲话、资料、期刊、日程安排等,也必 须先定稿再承印,不得边校边改。 (五)打印文件的格式、用字、排版及装订等,应符合有关规定。 部门计算机打印的需按A4纸规格,并留天地左右空间。打印后的文件, 装订及发送由行政部负责,对外发出的正式文件(红头)须加盖公章, 由文书登记后交收发员发出。 (六)打字室为保密场所,无关人员不得擅自进入,更不允许私 自用打印、复印设备。 (七)打字员对打印材料及废纸要及时整理,妥善放置或销毁, 严守秘密。要经常保持室内清洁卫生,及时维护打印设备,确保打印 设备、原材料随时满足工作需要。 (八)严格控制材料消耗,厉行节约,努力做到费用不超支。 第二十一条 用印、发文管理规定: (一)公司党委印章由公司党委秘书负责使用与管理。公司印章 由总经理工作部文书负责使用和管理。 (二)除公文用印以外,使用党委、公司、公司法人代表个人名 章一律填写“用印申请单”,填写批签完备后方可盖印。 (三)日常事项能够使用公司总经理工作部印章办理的,一般不 使用公司印章。因重要外事事项、经济担保、重要证明材料及其他重大问题需用公司印章时,必须经公司法人代表批准同意或授权其他领 导签字。一般公事必须使用公司印章时,由公司领导授权总经理工作 部主管领导签字。 (四)总经理工作部负责发送以公司党委、公司名义制发的文件。 (五)发秘密级以上文件、资料时,应在信封上准确地写明收文 部门或收件人姓名,并在信封上写明秘密等级、缓急程度和编号。发 绝密级文件、资料时,要在信封上加贴密封条。 (六)发给公司各部门的文件,,一般情况采取OA通知方式及时 分发,个别急件采取电话通知方式,并做好电话记录。 第六章 第二十二条 第二十三条 公文立卷、归档和销毁文书人员应根据档案管理有关规定,及时对文书资 对没有存档价值和存查必要的文件,经部门领导鉴料收集、登记,于每年3月份之前,将上年度的文书移交档案室归档。 定批准后,应定期销毁,不得混于废旧报纸中出售。销毁重要文件必 须逐件登记,并有两人及以上进行监销,保证不丢失、不漏销。其中 销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。 第七章 第二十四条 第二十五条 第二十六条 保密管理公司内部文件一般不得向外提供。特别是涉及公司内 任何部门和个人不得为公司以外的单位和个人复制 涉及本公司的商业秘密、内部工作秘密的文件技术资部机密的文稿,不经公司总经理工作部同意,任何人不得向外提供。 公司的文件、资料,原则上也不得提供股东、上级机关文件的复制件。 料,一律不得上网,对上网信息必须坚持“涉密信息不上网,上网信 息不涉密”的原则。 第二十七条 工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的 公文按照有关规定移交、清退。第八章 第二十八条 第二十九条 第三十条附则总经理工作部应适时编辑《公司文件汇编》。 本办法的文字解答由总经理工作部负责。 本办法按照公司的有关规定进行解释。


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