建立已公开现行文件服务中心，向社会集中、公开提供现行文件服务，是前几年档案部门对服务机制的创新。这一新生事物在满足社会各界利用现行文件需求方面起到了重要作用，成了党和政府联系广大人民群众的重要桥梁和纽带。在一些地方，这一工作经过了一段时间之后，也出现了一些需要档案工作者研究和解决的问题。
中国论文网 http://www.xzbu.com/1/view-309017.htm
１． 现行文件的来源和质量问题。从笔者了解的情况看，一些地方的已公开现行文件服务中心存在的一个普遍问题是无稳定的信息来源，档案馆对现行文件的收集比较困难。因为没有相关的政策规定，许多文件形成部门都不太配合现行文件服务中心的收集工作，怕给自己日常的工作带来额外的负担和不便。同时，档案馆所保存的文件也相对比较单一，不能满足社会各界的利用需求。以致不少现行文件服务中心的文件缺乏系统的补充，查阅服务难以为继。
２．现行文件有效查阅率（检全率）低。一些地方的已公开现行文件服务中心在开办之初，受到了社会的广泛重视，群众反响也很强烈。但由于文件补充不及时，“家底”不丰富，同时对于千方百计地收集到的与广大人民群众个人利益有关的文件，由于档案部门没有强制公开的权力和法律依据，在文件形成部门缺乏公开的积极性的时候，档案部门无法提出反制措施，限制了档案部门向广大人民群众提供服务的内容与范围，使有效查阅率随之下降，影响了公众对现行文件中心的信赖度。
３． 政策依据与法律保障不足。目前档案部门进行的这种服务大多数依据行政文件的规定。有关现行文件开放利用的专门的法律、法规没有出台，档案部门只能在《档案法》、《保密法》、《著作权法》等相关法律的某些条款中找到一些间接的规定。
４． 现行文件利用与保密关系的处理问题。有些文件涉及国家机密，有些文件涉及个人隐私，还有些文件涉及部门利益。对于前者，比较容易找到国家的有关规定，但对于后两个方面，档案部门是比较难于处理。如何有效地处理好文件的利用与保密的关系问题已成了现行文件服务中心目前面临的重要挑战。
５． 现行文件服务中心没有专门人员，工作力不从心。不少地方在开展这项服务时发了文件，也挂了牌子，但人员编制、经费支出等问题，都没有具体的规定和落实。档案部门只能从其他岗位上抽调人员从事这项工作，进一步加剧了档案部门人员紧张状况。
要解决这些问题，必须多管齐下，标本兼治。
１． 尽快制定相应法律、法规，为现行文件服务中心提供法律保障。从理论层面上讲，档案行政管理部门需要对档案的前身―――文件实行超前控制，但在职能履行中没有法律依据。因此，应该在调研的基础上，尽快出台相应的法律、法规，或对相关的法律进行修订，明确赋予档案行政管理部门对现行文件的管理职能，使这项工作的开展“师出有名”。
２． 将现行文件服务中心纳入政务公开体系，建立完善现行文件正常报送机制。不少地方在收集现行文件时，仅靠档案部门对机关现行文件进行催报，效果甚微。目前，应出台政务信息公开的有关法规，将现行文件服务中心纳入政府政务公开体系，从而建立起正常的现行文件定期报送制度。
３． 增强服务观念，改进服务方式和手段。档案部门一定要在主动服务上多下功夫，决不能把档案馆传统的服务观念、服务方式、服务手段移植到现行文件服务中心来。现行文件服务中心除了日常窗口接待外，应及时了解党政重大活动，主动送“货”上门，要与党政机关信息网实现联机检索，并为公众提供跟踪服务。
４． 将现行文件服务中心逐步建成具有中国特色的文件中心。现行文件服务中心从本质上讲，只能是权宜之计，不可能成为“千秋伟业”，为了把已公开现行文件利用工作建立在更加牢固的基础上，可以考虑把目前“现行文件服务中心”进一步发展成正规的、能够全面收藏现行文件的“文件中心”，并使这种中心在收藏现行文件的同时，承担起现行文件对外公开提供利用的重任。
建立已公开现行文件服务中心，向社会集中、公开提供现行文件服务，是前几年档案部门对服务机制的创新。这一新生事物在满足社会各界利用现行文件需求方面起到了重要作用，成了党和政府联系广大人民群众的重要桥梁和纽带。在一些地方，这一工作经过了一段时间之后，也出现了一些需要档案工作者研究和解决的问题。
中国论文网 http://www.xzbu.com/1/view-309017.htm
１． 现行文件的来源和质量问题。从笔者了解的情况看，一些地方的已公开现行文件服务中心存在的一个普遍问题是无稳定的信息来源，档案馆对现行文件的收集比较困难。因为没有相关的政策规定，许多文件形成部门都不太配合现行文件服务中心的收集工作，怕给自己日常的工作带来额外的负担和不便。同时，档案馆所保存的文件也相对比较单一，不能满足社会各界的利用需求。以致不少现行文件服务中心的文件缺乏系统的补充，查阅服务难以为继。
２．现行文件有效查阅率（检全率）低。一些地方的已公开现行文件服务中心在开办之初，受到了社会的广泛重视，群众反响也很强烈。但由于文件补充不及时，“家底”不丰富，同时对于千方百计地收集到的与广大人民群众个人利益有关的文件，由于档案部门没有强制公开的权力和法律依据，在文件形成部门缺乏公开的积极性的时候，档案部门无法提出反制措施，限制了档案部门向广大人民群众提供服务的内容与范围，使有效查阅率随之下降，影响了公众对现行文件中心的信赖度。
３． 政策依据与法律保障不足。目前档案部门进行的这种服务大多数依据行政文件的规定。有关现行文件开放利用的专门的法律、法规没有出台，档案部门只能在《档案法》、《保密法》、《著作权法》等相关法律的某些条款中找到一些间接的规定。
４． 现行文件利用与保密关系的处理问题。有些文件涉及国家机密，有些文件涉及个人隐私，还有些文件涉及部门利益。对于前者，比较容易找到国家的有关规定，但对于后两个方面，档案部门是比较难于处理。如何有效地处理好文件的利用与保密的关系问题已成了现行文件服务中心目前面临的重要挑战。
５． 现行文件服务中心没有专门人员，工作力不从心。不少地方在开展这项服务时发了文件，也挂了牌子，但人员编制、经费支出等问题，都没有具体的规定和落实。档案部门只能从其他岗位上抽调人员从事这项工作，进一步加剧了档案部门人员紧张状况。
要解决这些问题，必须多管齐下，标本兼治。
１． 尽快制定相应法律、法规，为现行文件服务中心提供法律保障。从理论层面上讲，档案行政管理部门需要对档案的前身―――文件实行超前控制，但在职能履行中没有法律依据。因此，应该在调研的基础上，尽快出台相应的法律、法规，或对相关的法律进行修订，明确赋予档案行政管理部门对现行文件的管理职能，使这项工作的开展“师出有名”。
２． 将现行文件服务中心纳入政务公开体系，建立完善现行文件正常报送机制。不少地方在收集现行文件时，仅靠档案部门对机关现行文件进行催报，效果甚微。目前，应出台政务信息公开的有关法规，将现行文件服务中心纳入政府政务公开体系，从而建立起正常的现行文件定期报送制度。
３． 增强服务观念，改进服务方式和手段。档案部门一定要在主动服务上多下功夫，决不能把档案馆传统的服务观念、服务方式、服务手段移植到现行文件服务中心来。现行文件服务中心除了日常窗口接待外，应及时了解党政重大活动，主动送“货”上门，要与党政机关信息网实现联机检索，并为公众提供跟踪服务。
４． 将现行文件服务中心逐步建成具有中国特色的文件中心。现行文件服务中心从本质上讲，只能是权宜之计，不可能成为“千秋伟业”，为了把已公开现行文件利用工作建立在更加牢固的基础上，可以考虑把目前“现行文件服务中心”进一步发展成正规的、能够全面收藏现行文件的“文件中心”，并使这种中心在收藏现行文件的同时，承担起现行文件对外公开提供利用的重任。