如何轻松愉快改善工作

杨望远

台湾管理大师,台北工专工业工程科毕业,在管理培训界享有极高盛誉。现任经营执行顾问、管理专栏作家、国际东西大学教授。曾为IBM、NEC、杜邦、裕隆、润泰、捷安特等集团提供过培训及咨询,数十年来享有极佳口碑。著作有《企业合理化改善案例与实务》、《90分钟倍增竞争力》、《巨变时代的成功管理》等。

学习目标

课程对象:

◆企业家及各类工商企业高中级经理人员;

◆政府机关及其它公共机构的高中级领导者;

◆各类专业企划人员和战略规划人员。

通过本课程的学习您将达到:

◆ 如何轻松愉快来改善工作

◆ 掌握工作改善八字诀

◆ 了解问题根治的方法

◆ 如何进行重点管理,抓住关键问题

◆ 学会创新思考

课程提纲

◆ 引言

少林寺小和尚的故事

改善力是天生的

【案例】

一位农村妇女的故事(一)

◆ 有限资源 无限发挥

一位农村妇女的故事(二)

大黄蜂的启示

工作改善32字诀

◆ 问题根治与重点管理

问题根治

重点管理

【案例】

◆ 实例剖析与创新思考

实例剖析(一)

实例剖析(二)

创新思考(一)

创新思考(二)

改善力是天生的,只是大多数人忘了天赋本能。改善就意味着坚信,事情总还可以做得更好。只要用心,自然会找出改善的方法,只要方法得当,就能四两拨千金,让改善来得轻松愉快。坚持改善,就是掌握自己的命运。

现在,有些年轻人在工作中存在三个问题,即忙、盲、茫。忙是因不用心而手忙脚乱;盲不是丧失视力,而是看不到正确的目标和方向;茫是指迷失自我,不清楚为何而工作。其实,这些问题都是积久成性,积非成是,每个人都有足够的时间来改善工作、生活和环境。 如果每天像无头苍蝇一样忙,很难积累经验,而只能积累让人老化的年资。因此,一个人如果不能在工作中积累工作经验,不能在人生中积累生活的经验,那么就虚度了人生,浪费了青春。任何人在工作上都会遇到问题。如果总是遇到相同的问题,就表明问题没有得到解决。如果总是遇到新问题,就表明这个人有所创新,有所突破,富于活力。

少林寺小和尚的故事

少林寺小和尚惟一的愿望就是能够练好少林功夫。但是少林寺有规定,每个人必须在完成工作后才能练功,所以小和尚们工作都很努力。其中有一个小和尚被分配去扫落叶,一天到晚,落叶总是扫不完,只好眼看着师兄弟们做完工作去练功。终于有一天他灰心了,放弃了,把扫帚一扔,靠着树干休息。这时,他听到叽叽叽叽的声音,仔细一看,原来树干里生了虫。树叶就是因为这些虫子不停地往下落。于是,他请下山的和尚去买杀虫药,并把药注入害虫的老巢。由于和尚不能杀生,他为自己开脱说:“我只是把药灌进去,虫子是自己喝药的,应该属于自杀。”害虫很快都“自杀”了,他每天都能轻轻松松扫完落叶,每天都有充足的时间去练少林功夫了。

面对问题,很多人都选择“扫落叶”的方式解决,而没有想到让“虫自杀”。如果把工作安排好,不仅能轻松愉快地完成工作,还能取得优异的绩效。

改善力是天生的

很多人对改善的含义都误解了,其实把事情做得更好才是改善,而把做得不好的事情改好叫做改恶。改善是一种肯定,即现在做得还不错,有能力做得更好。改恶是公司和主管的职责,而改善是全体员工的事。

改善力是天生的,每个人都有天生的改善力。改善力跟文化水平没有关系,跟学习专业也没有关系。一个没有文化的清洁工,如果用心去改善自己的工具和作业方法,那么他完全可以胜过一个专家。因为这是他的工作。如果能够早点扫完,他就可以早点休息。如果扫得干净,他就能获得领导的认可,保住这份工作。

法由心生,如果用心投入,就能够找到改善的方法,甚至四两拨千斤,轻松愉快地做好工作,并能掌握自己的命运。实际上,为企业做指导的咨询顾问对很多专业也不懂。但为了做好指导工作,咨询顾问能够全力以赴在最短的时间内搞懂某个专业,从而找到改善的方法。 改善的目的是提升效率。很多人担心效率提升之后,可能影响品质,可能失去安全,可能损坏机器。其实真正合格的效率,一定符合三个要件:品质合格、安全保障和作业合理。因此,可以放心地提升效率,而不要顾忌其他问题。

【案例】

有一个人在市区有一栋非常大的房子,只有两个人住,可房子却显得很拥挤。原来这个人喜欢买东西,又舍不得丢旧的东西,于是整个屋子全塞满了东西。有人劝他把不用的东西丢掉,他左看右看,每一件东西都舍不得丢。后来,他不能忍受社区的噪音、空气污染和交通堵塞,就到郊区买了一栋更大的房子。搬家时,他发现没有一件家具、家电能配上新家,就全部抛弃买新的。

点评:平常当作宝贝的东西,一搬家就弃若敝屣。可见,没有什么事是非做不可的,也没有什么事是一成不变的。

一位农村妇女的故事(一)

美国一位著名的效率专家一天看到一篇报道,一个农庄的农作物产值达到平均值上限的2倍。专家认为能达到上限已经很了不起了,达到上限2倍根本不可能。于是,他就千里迢迢来到这个农庄,看到一户农家就推门而入,发现一个农村妇女在织毛线。她面前放着一个架子,架子上夹着一本育婴指南,两只眼睛在看书,一只脚在晃动摇篮,一只脚在踩动搅拌器,嘴里哼着催眠曲,炉子上还放着一个水壶烧着水,耳朵听着水壶汽笛的动静。而且农妇每隔一会就站起来再坐下去,原来她的坐垫是一大袋必须不断挤压才会好吃的奶酪。看到此情此

景,效率专家一下子明白了这个农庄高效率的原因,因为这位农妇把时间安排得非常合理,充分利用有效资源,而且没有把劳动视为一种压力,哼着歌,看着书,在不断地提高自己。

一位农村妇女的故事(二)

人有三只手,哪三只手呢?劳力之手、劳心之手和管理之手。

劳力是指用身体的某个部分去做工,用手、用脚、用鼻子、用耳朵都属于劳力之手。一个充分运用劳力的人大概可以做到正常人的4倍,所以劳力之手不是高效率之手。

劳心包含两个部分,一是脑袋,一是潜能。这个农妇如果不用夹书的架子、汽笛水壶和脚踏式搅拌器,无论如何也不可能同时做那么多事,她必须用心去琢磨。如果她不愿意做这件事,就不会激发出自己的潜能。科学研究表明,目前人类脑细胞的使用率只有3.5%,如果能多开发出0.1%的脑细胞,就会比别人聪明很多。人类的潜能是巨大的。一个充分运用脑袋激发潜能的人,大概可以做到正常人的300倍。过去,曾有一个手无缚鸡之力的弱女子,为了救自己的小孩,竟然敢于力搏猛虎,乱拳把猛虎打死。

管理之手是真正的高效率之手。管理就是整合,通过管理的整合能够让有限的资源发挥出无限的力量。

大黄蜂的启示

自然界有一种蜂叫大黄蜂,身体很肥大,翅膀很短小。科学家通过各种科学分析,认为大黄蜂不可能飞起来。因为大黄蜂如果要飞起来,翅膀要每秒震动到8000次以上。但是大黄蜂不懂科学,它只是想飞,所以它照样翱翔在天空。世界上有很多类似的现象,无法用科学做出合理解释,这就叫潜能。

工作改善32字诀

工作改善32字诀可以改变人的一生。如果想要将其融会贯通,可在早晚各朗诵50遍,以不断加强意志力,完成向潜意识的转移。

1、没有绝对的不可能。

世界上没有什么事是绝对不可能的。例如登月,在过去仅仅是个神话,但现在已经变成现实。既然没有绝对的不可能,那么对任何事情都不要拒绝,不要一遇失败就放弃。既然没有绝对的不可能,那么就要消除心理障碍,接受挑战,把想做的事情做成。

2、凡事皆有更好方法。

现代科技日新月异,网络、电脑、手机十年前还不普及,二十年前想都不敢想,但现在如果没有这些,工作就无法开展。逆水行舟,不进则亡。紧跟时代发展的步伐,永无止境地追求更好的方法,是一家企业求生存求发展的必经之路,否则就会被淘汰。

3、同中求异、异中求同。

同中求异是在相同的情况中找出差异点,差异点就是问题点,问题点就是改善点。所以要谈改善先找差异,找到差异追出问题,只要追到问题,就知道如何改善。异中求同是把差异截长补短,择优汰劣,然后定出共同的标准,在这个标准之下任何人都能做到最好。

4、剔除、合并、重组、简化。

剔除是指剔除不必要的工作,其中包括过度生理需求、善后救火工作、重复工作和可授权可改善的工作;合并是指合并相同的工作,消除不必要的准备时间,并把工作之间的片断结合成完整的时间;重组是把所有的工作重新集中起来组合分配,消除权责不明和重复工作;简化是利用工具及方法让流程更快速,让工作更有效。

引言

任何人都会遇到各种各样的问题。如果总是面临相同的问题,就表明一个人没有能力解决这个问题;如果新问题层出不穷,则表明一个人有活力,有创意。

台风、地震、洪水是自然现象,它们带来的危害,不是天灾,而是人祸。比如台风,如果做好了防台风准备,那么台风来了也不会造成灾难。实际上,绝大多数问题,只要排除自我放弃的观念,都可以得到根本解决。而人无法掌控、无法解决的问题少之又少。

马路上的钉子,对过往车辆来说是非常危险的。那么如何消除钉子带来的案例隐患呢? 其实,处理好这个问题需要六种意识,即问题意识、危机意识、自主意识、时机意识、治本意识和标准化意识。

第一问题意识:对马路上的钉子要敏感,能够及时发现,而不能看不到或视若无睹; 第二危机意识:要认识到钉子的危害性;

第三自主意识:不把问题推给他人,积极地自行处理;

第四时机意识:要尽快把钉子清除,以免造成不必要的损失;

第五治本意识:建立一套清除钉子的机制,从根本上解决问题;

第六标准化意识:对外推广清除钉子的成功方法和经验。

同样,企业内也存在着有形和无形的钉子,要根除这些隐患必须具备上述六种意识:能够善于发现问题,见微知著,防患于未然;能够准确认识问题的危害性;能够主动、果断地采取措施;能够建立防患及处理机制,从根本上解决问题;能够把解决问题的经验传授给其他人,避免重复性的错误。只有这样,企业才会越来越强大。

问题根治

解决问题的方法有很多,下面介绍的是西方式的5F法和东方式的追根究底法,5F法科学

现代科技日新月异,网络、电脑、手机十年前还不普及,二十年前想都不敢想,但现在如果没有这些,工作就无法开展。逆水行舟,不进则亡。紧跟时代发展的步伐,永无止境地追求更好的方法,是一家企业求生存求发展的必经之路,否则就会被淘汰。

3、同中求异、异中求同。

同中求异是在相同的情况中找出差异点,差异点就是问题点,问题点就是改善点。所以要谈改善先找差异,找到差异追出问题,只要追到问题,就知道如何改善。异中求同是把差异截长补短,择优汰劣,然后定出共同的标准,在这个标准之下任何人都能做到最好。

4、剔除、合并、重组、简化。

剔除是指剔除不必要的工作,其中包括过度生理需求、善后救火工作、重复工作和可授权可改善的工作;合并是指合并相同的工作,消除不必要的准备时间,并把工作之间的片断结合成完整的时间;重组是把所有的工作重新集中起来组合分配,消除权责不明和重复工作;简化是利用工具及方法让流程更快速,让工作更有效。

引言

任何人都会遇到各种各样的问题。如果总是面临相同的问题,就表明一个人没有能力解决这个问题;如果新问题层出不穷,则表明一个人有活力,有创意。

台风、地震、洪水是自然现象,它们带来的危害,不是天灾,而是人祸。比如台风,如果做好了防台风准备,那么台风来了也不会造成灾难。实际上,绝大多数问题,只要排除自我放弃的观念,都可以得到根本解决。而人无法掌控、无法解决的问题少之又少。

马路上的钉子,对过往车辆来说是非常危险的。那么如何消除钉子带来的案例隐患呢? 其实,处理好这个问题需要六种意识,即问题意识、危机意识、自主意识、时机意识、治本意识和标准化意识。

第一问题意识:对马路上的钉子要敏感,能够及时发现,而不能看不到或视若无睹; 第二危机意识:要认识到钉子的危害性;

第三自主意识:不把问题推给他人,积极地自行处理;

第四时机意识:要尽快把钉子清除,以免造成不必要的损失;

第五治本意识:建立一套清除钉子的机制,从根本上解决问题;

第六标准化意识:对外推广清除钉子的成功方法和经验。

同样,企业内也存在着有形和无形的钉子,要根除这些隐患必须具备上述六种意识:能够善于发现问题,见微知著,防患于未然;能够准确认识问题的危害性;能够主动、果断地采取措施;能够建立防患及处理机制,从根本上解决问题;能够把解决问题的经验传授给其他人,避免重复性的错误。只有这样,企业才会越来越强大。

问题根治

解决问题的方法有很多,下面介绍的是西方式的5F法和东方式的追根究底法,5F法科学

性较强,而追根究底法哲学性较强,两种方法各有优点,也各有缺点。

1、5F法

5F是指Find、Filter、Figure、Face、Follow,即搜集数据、过滤数据、分析数据、提出对策、跟催结果。

搜集数据(Find)是指搜集所有与问题相关的数据。

过滤数据(Filter)是指对数据进行筛选,剔除没用的数据。

分析数据(Figure)是指对数据的影响度进行分析,并根据影响度高低进行排序。 提出对策(Face)是指根据数据和分析结果制定出解决方案。

跟催结果(Follow)是指对解决方案进行跟踪督导,直至问题得到解决。

5F法科学有效,而且不容易产生很大的反差。

2、追根究底法

追根究底法有4个步骤,即找出真因、标本兼治、再发防止和标准化纳入日常管理。 找出真因需要经验,需要领导的英明睿智。如果能找到惟一的真因,后面一路做下去,就会胜过西方的5F法。如果真因没有找对,就可能一错到底。 标本兼治是指不仅要解决眼前的问题,还要建立有效的机制,彻底解决相同的或类似的问题。

再发防止是指经验传承,避免重蹈覆辙,推广解决问题成功或失败的经验,避免相同或类似错误重复发生。如果能做到一人得到教训,其他人得到经验,企业肯定会强大。如果每一个人都犯一次相同的错误,企业就会付出高昂的代价。在中国一些思想观念根深蒂固,真正做到再发防止很难。一是因为家丑不外扬,不愿把失败的经验告诉他人;二是见不得别人胜过自己,不愿成果共享。

标准化纳入日常管理是指把解决问题的成功方法变成标准,纳入制度,只要制度不废,经验就能够永远地传承下去。这是解决问题的根本之道。 东方式的方法比较宏观,但是缺乏具体性。西方式的方法比较现实,比较有效,但是缺乏整体性和宏观性。企业如果能够中学为体,西学为用,把东方的哲学和西方的科学结合起来运用,中西合璧,就能够战胜一切竞争对手。

重点管理

作为一个管理者,不用事必躬亲,什么事都管。不该做的事不要去做,对于无效的事不要做。

重点管理也叫层别管理。管理要把事情分层别类,即正常与异常、偶发与常态、个案与通案,用不同的方式管理。

首先,层别正常与异常。正常的事情要形成标准,让制度来管,异常的事情才是管理的重点。如果正常也管,异常也管,力量就分散了,资源就浪费了。

其次,层别偶发和常态。偶尔发生一次的事情不要管,经常发生的事情才要管。

最后,层别个案与通案。个案是和少数人相关的事件,通案是和多数人相关的事件。个案要一个一个处理,通案则要用制度来处理。

重点管理有可以遵循法则,比如80/20法则、ABC分类法则等等。

80/20法则是指80%的客户来自20%的订单,80%的效果来自20%的改善,80%的收入来自20%的项目。这个法则告诉人们,不要把力量平均分配,要把80%的力量用在20%最有效果

的地方。如果同等对待最大的客户和最小的客户,就会造成大客户的流失。如果将资源平均分配到销售额不同的市场,市场就会慢慢滑坡。

ABC分类法则是把工作项目按重要程度分为三类,A类项目占5%至10%,但重要性占70%,要严格管理;B类项目占20%,重要性也占20%,要一般管理;C类项目占70%至75%,而重要性仅占10%,要简单管理。

【案例】

【案例1】打卡打架

有一个1000多人的工厂采用打卡方式考勤,迟到则扣除全勤奖。每天上班时,大部分人都在最后几分钟赶到企业排队打卡,而打卡钟只有一台,所以每天早上都有人插队打卡,并因此发生争吵,甚至打架。由于打卡迟早要取消,工厂不愿意添购打卡钟,员工也不愿意提早上班。有些人虽然准时上班,但因打不上卡而迟到,于是就向老板抗议。如何解决这个问题呢?其实可以逆向思考,准时上下班的人不必打卡,把卡插到自己的卡位,而迟到早退的人才打卡。这就是一个很简单的解决方案。

点评:这就是层别管理,对合法的不管,但对非法的严格管理。

【案例2】免检免验

现在,企业对进厂货物都要进行严格检验。如果对每件货物都进行检验,不仅要花费大量的时间,还要占用大量的人力。那么能不能既保证质量,又减少检验量呢?其实可以运用重点管理的法则,对所有的供应商按信誉进行分类。对于那些按时交货、质量可靠的供应商,可以授予免检免验资格。这样,大约80%的供应商可以获得免检免验资格。然后,集中火力对20%记录不好的供应商严打严验,限期改善,否则取消供货合作。这样,既减轻了负担,也节省了人力和时间。

点评:管理绝对不能平均分配力量,要区分不同情况,采取不同的方式。

实例剖析(一)

1、铜条冷焊

在电缆生产过程中,有一道工序叫铜条冷焊,是把上一轴的线尾与下一轴的线头用冷焊机焊起来。铜条冷焊的成功率较低,新手只有20%,老手为80%。为提高焊接成功率,一家电缆厂聘请了一位咨询专家。专家很快发现了新手与老手之间的差异点:新手在夹线时非常用力,老手夹线时则用力较轻,而且夹一下就把线转一转。原来两条线的断面经过高压会产生应力,应力如果不均匀就容易断,而转线的动作会使应力变得均匀。于是,专家在冷焊机上

加装了90度倒杆,每压一下转90度,共转360度,并将其定为标准。此后,无论新手还是老手,只要按标准作业,成功率均为100%。

点评:一个外行人轻松地解决了困扰电缆厂几十年的技术难题,关键是正确运用了差异法。可见,差异点就是问题点,而问题点就是改善点。

2、晶元全检

台湾刚开始生产CPU晶元片时面临一个严重问题,不良率高达5%。由于不良率太高,必须用电子显微镜实施全检。全检员通常干二到三个月就提出辞呈,因为天天看电子显微镜,导致视力大幅衰退,不愿为赚钱而累坏眼睛。如果不想办法降低不良率,晶元厂就难以成长。于是,厂长就向咨询专家求助。专家查看了检验记录,发现所有的不良都在晶元片的边缘,就建议将检验重点放在边上,结果效率提高了5倍。随即,专家又发现不良品中有99.99%是刮伤造成的,到生产线一看,原来是晶元片在下线时被镊子刮伤的。于是,专家建议用真空吸笔代替镊子,结果不良率一下降到1‰,不必全检了。从此,台湾的晶元企业飞速发展,成为台湾经济的支柱产业。

点评:实际上,晶元厂里不乏经验丰富的专家,只是当局者迷。所以只要思路正确,外行人也能解决专业难题。

实例剖析(二)

3、维修不足

台湾有一家电脑主板工厂,不良率高达5%。每天返修主板1000多片,30多位工程师加班加点,仍有100多片修不好,只能放入仓库待修。一个季度待修主板就达9000余片,而主板的价格每三个月跌50%,六个月后就成了一文不值的废品。在台湾,主板维修工程师奇缺,难以用增加人员的方法减少待修量。而且如果将所有待修主板报废的话,工厂马上就会倒闭。

咨询专家对维修记录进行了认真研究,对各类故障的发生频率进行了统计,发现前10类故障占维修总量的97%。一个工程师维修一片主板需要90分钟,其中查找故障原因用时85分钟,动手维修只用5分钟。于是,专家建议免去用工程师查找故障原因的工序,让技术员直接检查排除前10类高发故障。结果维修时间从90分钟降为5分钟,效率提高18倍,而且97%的故障都能得到排除。这样,不仅能处理完当天的不良品,还能处理一部分库存的待修主板。然后,专家又将前10类高发故障反馈给技术部门,并要求限期改善。三个月后,不良率从5%降为3‰。由于不良率低且故障明晰,专家就撤销了维修部门,制定了一套故障修复标准,由生产线上检出不良品的工人当场修复。这些改善措施打破了主板厂的生产瓶颈,奠定了台湾在计算机主板领域的领先地位。

点评:咨询专家通过对维修数据的分析,找到了解决问题的方法。可见,正确的数据分析能够指导生产,有效提高生产效率。

4、水电赶工

一个建筑商承接了5项高楼水电工程,以现有人力只能逐项施工。但这五项工程有的推迟,有的提前,结果必须同时赶完工,否则就会因违约罚款而倒闭。高楼水电工程对工人技术要求高,短时间内无法迅速扩大施工队伍。老板急得团团转,就向咨询专家求助,一个月内要把水电施工的效率提到3倍,否则他就倒闭了。

专家到施工现场转了一圈,然后就召开全体干部会议。在会上,专家指出公司面临严重的危机,必须采取突破性的改革,大家如果不支持改革,公司就会倒闭,大家就要重新找工作。结果大家热烈拥护改革。专家又说:“只要做一件事就能救公司,就是订立水电施工的工作量标准,就是每人每天应该做多少工作。”话音未落,从老板到领班全都哄堂大笑,觉得水电施工不可能定标准。面对大家的置疑,专家问道:“如果不可能定标准,那么老板每次报价时对用工是如何估算的呢?如果不可能定标准,那么各位领班每次施工时根据什么派工呢?”经过一番讨论,老板和领班们都同意由专家负责制定标准。专家随即掏出一张事先设计好的派工单,说:“既然你们要我定,我就接下这个任务。各位,这是一张派工单,从今天开始把口头派工改成书面派工。如果完成了工作,打个钩交回来。如果没完成,就要在在派工单上写明原因。”

第二天收工回来,所有工人都没做完指定的工作,也没写明原因。专家带着公司的法律顾问召开工人大会,会上专家说:“派工单属于临时合同,没有依照合同完成工作,又没有依照约定写明理由的,已构成合同违约,按照宪法可以不给当天工资。”工人一听就急了,专家又说:“不要吵,让法律顾问说。”法律顾问重申,按照宪法违反合同可以不给当天工资。工人这才明白事态的严重性。

第三天收工回来,有一半工人完成了工作,另一半工人既没做完工作,也没写明理由。专家再次警告工人说:“我最后一次原谅你们,如果你们明天工作没做完又没写明理由,我再给你们工资的话,我把头剁给你。”

第四天,工人们都严格按派工单努力工作,即使没做完也按要求写明了理由,施工效率也因此提高3倍。

点评:通过制定工作量标准对工人进行绩效管理,避免了派工的随意性,从而达到了提高效率的目的。

创新思考(一)

1、4个正三角形的排列

如何用6支等长的火柴排出4个正三角形?只有把火柴排成一个立体的三角锥,才能得到4个正三角形。解决这个问题关键在于摆脱思维定式,如果拘泥于二维平面永远排不出来。

点评:人的思维是五维空间,不受外界的任何限制,只受限于自己的心态。

2、四破鱼的故事

有一家水产公司专门销售一种鱼,叫四破鱼。这种鱼一定要保持鲜活,死了就不能吃了。

杨望远

台湾管理大师,台北工专工业工程科毕业,在管理培训界享有极高盛誉。现任经营执行顾问、管理专栏作家、国际东西大学教授。曾为IBM、NEC、杜邦、裕隆、润泰、捷安特等集团提供过培训及咨询,数十年来享有极佳口碑。著作有《企业合理化改善案例与实务》、《90分钟倍增竞争力》、《巨变时代的成功管理》等。

学习目标

课程对象:

◆企业家及各类工商企业高中级经理人员;

◆政府机关及其它公共机构的高中级领导者;

◆各类专业企划人员和战略规划人员。

通过本课程的学习您将达到:

◆ 如何轻松愉快来改善工作

◆ 掌握工作改善八字诀

◆ 了解问题根治的方法

◆ 如何进行重点管理,抓住关键问题

◆ 学会创新思考

课程提纲

◆ 引言

少林寺小和尚的故事

改善力是天生的

【案例】

一位农村妇女的故事(一)

◆ 有限资源 无限发挥

一位农村妇女的故事(二)

大黄蜂的启示

工作改善32字诀

◆ 问题根治与重点管理

问题根治

重点管理

【案例】

◆ 实例剖析与创新思考

实例剖析(一)

实例剖析(二)

创新思考(一)

创新思考(二)

改善力是天生的,只是大多数人忘了天赋本能。改善就意味着坚信,事情总还可以做得更好。只要用心,自然会找出改善的方法,只要方法得当,就能四两拨千金,让改善来得轻松愉快。坚持改善,就是掌握自己的命运。

现在,有些年轻人在工作中存在三个问题,即忙、盲、茫。忙是因不用心而手忙脚乱;盲不是丧失视力,而是看不到正确的目标和方向;茫是指迷失自我,不清楚为何而工作。其实,这些问题都是积久成性,积非成是,每个人都有足够的时间来改善工作、生活和环境。 如果每天像无头苍蝇一样忙,很难积累经验,而只能积累让人老化的年资。因此,一个人如果不能在工作中积累工作经验,不能在人生中积累生活的经验,那么就虚度了人生,浪费了青春。任何人在工作上都会遇到问题。如果总是遇到相同的问题,就表明问题没有得到解决。如果总是遇到新问题,就表明这个人有所创新,有所突破,富于活力。

少林寺小和尚的故事

少林寺小和尚惟一的愿望就是能够练好少林功夫。但是少林寺有规定,每个人必须在完成工作后才能练功,所以小和尚们工作都很努力。其中有一个小和尚被分配去扫落叶,一天到晚,落叶总是扫不完,只好眼看着师兄弟们做完工作去练功。终于有一天他灰心了,放弃了,把扫帚一扔,靠着树干休息。这时,他听到叽叽叽叽的声音,仔细一看,原来树干里生了虫。树叶就是因为这些虫子不停地往下落。于是,他请下山的和尚去买杀虫药,并把药注入害虫的老巢。由于和尚不能杀生,他为自己开脱说:“我只是把药灌进去,虫子是自己喝药的,应该属于自杀。”害虫很快都“自杀”了,他每天都能轻轻松松扫完落叶,每天都有充足的时间去练少林功夫了。

面对问题,很多人都选择“扫落叶”的方式解决,而没有想到让“虫自杀”。如果把工作安排好,不仅能轻松愉快地完成工作,还能取得优异的绩效。

改善力是天生的

很多人对改善的含义都误解了,其实把事情做得更好才是改善,而把做得不好的事情改好叫做改恶。改善是一种肯定,即现在做得还不错,有能力做得更好。改恶是公司和主管的职责,而改善是全体员工的事。

改善力是天生的,每个人都有天生的改善力。改善力跟文化水平没有关系,跟学习专业也没有关系。一个没有文化的清洁工,如果用心去改善自己的工具和作业方法,那么他完全可以胜过一个专家。因为这是他的工作。如果能够早点扫完,他就可以早点休息。如果扫得干净,他就能获得领导的认可,保住这份工作。

法由心生,如果用心投入,就能够找到改善的方法,甚至四两拨千斤,轻松愉快地做好工作,并能掌握自己的命运。实际上,为企业做指导的咨询顾问对很多专业也不懂。但为了做好指导工作,咨询顾问能够全力以赴在最短的时间内搞懂某个专业,从而找到改善的方法。 改善的目的是提升效率。很多人担心效率提升之后,可能影响品质,可能失去安全,可能损坏机器。其实真正合格的效率,一定符合三个要件:品质合格、安全保障和作业合理。因此,可以放心地提升效率,而不要顾忌其他问题。

【案例】

有一个人在市区有一栋非常大的房子,只有两个人住,可房子却显得很拥挤。原来这个人喜欢买东西,又舍不得丢旧的东西,于是整个屋子全塞满了东西。有人劝他把不用的东西丢掉,他左看右看,每一件东西都舍不得丢。后来,他不能忍受社区的噪音、空气污染和交通堵塞,就到郊区买了一栋更大的房子。搬家时,他发现没有一件家具、家电能配上新家,就全部抛弃买新的。

点评:平常当作宝贝的东西,一搬家就弃若敝屣。可见,没有什么事是非做不可的,也没有什么事是一成不变的。

一位农村妇女的故事(一)

美国一位著名的效率专家一天看到一篇报道,一个农庄的农作物产值达到平均值上限的2倍。专家认为能达到上限已经很了不起了,达到上限2倍根本不可能。于是,他就千里迢迢来到这个农庄,看到一户农家就推门而入,发现一个农村妇女在织毛线。她面前放着一个架子,架子上夹着一本育婴指南,两只眼睛在看书,一只脚在晃动摇篮,一只脚在踩动搅拌器,嘴里哼着催眠曲,炉子上还放着一个水壶烧着水,耳朵听着水壶汽笛的动静。而且农妇每隔一会就站起来再坐下去,原来她的坐垫是一大袋必须不断挤压才会好吃的奶酪。看到此情此

景,效率专家一下子明白了这个农庄高效率的原因,因为这位农妇把时间安排得非常合理,充分利用有效资源,而且没有把劳动视为一种压力,哼着歌,看着书,在不断地提高自己。

一位农村妇女的故事(二)

人有三只手,哪三只手呢?劳力之手、劳心之手和管理之手。

劳力是指用身体的某个部分去做工,用手、用脚、用鼻子、用耳朵都属于劳力之手。一个充分运用劳力的人大概可以做到正常人的4倍,所以劳力之手不是高效率之手。

劳心包含两个部分,一是脑袋,一是潜能。这个农妇如果不用夹书的架子、汽笛水壶和脚踏式搅拌器,无论如何也不可能同时做那么多事,她必须用心去琢磨。如果她不愿意做这件事,就不会激发出自己的潜能。科学研究表明,目前人类脑细胞的使用率只有3.5%,如果能多开发出0.1%的脑细胞,就会比别人聪明很多。人类的潜能是巨大的。一个充分运用脑袋激发潜能的人,大概可以做到正常人的300倍。过去,曾有一个手无缚鸡之力的弱女子,为了救自己的小孩,竟然敢于力搏猛虎,乱拳把猛虎打死。

管理之手是真正的高效率之手。管理就是整合,通过管理的整合能够让有限的资源发挥出无限的力量。

大黄蜂的启示

自然界有一种蜂叫大黄蜂,身体很肥大,翅膀很短小。科学家通过各种科学分析,认为大黄蜂不可能飞起来。因为大黄蜂如果要飞起来,翅膀要每秒震动到8000次以上。但是大黄蜂不懂科学,它只是想飞,所以它照样翱翔在天空。世界上有很多类似的现象,无法用科学做出合理解释,这就叫潜能。

工作改善32字诀

工作改善32字诀可以改变人的一生。如果想要将其融会贯通,可在早晚各朗诵50遍,以不断加强意志力,完成向潜意识的转移。

1、没有绝对的不可能。

世界上没有什么事是绝对不可能的。例如登月,在过去仅仅是个神话,但现在已经变成现实。既然没有绝对的不可能,那么对任何事情都不要拒绝,不要一遇失败就放弃。既然没有绝对的不可能,那么就要消除心理障碍,接受挑战,把想做的事情做成。

2、凡事皆有更好方法。

现代科技日新月异,网络、电脑、手机十年前还不普及,二十年前想都不敢想,但现在如果没有这些,工作就无法开展。逆水行舟,不进则亡。紧跟时代发展的步伐,永无止境地追求更好的方法,是一家企业求生存求发展的必经之路,否则就会被淘汰。

3、同中求异、异中求同。

同中求异是在相同的情况中找出差异点,差异点就是问题点,问题点就是改善点。所以要谈改善先找差异,找到差异追出问题,只要追到问题,就知道如何改善。异中求同是把差异截长补短,择优汰劣,然后定出共同的标准,在这个标准之下任何人都能做到最好。

4、剔除、合并、重组、简化。

剔除是指剔除不必要的工作,其中包括过度生理需求、善后救火工作、重复工作和可授权可改善的工作;合并是指合并相同的工作,消除不必要的准备时间,并把工作之间的片断结合成完整的时间;重组是把所有的工作重新集中起来组合分配,消除权责不明和重复工作;简化是利用工具及方法让流程更快速,让工作更有效。

引言

任何人都会遇到各种各样的问题。如果总是面临相同的问题,就表明一个人没有能力解决这个问题;如果新问题层出不穷,则表明一个人有活力,有创意。

台风、地震、洪水是自然现象,它们带来的危害,不是天灾,而是人祸。比如台风,如果做好了防台风准备,那么台风来了也不会造成灾难。实际上,绝大多数问题,只要排除自我放弃的观念,都可以得到根本解决。而人无法掌控、无法解决的问题少之又少。

马路上的钉子,对过往车辆来说是非常危险的。那么如何消除钉子带来的案例隐患呢? 其实,处理好这个问题需要六种意识,即问题意识、危机意识、自主意识、时机意识、治本意识和标准化意识。

第一问题意识:对马路上的钉子要敏感,能够及时发现,而不能看不到或视若无睹; 第二危机意识:要认识到钉子的危害性;

第三自主意识:不把问题推给他人,积极地自行处理;

第四时机意识:要尽快把钉子清除,以免造成不必要的损失;

第五治本意识:建立一套清除钉子的机制,从根本上解决问题;

第六标准化意识:对外推广清除钉子的成功方法和经验。

同样,企业内也存在着有形和无形的钉子,要根除这些隐患必须具备上述六种意识:能够善于发现问题,见微知著,防患于未然;能够准确认识问题的危害性;能够主动、果断地采取措施;能够建立防患及处理机制,从根本上解决问题;能够把解决问题的经验传授给其他人,避免重复性的错误。只有这样,企业才会越来越强大。

问题根治

解决问题的方法有很多,下面介绍的是西方式的5F法和东方式的追根究底法,5F法科学

现代科技日新月异,网络、电脑、手机十年前还不普及,二十年前想都不敢想,但现在如果没有这些,工作就无法开展。逆水行舟,不进则亡。紧跟时代发展的步伐,永无止境地追求更好的方法,是一家企业求生存求发展的必经之路,否则就会被淘汰。

3、同中求异、异中求同。

同中求异是在相同的情况中找出差异点,差异点就是问题点,问题点就是改善点。所以要谈改善先找差异,找到差异追出问题,只要追到问题,就知道如何改善。异中求同是把差异截长补短,择优汰劣,然后定出共同的标准,在这个标准之下任何人都能做到最好。

4、剔除、合并、重组、简化。

剔除是指剔除不必要的工作,其中包括过度生理需求、善后救火工作、重复工作和可授权可改善的工作;合并是指合并相同的工作,消除不必要的准备时间,并把工作之间的片断结合成完整的时间;重组是把所有的工作重新集中起来组合分配,消除权责不明和重复工作;简化是利用工具及方法让流程更快速,让工作更有效。

引言

任何人都会遇到各种各样的问题。如果总是面临相同的问题,就表明一个人没有能力解决这个问题;如果新问题层出不穷,则表明一个人有活力,有创意。

台风、地震、洪水是自然现象,它们带来的危害,不是天灾,而是人祸。比如台风,如果做好了防台风准备,那么台风来了也不会造成灾难。实际上,绝大多数问题,只要排除自我放弃的观念,都可以得到根本解决。而人无法掌控、无法解决的问题少之又少。

马路上的钉子,对过往车辆来说是非常危险的。那么如何消除钉子带来的案例隐患呢? 其实,处理好这个问题需要六种意识,即问题意识、危机意识、自主意识、时机意识、治本意识和标准化意识。

第一问题意识:对马路上的钉子要敏感,能够及时发现,而不能看不到或视若无睹; 第二危机意识:要认识到钉子的危害性;

第三自主意识:不把问题推给他人,积极地自行处理;

第四时机意识:要尽快把钉子清除,以免造成不必要的损失;

第五治本意识:建立一套清除钉子的机制,从根本上解决问题;

第六标准化意识:对外推广清除钉子的成功方法和经验。

同样,企业内也存在着有形和无形的钉子,要根除这些隐患必须具备上述六种意识:能够善于发现问题,见微知著,防患于未然;能够准确认识问题的危害性;能够主动、果断地采取措施;能够建立防患及处理机制,从根本上解决问题;能够把解决问题的经验传授给其他人,避免重复性的错误。只有这样,企业才会越来越强大。

问题根治

解决问题的方法有很多,下面介绍的是西方式的5F法和东方式的追根究底法,5F法科学

性较强,而追根究底法哲学性较强,两种方法各有优点,也各有缺点。

1、5F法

5F是指Find、Filter、Figure、Face、Follow,即搜集数据、过滤数据、分析数据、提出对策、跟催结果。

搜集数据(Find)是指搜集所有与问题相关的数据。

过滤数据(Filter)是指对数据进行筛选,剔除没用的数据。

分析数据(Figure)是指对数据的影响度进行分析,并根据影响度高低进行排序。 提出对策(Face)是指根据数据和分析结果制定出解决方案。

跟催结果(Follow)是指对解决方案进行跟踪督导,直至问题得到解决。

5F法科学有效,而且不容易产生很大的反差。

2、追根究底法

追根究底法有4个步骤,即找出真因、标本兼治、再发防止和标准化纳入日常管理。 找出真因需要经验,需要领导的英明睿智。如果能找到惟一的真因,后面一路做下去,就会胜过西方的5F法。如果真因没有找对,就可能一错到底。 标本兼治是指不仅要解决眼前的问题,还要建立有效的机制,彻底解决相同的或类似的问题。

再发防止是指经验传承,避免重蹈覆辙,推广解决问题成功或失败的经验,避免相同或类似错误重复发生。如果能做到一人得到教训,其他人得到经验,企业肯定会强大。如果每一个人都犯一次相同的错误,企业就会付出高昂的代价。在中国一些思想观念根深蒂固,真正做到再发防止很难。一是因为家丑不外扬,不愿把失败的经验告诉他人;二是见不得别人胜过自己,不愿成果共享。

标准化纳入日常管理是指把解决问题的成功方法变成标准,纳入制度,只要制度不废,经验就能够永远地传承下去。这是解决问题的根本之道。 东方式的方法比较宏观,但是缺乏具体性。西方式的方法比较现实,比较有效,但是缺乏整体性和宏观性。企业如果能够中学为体,西学为用,把东方的哲学和西方的科学结合起来运用,中西合璧,就能够战胜一切竞争对手。

重点管理

作为一个管理者,不用事必躬亲,什么事都管。不该做的事不要去做,对于无效的事不要做。

重点管理也叫层别管理。管理要把事情分层别类,即正常与异常、偶发与常态、个案与通案,用不同的方式管理。

首先,层别正常与异常。正常的事情要形成标准,让制度来管,异常的事情才是管理的重点。如果正常也管,异常也管,力量就分散了,资源就浪费了。

其次,层别偶发和常态。偶尔发生一次的事情不要管,经常发生的事情才要管。

最后,层别个案与通案。个案是和少数人相关的事件,通案是和多数人相关的事件。个案要一个一个处理,通案则要用制度来处理。

重点管理有可以遵循法则,比如80/20法则、ABC分类法则等等。

80/20法则是指80%的客户来自20%的订单,80%的效果来自20%的改善,80%的收入来自20%的项目。这个法则告诉人们,不要把力量平均分配,要把80%的力量用在20%最有效果

的地方。如果同等对待最大的客户和最小的客户,就会造成大客户的流失。如果将资源平均分配到销售额不同的市场,市场就会慢慢滑坡。

ABC分类法则是把工作项目按重要程度分为三类,A类项目占5%至10%,但重要性占70%,要严格管理;B类项目占20%,重要性也占20%,要一般管理;C类项目占70%至75%,而重要性仅占10%,要简单管理。

【案例】

【案例1】打卡打架

有一个1000多人的工厂采用打卡方式考勤,迟到则扣除全勤奖。每天上班时,大部分人都在最后几分钟赶到企业排队打卡,而打卡钟只有一台,所以每天早上都有人插队打卡,并因此发生争吵,甚至打架。由于打卡迟早要取消,工厂不愿意添购打卡钟,员工也不愿意提早上班。有些人虽然准时上班,但因打不上卡而迟到,于是就向老板抗议。如何解决这个问题呢?其实可以逆向思考,准时上下班的人不必打卡,把卡插到自己的卡位,而迟到早退的人才打卡。这就是一个很简单的解决方案。

点评:这就是层别管理,对合法的不管,但对非法的严格管理。

【案例2】免检免验

现在,企业对进厂货物都要进行严格检验。如果对每件货物都进行检验,不仅要花费大量的时间,还要占用大量的人力。那么能不能既保证质量,又减少检验量呢?其实可以运用重点管理的法则,对所有的供应商按信誉进行分类。对于那些按时交货、质量可靠的供应商,可以授予免检免验资格。这样,大约80%的供应商可以获得免检免验资格。然后,集中火力对20%记录不好的供应商严打严验,限期改善,否则取消供货合作。这样,既减轻了负担,也节省了人力和时间。

点评:管理绝对不能平均分配力量,要区分不同情况,采取不同的方式。

实例剖析(一)

1、铜条冷焊

在电缆生产过程中,有一道工序叫铜条冷焊,是把上一轴的线尾与下一轴的线头用冷焊机焊起来。铜条冷焊的成功率较低,新手只有20%,老手为80%。为提高焊接成功率,一家电缆厂聘请了一位咨询专家。专家很快发现了新手与老手之间的差异点:新手在夹线时非常用力,老手夹线时则用力较轻,而且夹一下就把线转一转。原来两条线的断面经过高压会产生应力,应力如果不均匀就容易断,而转线的动作会使应力变得均匀。于是,专家在冷焊机上

加装了90度倒杆,每压一下转90度,共转360度,并将其定为标准。此后,无论新手还是老手,只要按标准作业,成功率均为100%。

点评:一个外行人轻松地解决了困扰电缆厂几十年的技术难题,关键是正确运用了差异法。可见,差异点就是问题点,而问题点就是改善点。

2、晶元全检

台湾刚开始生产CPU晶元片时面临一个严重问题,不良率高达5%。由于不良率太高,必须用电子显微镜实施全检。全检员通常干二到三个月就提出辞呈,因为天天看电子显微镜,导致视力大幅衰退,不愿为赚钱而累坏眼睛。如果不想办法降低不良率,晶元厂就难以成长。于是,厂长就向咨询专家求助。专家查看了检验记录,发现所有的不良都在晶元片的边缘,就建议将检验重点放在边上,结果效率提高了5倍。随即,专家又发现不良品中有99.99%是刮伤造成的,到生产线一看,原来是晶元片在下线时被镊子刮伤的。于是,专家建议用真空吸笔代替镊子,结果不良率一下降到1‰,不必全检了。从此,台湾的晶元企业飞速发展,成为台湾经济的支柱产业。

点评:实际上,晶元厂里不乏经验丰富的专家,只是当局者迷。所以只要思路正确,外行人也能解决专业难题。

实例剖析(二)

3、维修不足

台湾有一家电脑主板工厂,不良率高达5%。每天返修主板1000多片,30多位工程师加班加点,仍有100多片修不好,只能放入仓库待修。一个季度待修主板就达9000余片,而主板的价格每三个月跌50%,六个月后就成了一文不值的废品。在台湾,主板维修工程师奇缺,难以用增加人员的方法减少待修量。而且如果将所有待修主板报废的话,工厂马上就会倒闭。

咨询专家对维修记录进行了认真研究,对各类故障的发生频率进行了统计,发现前10类故障占维修总量的97%。一个工程师维修一片主板需要90分钟,其中查找故障原因用时85分钟,动手维修只用5分钟。于是,专家建议免去用工程师查找故障原因的工序,让技术员直接检查排除前10类高发故障。结果维修时间从90分钟降为5分钟,效率提高18倍,而且97%的故障都能得到排除。这样,不仅能处理完当天的不良品,还能处理一部分库存的待修主板。然后,专家又将前10类高发故障反馈给技术部门,并要求限期改善。三个月后,不良率从5%降为3‰。由于不良率低且故障明晰,专家就撤销了维修部门,制定了一套故障修复标准,由生产线上检出不良品的工人当场修复。这些改善措施打破了主板厂的生产瓶颈,奠定了台湾在计算机主板领域的领先地位。

点评:咨询专家通过对维修数据的分析,找到了解决问题的方法。可见,正确的数据分析能够指导生产,有效提高生产效率。

4、水电赶工

一个建筑商承接了5项高楼水电工程,以现有人力只能逐项施工。但这五项工程有的推迟,有的提前,结果必须同时赶完工,否则就会因违约罚款而倒闭。高楼水电工程对工人技术要求高,短时间内无法迅速扩大施工队伍。老板急得团团转,就向咨询专家求助,一个月内要把水电施工的效率提到3倍,否则他就倒闭了。

专家到施工现场转了一圈,然后就召开全体干部会议。在会上,专家指出公司面临严重的危机,必须采取突破性的改革,大家如果不支持改革,公司就会倒闭,大家就要重新找工作。结果大家热烈拥护改革。专家又说:“只要做一件事就能救公司,就是订立水电施工的工作量标准,就是每人每天应该做多少工作。”话音未落,从老板到领班全都哄堂大笑,觉得水电施工不可能定标准。面对大家的置疑,专家问道:“如果不可能定标准,那么老板每次报价时对用工是如何估算的呢?如果不可能定标准,那么各位领班每次施工时根据什么派工呢?”经过一番讨论,老板和领班们都同意由专家负责制定标准。专家随即掏出一张事先设计好的派工单,说:“既然你们要我定,我就接下这个任务。各位,这是一张派工单,从今天开始把口头派工改成书面派工。如果完成了工作,打个钩交回来。如果没完成,就要在在派工单上写明原因。”

第二天收工回来,所有工人都没做完指定的工作,也没写明原因。专家带着公司的法律顾问召开工人大会,会上专家说:“派工单属于临时合同,没有依照合同完成工作,又没有依照约定写明理由的,已构成合同违约,按照宪法可以不给当天工资。”工人一听就急了,专家又说:“不要吵,让法律顾问说。”法律顾问重申,按照宪法违反合同可以不给当天工资。工人这才明白事态的严重性。

第三天收工回来,有一半工人完成了工作,另一半工人既没做完工作,也没写明理由。专家再次警告工人说:“我最后一次原谅你们,如果你们明天工作没做完又没写明理由,我再给你们工资的话,我把头剁给你。”

第四天,工人们都严格按派工单努力工作,即使没做完也按要求写明了理由,施工效率也因此提高3倍。

点评:通过制定工作量标准对工人进行绩效管理,避免了派工的随意性,从而达到了提高效率的目的。

创新思考(一)

1、4个正三角形的排列

如何用6支等长的火柴排出4个正三角形?只有把火柴排成一个立体的三角锥,才能得到4个正三角形。解决这个问题关键在于摆脱思维定式,如果拘泥于二维平面永远排不出来。

点评:人的思维是五维空间,不受外界的任何限制,只受限于自己的心态。

2、四破鱼的故事

有一家水产公司专门销售一种鱼,叫四破鱼。这种鱼一定要保持鲜活,死了就不能吃了。


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